Bilingual Administration Coordinator / Office Manager

TalentSphere Staffing Solutions Inc.; Brossard; Hybrid; CAD 70,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid work model (2 days in office)

Group insurance

RRSP with employer contribution

Generous vacation

Office closure between Christmas andny

Flexible work options

Job summary

TalentSphere Staffing Solutions Inc. seeks a bilingual administrative coordinator to support office and clinic operations across multiple entities in the Brossard area. The role combines administration, light accounting, HR onboarding and contract compliance in a growing organization.

You’ll coordinate schedules, handle AP/AR, assist with month-end activities, and help implement process improvements. The position offers a hybrid work model (2 days in office), competitive salary ($70,000–$80,000

Qualifications

• 3–5 years of experience in administration, office coordination or office management.
• Comfortable with basic accounting and financial administration.
• Fully bilingual in French and English.
• Highly organized, resourceful and comfortable working independently.
• A proactive, hands-on person who takes initiative and sees what needs to be done.
• Someone who enjoys variety, collaboration and working in a growing business.

Responsibilities

• Overseeing day-to-day office and clinic administration across multiple entities.
• Coordinating schedules, appointments, communications, suppliers and facilities.
• Handling light accounting tasks, including AP/AR, invoicing, expense reports and basic reconciliations.
• Supporting the finance team with month-end documentation, reporting and special projects, including SR&ED tax credit applications.
• Assisting with onboarding, HR administration, contracts and compliance documentation.
• Identifying opportunities to improve processes and keep things running smoothly as the organization grows.

Skills

Bilingual French/English

Organized

Proactive

Independent

Collaborative

Tools

QuickBooks

Job description

Job #16818059

Permanent | Full-Time | Hybrid (2 days in office)

Job #16818059 Permanent | Full-Time | Hybrid (2 days in office) Location: Near Brossard, QC

Salary: $70,000–$80,000

Flexible Work | Benefits | Employer-Matched RRSP

Looking for a role where you can wear a few different hats, take ownership, and make a real impact?

We're recruiting for a growing organization operating across healthcare, clinical research and related services. This is an opportunity to join a collaborative, entrepreneurial environment where no two days are quite the same and where your initiative and ideas can make a difference.

What You'll Be Doing

• Overseeing day-to-day office and clinic administration across multiple entities
• Coordinating schedules, appointments, communications, suppliers and facilities
• Handling light accounting tasks, including AP/AR, invoicing, expense reports and basic reconciliations
• Supporting the finance team with month-end documentation, reporting and special projects, including SR&ED tax credit applications
• Assisting with onboarding, HR administration, contracts and compliance documentation
• Identifying opportunities to improve processes and keep things running smoothly as the organization grows

Who We're Looking For

• 3–5 years of experience in administration, office coordination or office management
• Comfortable with basic accounting and financial administration
• Fully bilingual in French and English
• Highly organized, resourceful and comfortable working independently
• A proactive, hands-on person who takes initiative and sees what needs to be done
• Someone who enjoys variety, collaboration and working in a growing business

Experience in healthcare, research, a startup environment or QuickBooks is an asset.

What's in it for you?

• Salary of $70,000–$80,000, depending on experience
• Hybrid work model with 2 days in the office and flexibility to work remotely
• Group insurance and employer-matched RRSP
• Generous vacation and office closure between Christmas and New Year's
• A varied role with room to grow and opportunities to contribute beyond traditional administration

#TSSHP

Coordonnateur(trice) administratif(ve) bilingue / Responsable de bureau

Poste no 16818059

Permanent | Temps plein | Mode hybride (2 jours au bureau)

Lieu : Près de Brossard, QC

Salaire : 70 000 $ à 80 000 $

Horaire flexible | Assurances collectives | REER avec cotisation de l’employeur

Vous aimez toucher à plusieurs aspects des opérations, prendre des initiatives et avoir un réel impact dans votre milieu de travail?

Nous recrutons pour une organisation en pleine croissance qui évolue dans les secteurs de la santé, de la recherche clinique et des services connexes. C’est une occasion de joindre une équipe entrepreneuriale et collaborative où les journées sont variées et où vos idées et votre initiative peuvent faire une réelle différence.

Vos Responsabilités

• Superviser les activités administratives quotidiennes des bureaux et de la clinique pour plusieurs entités
• Coordonner les horaires, les rendez-vous, les communications, les fournisseurs et les installations
• Effectuer diverses tâches comptables, notamment les comptes fournisseurs et clients, la facturation, les notes de frais et les rapprochements de base
• Soutenir l’équipe des finances dans les activités de fin de mois, la documentation, les rapports et les projets spéciaux, notamment les demandes de crédits d’impôt pour la RS&DE
• Participer à l’intégration des employés, aux activités administratives RH, à la gestion des contrats et aux documents de conformité
• Proposer des améliorations aux processus afin de soutenir la croissance de l’organisation

Le Profil Recherché

• De 3 à 5 ans d’expérience en administration, en coordination de bureau ou en gestion de bureau
• À l’aise avec les tâches comptables et administratives liées aux finances
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
• Personne organisée, débrouillarde et autonome
• Approche proactive et pratique, avec la capacité de reconnaître les besoins et de prendre des initiatives
• Apprécie la variété des tâches, la collaboration et les environnements en croissance

Une expérience dans le secteur de la santé, de la recherche, en entreprise en démarrage ou avec QuickBooks constitue un atout.

Ce Que Nous Offrons

• Salaire de 70 000 $ à 80 000 $, selon l’expérience
• Mode hybride avec 2 jours au bureau et une flexibilité en télétravail
• Assurances collectives et REER avec cotisation de l’employeur
• Vacances généreuses et fermeture des bureaux entre Noël et le jour de l’An
• Un poste varié offrant des possibilités d’évolution et l’occasion de contribuer à différents projets au-delà de l’administration traditionnelle

#TSSHP