Commis administratif(ve) senior

Boardwalk; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Boardwalk recrute un chargé de saisie et d’administration pour les dossiers locatifs résidentiels. Vous gérerez les baux, les amendements et les renouvellements, et assurerez le suivi des paiements et rap- ports liés.

Le poste exige 5 ans d’expérience en administration, un diplôme collégial ou équivalent et des compétences avancées en Word et Excel, avec une maîtrise du français et de l’anglais.

Qualifications

• Expérience minimale exigée en administration (5 ans).
• Diplôme collégial ou expérience équivalente demandée.
• Des cours en comptabilité et/ou administration valorisés.

Responsibilities

• Saisie des informations des baux, amendements et renouvellements des locataires.
• Vérification des baux à renouveler et préparation des renouvellements à envoyer.
• Suivi des contestataires sur fichier Excel et préparation des rapports.
• Préparation des rapports de commissions des agents et soumission à la paie deux fois par mois.
• Réconciliation de la facturation et préparation du loyer mensuel.
• Préparation des relevés d’impôt fonciers et dossiers de paiements pré autorisés.
• Vérification des documents et signatures des baux par le responsable.
• Gestion des espaces de garage et suivi quotidien des stationnements.
• Mises en marché des unités et préparation des rapports d’inspection et de facturation.

Skills

Word

Excel avancé

Bilingue FR/EN

Education

Diplôme d’études collégiales

Expérience équivalente

Cours en comptabilité et/ou administration

Tools

Word

Excel

Job description

Responsabilités

• Faire les entrées de données des informations contenues dans tous les documents relatifs aux locataires du résidentiel : baux, amendements, sous-locations, renouvellements, etc.
• Vérifier le rapport des baux à être renouvelé, préparer les renouvellements à être envoyés par huissier vers le 5 de chaque mois.
• Faire le suivi des contestataires sur fichier Excel
• Compiler et préparer le rapport de commission des agents de location et le soumettre au département de la paye deux fois par mois.
• Réconcilier la facturation de loyer à la fin de chaque mois pour préparer la charge du loyer du mois suivant.
• Préparer le rapport mensueldes revenus bruts de locations.
• Préparer le dossier despaiements pré autorisés et effectuer les entrées de tous les changements en vigueur le mois suivant, faire la réconciliation etle transfert à la Banque TD.
• Préparer les relevés d’impôt fonciers.
• Vérifier les baux et tous les documents préparés et signés par les agents de location, faire signer les baux par la personne responsable.
• Entrer dans le système informatique les espaces de garage et en faire la gestion quotidienne.
• Régler les problèmes reliés aux stationnements intérieurs.
• Mettre les unités sur le marché, préparer les rapports d’inspection et facturation diverses.
• Répondre à l’interne aux demandes de renseignements concernant les baux.
• Effectuer des remplacements de poste au sein du département selon les demandes du supérieur immédiat et selon les besoins de l’entreprise.
• Exécuter toutes tâches connexes demandées par le supérieur immédiat.

Exigences professionnelles

• 5 ans d’expérience en administration
• Diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente
• Cours en comptabilité et/ou administration

Exigences techniques

• Connaissance des logiciels Word & Excel avancé
• Bilingue (français et anglais écrit et parlé)

Exigences non techniques

• Conscience de l’importance d’offrir un service à la clientèle de qualité.
• Approche professionnelle.
• Capacité à travailler efficacement à l’intérieur d’une équipe aussi bien que de façon autonome.

**L’anglais est requis dans le cadre de ce poste puisque la personne titulaire devra utiliser cette langue dans environ 20 % de ses fonctions, notamment pour communiquer avec nos résidents anglophones.