Assistant(e) administratif(ve) C

McGill University; Montreal; On-site; CAD 33,000 - 48,000; Full time

Job summary

Le BEPNI de l’Université McGill recrute un préposé administratif de haut niveau pour soutenir la gestion des cours et l’inscription des étudiants, tout en assurant le soutien aux formateurs et la coordination des activités quotidiennes.

Le candidat préparera et organisera les dossiers, suivra les présences et les résultats, et veillera à la confidentialité des documents, conformément à la convention AMUSE. Maîtrise avancée de MS Office requise.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires requis.
• Une expérience pertinente dans l’administration est souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et la gestion de dossiers.

Responsibilities

• Soutenir la gestion des cours et des processus d’inscription des étudiants.
• Préparer et organiser les dossiers des étudiants, des formateurs et des cours.
• Préparer le matériel pédagogique et les documents administratifs.
• Suivre les présences et les résultats des cours, veiller à la conformité des documents.
• Gérer les tâches administratives dans les délais et coordonner les activités du BEPNI.
• Assurer le soutien aux formateurs pendant les prestations de cours.
• Coordonner les suivis avec les étudiants, les formateurs et les partenaires éducatifs.
• Répondre aux demandes et orienter les questions vers les services appropriés.

Skills

Organisation et gestion du temps

Suivi et précision

Communication écrite et orale

Autonomie et travail en équipe

MS Office

SharePoint

Gestion des dossiers confidentiels

Anglais courant

Education

Diplôme d’études secondaires

Tools

SharePoint

GED (Gestion électronique des documents)

MS Teams

Job description

Description De Poste

Fournit un soutien administratif de niveau avancé au Bureau de l’éducation des Premières Nations et des Inuit (BEPNI), notamment en ce qui concerne la gestion des cours, l’inscription des étudiants, le soutien aux formateurs, la gestion des dossiers et la coordination des activités opérationnelles quotidiennes.

Principales responsabilités

• Soutenir les activités liées à la gestion des cours et aux processus d’inscription des étudiants.
• Préparer, tenir à jour et organiser les dossiers des étudiants, des formateurs et des cours.
• Préparer les dossiers de cours, le matériel pédagogique et les autres documents administratifs.
• Assurer le suivi des présences, de la réussite des cours et des documents de fin de formation.
• Effectuer le suivi des exigences administratives en suspens et veiller à ce qu’elles soient traitées dans les délais prescrits.
• Fournir un soutien administratif aux formateurs tout au long du processus de prestation des cours.
• Coordonner les suivis administratifs auprès des étudiants, des formateurs, des partenaires en éducation autochtone et des unités universitaires concernées.
• Répondre aux demandes de renseignements courantes et acheminer les questions plus complexes aux personnes ou aux services appropriés.
• Coordonner la préparation, la distribution, l’expédition et le suivi du matériel de cours et de la documentation connexe.
• Tenir à jour les outils de suivi et assurer le suivi du matériel manquant ou des exigences administratives non satisfaites.
• Veiller à ce que le matériel de cours et la documentation connexe soient organisés et accessibles au besoin.
• Participer à l’organisation et à la coordination des réunions, des événements et des autres activités du BEPNI.
• Planifier les réunions, préparer les invitations et les listes de participants, et coordonner les dispositions logistiques.
• Préparer la documentation nécessaire aux réunions et tenir à jour les dossiers connexes ainsi que la documentation relative aux suivis.
• Préparer et tenir à jour des feuilles de calcul, des outils de suivi, des rapports, des listes et des dossiers électroniques afin de soutenir les activités du BEPNI.
• Veiller à l’exactitude, à l’exhaustivité, à l’organisation et à la confidentialité des dossiers administratifs.
• Tenir à jour la documentation nécessaire à la prestation des cours, à la gestion des dossiers étudiants et au bon déroulement des activités opérationnelles.
• Gérer plusieurs priorités et échéances simultanément, tout en veillant à l’exécution des tâches assignées dans les délais requis.
• Faire preuve de discernement et d’initiative dans la résolution de questions administratives courantes ou plus complexes.
• Travailler de façon autonome tout en collaborant étroitement avec l’équipe administrative du BEPNI.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe qui lui est confiée.

Compétences et aptitudes requises

• Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et en suivi, ainsi qu’un grand souci du détail et de l’exactitude.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale et en relations interpersonnelles.
• Capacité à gérer plusieurs priorités, à travailler de façon autonome et en collaboration avec les autres, et à faire preuve de discernement.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Teams); une connaissance de SharePoint et de la gestion électronique des dossiers constitue un atout.
• Capacité à tenir des dossiers exacts, à préparer des feuilles de calcul et des rapports, et à se familiariser avec de nouveaux systèmes et processus administratifs.
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et à communiquer de manière professionnelle avec divers intervenants.
• Maîtrise de l’anglais; la connaissance du français constitue un atout.
• Intérêt pour l’éducation autochtone et les programmes communautaires; une expérience en administration universitaire ou en gestion des dossiers étudiants constitue un atout.

Formation Et Expérience Minimales Requises

Diplôme d’études secondaires 2 Ans Expérience pertinente

Salaire Horaire

(SEOUM C) $29.42

Nombre estimé d’heures de travail par

Semaine

33.75 (Temps plein)

Date De Début De L’emploi

2026-10-20

Date De Fin De L’emploi

2027-04-19

Date Limite Pour Postuler

2026-10-26

Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d’AMUSE.

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].