Agents(es) administratifs(ves) - Fin de semaine

Santé Québec Ouest-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire; Montreal (administrative region); On-site; CAD 25,000 - 33,000; Part time

Job summary

Santé Québec Ouest-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire recherche des agents administratifs de classes 2 et 3 à temps partiel pour les services des admissions et des archives de l'hôpital LaSalle. Rôles impliquent accueil, enregistrement, orientation et rendez-vous.

Horaires: 1 jour par semaine, rotation bi-hebdomadaire incluant week-end, avec des plages de jour et de soir, et des tâches de saisie et de suivi administratif.

Qualifications

• Maîtrise des bases Word et Excel (niveau débutant à intermédiaire).
• Capacité à communiquer en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Bon esprit d’équipe et sens du service à la clientèle.
• Démontre discrétion, organisation et fiabilité dans le respect des échéances.

Responsibilities

• Accueillir et enregistrer les patients.
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques vers les services et personnes concernées.
• Informer la clientèle et orienter vers les ressources disponibles.
• Offrir et confirmer des rendez-vous et mettre à jour les coordonnées dans le logiciel.
• Préparer les demandes d’analyses et de rapports et les acheminer selon la procédure.
• Réaliser la saisie de données dans divers logiciels et traiter la correspondance.

Skills

Bilingue FR/EN

Service client

Esprit d'équipe

Rigueur

Organisation

Gestion des échéances

Tools

Word

Excel

Job description

Mandat

Notre organisation est présentement à la recherche d’agents(es) administratifs(ves) de classes 2 et 3 * pour combler des besoins à temps partiel au sein des services des admissions et des archives de l'hôpital LaSalle (deux jours par semaine incluant une fin de semaine sur deux, rotation quart jour/soir).

Rôle Et Responsabilités Au Quotidien

• Procéder à l'accueil et à l'enregistrement des patients ;
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques aux services et aux personnes concernées;
• Communiquer des informations d’ordre général à la clientèle et orienter les usagers vers les ressources disponibles;
• Offrir et confirmer des rendez-vous;
• S’assurer de la mise à jour des coordonnées des usagers dans le logiciel utilisé;
• Préparer les demandes d’analyses et de rapports, les recevoir, les trier, les classer et les acheminer le cas échéant selon la procédure établie;
• Procéder à la saisie de données dans divers logiciels;
• Acheminer la correspondance, le courrier ou les télécopies au personnel approprié;
• Assurer, au besoin, la reproduction de documents;
• Effectuer des requêtes de fournitures;
• Dans le cadre de notre mission universitaire et académique, vous pourriez être sollicité pour superviser des étudiants ou des stagiaires;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Horaire :

Besoin d'une journée par semaine et une fin de semaine sur deux, sur rotation de jour et de soir (jour : 7h à 15h, 8h à 16h, soir : 15h à 23h ou 16h à 00h).

Exigences

La Personne Recherchée

• Doit posséder une bonne connaissance des logiciels Word et Excel (niveau débutant à intermédiaire)*;
• Est apte à communiquer en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit;
• Détient un bon esprit d’équipe;
• Possède un excellent sens du service à la clientèle;
• Fait preuve de jugement;
• Possède un bon sens de l’organisation;
• Fait preuve de discrétion;
• Détient un bon sens des priorités;
• Démontre de la rigueur dans l’information transmise et dans le respect des échéances;
• Fait preuve d’adaptabilité face à l'horaire et de la souplesse dans l'organisation du travail.
• Le classement sera déterminé par des tests de Word, Excel, français et anglais.