Bilingual Customer Service Representative / Office Admin

Job Zone d'emploi; Eastern Ontario; On-site; CAD 38,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Accommodations available

Equal opportunity employer

Job summary

Job Zone d’emploi is seeking a Bilingual Customer Service Representative / Office Admin to be the first contact for clients. You will answer calls in French and English, greet visitors, and provide reception coverage while supporting the team with administrative tasks.

This temporary full-time role offers 35 hours per week, Monday to Friday, with an anticipated end date of January 2027. The ideal candidate is organized, people-focused and comfortable helping clients access employment resources

Qualifications

• Fluency in both French and English, oral and written.
• Excellent customer service and interpersonal skills.
• Strong organizational and time-management skills.
• Accuracy and attention to detail.
• Strong computer skills, including Microsoft Office, and the ability to learn specialized systems and applications.
• Comfort assisting people with basic technology and online tools.
• Ability to manage competing priorities and meet deadlines.
• Reliability, punctuality and regular, consistent attendance.
• Professionalism and discretion when handling confidential information.
• Ontario Secondary School Diploma or post-secondary in Office Administration or 2+ years experience in office or customer service setting.

Responsibilities

• Answer and direct telephone inquiries in French and English.
• Welcome visitors, respond to general inquiries and connect people with appropriate services.
• Schedule, confirm and reschedule client appointments.
• Provide reception coverage and support.
• Assist clients with employment resources, online applications and basic technology needs.
• Provide general administrative support to staff and Management.
• Prepare, proofread and organize correspondence and other documents.
• Help ensure calls, emails and administrative tasks are handled in a timely manner.
• Support other administrative and team projects as needed.

Skills

Bilingual English-French

Customer service

Organization skills

Attention to detail

MS Office

Tech literacy

Time management

Reliability

Professionalism

Discretion with confidential info

Education

Ontario Secondary School Diploma

Office Administration post-secondary

2+ years office/customer service experience

Tools

Microsoft Office

Learning new systems

Job description

Français à suivre / French version follows

Are you bilingual, organized, people-focused and looking for a role where you can use your customer service and administrative skills to make a difference in our community?

Join our team!

Job Zone d’emploi has been providing comprehensive employment services in our community since 1985. As a non-profit organization, we help people prepare for, find and maintain employment, while supporting local employers with their workforce needs.

Position Summary

As our Bilingual Customer Service Representative / Office Admin, you'll be one of the first points of contact for people connecting with Job Zone d’emploi. You'll answer and direct telephone enquiries in both French and English, assist clients and visitors, provide reception coverage, and support our team with a variety of administrative tasks.

You'll also help clients access employment resources and navigate basic online tools, making this a great role for someone who enjoys working with people, staying organized and helping things run smoothly.

This is a temporary, full-time position, 35 hours per week, Monday to Friday, with an anticipated end date of January 2027.

What you'll do

• Answer and direct telephone enquiries in both French and English
• Welcome visitors, respond to general enquiries and connect people with the appropriate services
• Schedule, confirm and reschedule client appointments
• Provide reception coverage and support
• Assist clients with employment resources, online applications and basic technology needs
• Provide general administrative support to staff and Management
• Prepare, proofread and organize correspondence and other documents
• Help ensure phone calls, emails and administrative tasks are handled in a timely manner
• Support other administrative and team projects as needed

What you'll bring

• Fluency in both French and English, oral and written
• Excellent customer service and interpersonal skills
• Strong organizational and time-management skills
• Accuracy and attention to detail
• Strong computer skills, including Microsoft Office, and the ability to learn specialized systems and applications
• Comfort assisting people with basic technology and online tools
• The ability to manage competing priorities and meet deadlines
• Reliability, punctuality and regular, consistent attendance
• Professionalism and discretion when handling confidential information
• A minimum Ontario Secondary School Diploma, plus either post-secondary studies in Office Administration or at least two years of experience in an office or customer service setting
  

Sound like a good fit?

We'd love to hear from you!

Job Zone d’emploi is an equal opportunity employer and welcomes applications from all qualified individuals.

Accommodations are available during all stages of the recruitment process upon request.

Représentant·e bilingue du service à la clientèle / Administration de bureau

Êtes‑vous bilingue, organisé·e, axé·e sur les gens et à la recherche d’un poste où vous pourrez mettre à profit vos compétences en service à la clientèle et en administration tout en faisant une différence dans notre communauté ?

Joignez‑vous à notre équipe !

Depuis 1985, Job Zone d’emploi offre des services d’emploi complets dans notre communauté. En tant qu’organisme sans but lucratif, nous aidons les personnes à se préparer à l’emploi, à trouver un emploi et à le conserver, tout en soutenant les employeurs locaux pour répondre à leurs besoins en matière de main-d’œuvre.

Sommaire du poste

En tant que représentant·e bilingue du service à la clientèle / Administration de bureau, vous serez l’un des premiers points de contact pour les personnes qui communiquent avec Job Zone d’emploi. Vous répondrez aux demandes téléphoniques en français et en anglais et les dirigerez vers les bonnes ressources, accueillerez et aiderez les clients et les visiteurs, assurerez un soutien à la réception et effectuerez diverses tâches administratives pour appuyer notre équipe.

Vous aiderez également les clients à accéder aux ressources d’emploi et à utiliser certains outils en ligne. Ce poste convient particulièrement à une personne qui aime travailler avec les gens, être bien organisée et contribuer au bon fonctionnement des activités quotidiennes.

Il s’agit d’un poste temporaire à temps plein, à raison de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, dont la date de fin prévue est en janvier 2027.

Ce que vous ferez

• Répondre aux demandes téléphoniques en français et en anglais et les diriger vers les personnes ou les services appropriés
• Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes générales et diriger les personnes vers les services appropriés
• Planifier, confirmer et reporter les rendez-vous des clients
• Assurer un soutien et un remplacement à la réception
• Aider les clients à utiliser les ressources d’emploi, à remplir des demandes d’emploi en ligne et à répondre à leurs besoins technologiques de base
• Fournir un soutien administratif général au personnel et à l’équipe de gestion
• Préparer, relire et organiser la correspondance et d’autres documents
• Veiller à ce que les appels téléphoniques, les courriels et les tâches administratives soient traités dans les délais prévus
• Appuyer d’autres projets administratifs et projets d’équipe, au besoin
  

Ce que vous apporterez

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en relations interpersonnelles
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps
• Souci de l’exactitude et attention aux détails
• Solides compétences informatiques, notamment avec Microsoft Office, et capacité d’apprendre à utiliser des systèmes et des applications spécialisés
• Aisance à aider les personnes avec des outils technologiques de base et des outils en ligne
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéances
• Fiabilité, ponctualité et assiduité régulière
• Professionnalisme et discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels
• Diplôme d’études secondaires de l’Ontario au minimum, ainsi que des études postsecondaires en administration de bureau ou au moins deux années d’expérience dans un milieu de bureau ou en service à la clientèle
  

Vous vous reconnaissez dans ce profil ?

Nous aimerions avoir de vos nouvelles !

Job Zone d’emploi souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et invite toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature.

Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.