Coordonnatrice administrative / Coordonnateur administratif

McGill University; Montreal (administrative region); On-site; CAD 40,000 - 50,000; Full time

Job summary

McGill University cherche un(e) administrateur(trice) pour gérer l’attribution et le versement des prêts et bourses via Banner, assurer le suivi des fonds et corriger les écarts budgétaires. Vous préparerez des rapports et coordonnerez l’aide d’urgence pour les étudiants admissibles.

Le poste nécessite une connaissance solide des procédures financières étudiantes, des compétences en bureautique et une capacité à travailler en équipe au sein du Service des bourses et d’aide financière aux

Qualifications

• Exigence: diplôme DEP ou équivalent et expérience pertinente.
• Maîtrise du français et de l'anglais à un niveau suffisant pour communications internes et documentations.
• Connaissance des systèmes Banner et gestion financière estudiantine souhaitée.

Responsibilities

• Gérer l’attribution et le versement des prêts et des bourses dans Banner.
• Surveiller les fonds et équilibrer les prêts accordés et remboursés.
• Rédiger et mettre à jour documents et procédures liées aux bourses et prêts.
• Coordonner l’aide d’urgence avec les conseillers et le personnel financier.
• Assurer la communication avec l’effectif étudiant sur l’état des dossiers.

Skills

Gestion clientèle

Rigueur

Communication bilingue

Maîtrise des outils bureautiques

Education

DEP - Études de secrétariat

DEP - Systèmes de bureautique

Tools

MS Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Banner (Aide aux étudiants)

Minerva

Job description

Responsabilités Et Tâches Principales

ADMINISTRATION

• Administrer l’attribution et le versement des prêts de McGill à l’effectif étudiant. Sélectionner le fonds d’emprunt approprié en fonction des conditions du fonds de donatrices et donateurs et des critères de l’étudiante ou de l’étudiant et attribuer le prêt dans le système Banner d’aide aux étudiants.
• Surveiller le processus de rapprochement des fonds d’emprunt de McGill pour 75 fonds d’emprunt afin de s’assurer que les budgets sont suffisants, c’est‑à‑dire équilibrer les prêts accordés par rapport aux prêts remboursés.
• Surveiller les offres de prêts d’études dans le système Banner d’aide aux étudiants. Élaborer et mettre en œuvre des procédures pour traiter les offres de prêts en attente ou refusées. Communiquer avec l’effectif étudiant au cas par cas, en fonction de la situation de chaque personne.
• Verser les bourses de l’effectif étudiant de McGill, c’est‑à‑dire tous les versements non automatisés (ponctuelles) qui nécessitent une intervention. Déterminer les problèmes, les régler et effectuer des rajustements. S’assurer que les étudiantes et étudiants se sont inscrits au dépôt bancaire direct afin que les bourses leur soient versées directement.
• Annuler, réviser ou réattribuer les bourses aux étudiantes et étudiants et modifier les dates de versement des bourses ou les montants des relevés de versement. Assurer le suivi lorsque les critères d’admissibilité de l’effectif étudiant ne sont pas satisfaits.
• Enquêter sur les écarts et répondre aux demandes de prix fondées sur les besoins de l’effectif étudiant et du personnel.
• Surveiller et rapprocher divers rapports. Repérer et analyser les écarts et corriger les erreurs. Consulter l’équipe au sujet des problèmes, c’est‑à‑dire les fonds insuffisants, l’admissibilité non satisfaite, les rapports de versement.
• Effectuer des vérifications a posteriori pour s’assurer que l’admissibilité aux bourses d’études est maintenue, c’est‑à‑dire vérifier le statut d’inscription des étudiantes et étudiants, le programme d’études, le relevé de notes ou le dossier de quiconque inscrit à un programme combiné.
• Coordonner le processus d’« aide d’urgence » avec les conseillères et conseillers en aide financière du Service des bourses et d’aide financière aux étudiants et le personnel du Bureau des comptes étudiants, pour s’assurer que toute personne reçoit l’argent le jour même.
• Apporter une aide supplémentaire pour le traitement d’autres bourses d’études en périodes de pointe.
• Préparer les demandes de création de nouveaux fonds destinés aux bourses et aux prêts, une fois que les bourses établies par les donatrices et donateurs sont approuvées par le Comité des inscriptions et de l’aide financière.
• Organiser le versement des dons (dépôt de chèques) auprès du Bureau des dons et des Services financiers de l’Avancement universitaire.
• Apporter un soutien à la personne chargée de la supervision des activités de l’Avancement universitaire, c’est‑à‑dire préparer des rapports sur les étudiantes et étudiants bénéficiaires, contribuer à répondre aux demandes liées aux réceptions de remerciement des donatrices et donateurs ainsi que de l’effectif étudiant et à d’autres activités, et sélectionner les candidates et candidats qualifiés et communiquer avec eux.
• Participer, à l’appui des activités de l’Avancement universitaire, au programme de reconnaissance des dons des donatrices et donateurs. Rédiger, vérifier et distribuer des cartes et des lettres de remerciement.

COMMUNICATIONS

• Tenir à jour le site Web de l’unité. Collaborer avec l’ensemble des spécialistes en la matière afin de veiller à ce que le public visé s’exprime d’une seule voix, c’est‑à‑dire qu’il agit à titre de réviseur et d’éditeur de contenu.
• Effectuer l’examen des fonctionnalités des systèmes et du contenu lors de l’installation de mises à niveau logicielles sur le site Web.
• Rechercher, rédiger, mettre en forme et réviser les communications de l’unité et celles diffusées par l’intermédiaire des moyens de communication destinés à l’effectif étudiant. Préparer des textes brefs en français ou traduire des textes brefs de l’anglais vers le français.
• Soutenir l’élaboration de plans et de projets de communication. Agir à titre de coordonnatrice ou coordonnateur principal pour la mise en œuvre de la refonte du site Web ainsi que des comptes X, Instagram et Facebook, entre autres.
• Mettre à jour le matériel promotionnel, c’est‑à‑dire les annonces sur les écrans, les bulletins électroniques, les brochures, les fiches d’information, les bulletins d’information, etc., et assurer l’uniformité avec le contenu Web.
• Préparer et rédiger des communications régulières sur les médias sociaux à l’intention de l’effectif étudiant.
• Tenir à jour le calendrier principal des communications et les messages liés aux alertes récurrentes à l’intention de l’effectif étudiant.
• Participer aux activités du Service de communication Web, c’est‑à‑dire aux laboratoires sur le Web, aux ateliers, aux groupes de discussion, à la réorganisation de l’architecture du site, aux mises à niveau logicielles, etc.
• Représenter l’unité au sein du Comité des communications des Services aux étudiants.
• Préparer des documents pour des initiatives de sensibilisation, des ateliers et d’autres activités, c’est‑dire extraire des rapports de la base de données sur le financement des étudiants, manipuler des données, et préparer et envoyer des courriels individuels ou de masse à l’intention de l’effectif étudiant.
• Participer à l’orientation de l’effectif étudiant, à d’autres activités et à des présentations, c’est‑dire Découvrez McGill, la Semaine du bien‑être, McGill24, etc.
• Agir à titre de personne-ressource au sein de l’unité pour les mises à jour du dossier des étudiantes et étudiants dans le cadre de programmes combinés (achèvement d’un atelier, membre d’un conseil consultatif, etc.).

AUTRE

• Documenter les procédures relevant de sa propre compétence en rédigeant, en révisant et en soumettant des articles de type « comment faire » pour la base de connaissances, qui concerne principalement les processus du système Banner d’aide aux étudiants. Il s’agit notamment de documenter les procédures d’attribution des prêts et de versement, d’annulation et de modification des bourses.
• Élaborer et tenir à jour un manuel de procédures pour les processus de versement des bourses.
• Apporter un soutien au Comité consultatif du Service des bourses et d’aide financière aux étudiants. Tenir à jour la liste des membres. Organiser des réunions et y assister. Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilité. Rédiger un rapport annuel sur les initiatives, les objectifs et les activités de l’unité.
• Résoudre des problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter les documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de fournir des renseignements ou de formuler des recommandations en vue d’améliorer les processus.
• Aider l’équipe de première ligne du Service des bourses et d’aide financière aux étudiants, au besoin.
• Travailler sur des projets spéciaux, au besoin.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes

• Souci de la clientèle et du service offert; aide l’ensemble des clientes et clients avec tact et diplomatie tout en maintenant une attitude et une apparence professionnelles en tout temps.
• Aptitude éprouvée à faire preuve d’ingéniosité et à bien comprendre l’information, à la retenir et à la communiquer clairement, et capacité reconnue à communiquer clairement et efficacement à tous les niveaux.
• Aptitude éprouvée à rédiger de la correspondance et à corriger avec précision des documents en utilisant les règles appropriées d’orthographe, de grammaire, de ponctuation et de mise en forme dans les deux langues officielles.
• Capacité d’exactitude et souci supérieur du détail.
• Aptitude certaine à appuyer diverses activités administratives.
• Capacité manifeste de travailler seul et en équipe.
• Capacité éprouvée de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes.
• Fortes compétences organisationnelles accompagnées d’une capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps, à établir des priorités et à travailler sous pression pour respecter de multiples échéances dans un milieu au rythme rapide et en constante évolution.
• Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels.
• Aisance démontrée à utiliser des applications technologiques et capacité reconnue à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en utilisant MS Word et compétences avancées dans l’utilisation d’Excel, de PowerPoint, d’Outlook, de Banner (système Banner d’aide aux étudiants, SIS) (un atout) et de Minerva (un atout).
• Compétences en gestion de sites Web (système de gestion Web de McGill) pour tenir à jour, modifier et créer des pages pour le site Web dynamique de l’unité.
• Capacité de rédiger, de publier du contenu et de créer des activités sur les sites de médias sociaux.
• Français et anglais, parlés et écrits.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4-usage courant sur une échelle de 0-4.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire Horaire (AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine 33.75 (Temps plein)

Superviseur Operations & Scholarships Manager

Date Limite Pour Postuler 2026-10-22

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].