Réceptionniste et Administratrice de bureau

Procom; Montreal; Hybrid; CAD 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

Procom recherche un(e) administrateur·rice de bureau et réceptionniste pour son bureau de Montréal. Vous serez l’accueil des visiteurs et le visage du bureau, assurant le bon déroulement des activités quotidiennes et la coordination entre les équipes, les fournisseurs et les clients.

Vous êtes organisé·e, bilingue et proactif·ve, capable de gérer les communications, les commandes et les événements, tout en veillant à la sécurité et à la conformité.

Qualifications

• Au moins deux ans d’expérience en administration de bureau, en réception ou en soutien administratif dans un bureau professionnel.
• Expérience dans la coordination d’événements d’entreprise ou d’activités de bureau.
• Diplôme d’études secondaires ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Maîtrise du français et de l’anglais.
• Compétences avancées en Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et sens du service à la clientèle.

Responsibilities

• Accueil des visiteurs et des employés à la réception, et gestion de la sécurité du bureau.
• Traiter la boîte vocale et assurer le suivi rapide des messages.
• Gérer le courrier entrant et les livraisons, coordonner les envois sortants, y compris internationaux.
• Gérer les fournitures et les équipements informatiques pour l’intégration et le départ des employés.
• Planifier et organiser les événements et les communications du bureau, avec les fournisseurs et les traiteurs.
• Assurer le soutien administratif et la documentation des procédures liées à la réception et aux installations.

Skills

Français

Anglais

Education

Diplôme d’études secondaires

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Job description

Administrateur·rice de bureau et réceptionniste

Lieu : Montréal (Québec)

Type d’emploi : Temps plein, hybride

À propos du poste

Procom est en quête d’un·e administrateur·rice de bureau et réceptionniste pour se joindre à son bureau de Montréal. Dans ce rôle, vous serez le visage et la voix du bureau, la première personne que rencontrent les employé·es, les visiteur·ses, les fournisseur·ses et les client·es, ainsi que la personne qui veille au bon déroulement des activités quotidiennes en coulisses.

Si vous êtes organisé·e, bilingue et stimulé·e par la diversité des tâches, voici votre chance de laisser votre marque chaque jour.

Réception et opérations

• Accueillir les visiteur·ses et les employé·es à la réception, dans le respect des protocoles de sécurité du bureau.
• Surveiller la boîte vocale de l’entreprise et effectuer un suivi rapide.
• Recevoir, trier et acheminer le courrier entrant et les livraisons par messagerie; coordonner les envois sortants, y compris les livraisons internationales.
• Gérer les envois d’équipement informatique pour l’intégration et le départ des employé·es.
• Planifier et organiser les événements du bureau, de la conception jusqu’au rangement, y compris la coordination des fournisseur·ses, des services de traiteur et des communications.
• Mettre en forme, imprimer et relier les propositions, les demandes de propositions (DP), les présentations et le matériel de formation.
• Coordonner les attestations d’assurance propres aux client·es pour les équipes Ventes et Services-conseils.
• Préparer le matériel de présentation mensuel de la succursale et maintenir à jour le contenu télévisuel et vidéo du bureau.
• Assurer le suivi de la conformité de la formation liée à la Loi 90 pour la région du Québec.
• Gérer les rapports de dépenses des gestionnaires principaux·ales.
• Assurer la liaison entre le Soutien informatique et les employé·es francophones en traduisant les demandes et les instructions.

Gestion des installations

• Maintenir la réception, la salle à manger, les salles de réunion et les aires communes propres et présentables.
• Préparer les salles de réunion et assurer le soutien technique audiovisuel et de vidéoconférence pour les réunions.
• Suivre et réapprovisionner les fournitures de bureau et de cuisine.
• Établir et maintenir les relations avec les fournisseur·ses, en tenant à jour leurs coordonnées.
• Gérer l’inventaire du matériel promotionnel et des articles à l’image de l’entreprise.
• Coordonner les services de déchiquetage, d’entreposage et de déménagement de bureau.
• Agir à titre de personne-ressource auprès de l’organisation gestionnaire de l’immeuble pour les problèmes liés aux installations.
• Gérer l’accès au bureau, y compris les cartes de sécurité et l’inscription des visiteur·ses.
• Suivre l’inventaire des ordinateurs portables avec l’équipe de soutien informatique et préparer les postes de travail des nouveaux·elles employé·es avant leur première journée.
• Fournir un soutien administratif à plusieurs unités d’affaires.
• Tenir à jour la documentation des procédures liées à la réception et aux installations.
• Agir à titre de responsable désigné·e de la sécurité incendie pour le bureau de Montréal.
• Effectuer la conciliation mensuelle des dépenses liées à la carte de crédit de l’entreprise.

Votre profil

• Au moins deux ans d’expérience en administration de bureau, en réception ou en soutien administratif, dans un milieu de bureau professionnel
• Expérience dans la coordination d’événements d’entreprise ou d’activités de bureau
• Diplôme d’études secondaires ou combinaison équivalente de formation et d’expérience
• Maîtrise du français et de l’anglais
• Solides compétences en Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams
• Excellentes habiletés interpersonnelles, de communication et de service à la clientèle
• Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps (vous gérez avec aisance de multiples priorités et interruptions)
• Sens aigu du détail et approche discrète et professionnelle
• Aisance à travailler de façon autonome et à faire preuve d’initiative
• Esprit proactif et axé sur la résolution de problèmes, avec une capacité d’anticiper les besoins avant leur transformation en enjeux
• Capacité d’adaptation et débrouillardise dans un environnement au rythme soutenu
• Expérience en soutien aux cadres supérieur·es
• Expérience en gestion des installations de bureau et des relations avec les fournisseur·ses
• Connaissance des pratiques de santé et de sécurité au travail
• Parcours dans un environnement d’entreprise ou de services professionnels

Pourquoi ce poste

Vous façonnez l’expérience quotidienne de toutes les personnes qui franchissent la porte, en contribuant à la culture du bureau, en appuyant l’engagement des employé·es et en maintenant les activités à leur meilleur. Si vous aimez la diversité des tâches, si vous vous épanouissez à résoudre des problèmes et si vous prenez plaisir à créer une expérience de travail exceptionnelle, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

Procom entend favoriser une culture inclusive et accessible où chaque personne se sent valorisée, respectée et appuyée. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement ou d’entrevue, veuillez en informer Procom, qui collaborera avec vous afin de répondre à vos besoins.