Agent(e) administratif(ve) – Gatineau

Le Groupe Forget; Outaouais; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance Dentaire

Assurance Maladie Complémentaire

Programme d’Aide aux Employés

Job summary

Le Groupe Forget,Audioprothésistes, recrute un pivot administratif pour garantir un soutien de qualité et coordonner les activités quotidiennes des professionnels au sein des cliniques du Québec.

Vous assurez l’accueil des patients, la gestion des rendez-vous, le suivi des dossiers et la conformité des documents, tout en assurant un service bilingue et une expérience client exceptionnelle.

Qualifications

• Diplôme professionnel ou collégial en administration (spécialisation en secrétariat)
• Minimum de 2 années d’expérience pertinente
• Maîtrise des outils de la suite Office (Outlook, Word et Excel)
• Connaissance de la gestion des dossiers médicaux électroniques
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter
• Capacité à gérer le stress et à maintenir une attitude positive
• Sensibilité, empathie et patience envers une clientèle âgée
• Entreprise pionnière en correction auditive et mission humaine
• Salaire compétitif selon l’expérience
• Avantages sociaux payés à 100 % par l’employeur
• Possibilités d’avancement au sein des cliniques
• Milieu chaleureux, participatif et humain
• Contribution concrète à la qualité de vie des clients
• Fort sentiment d’appartenance dès les premiers jours

Responsibilities

• Accueillir chaleureusement les patients à la réception
• Informer les patients et répondre amicalement à leurs questions par téléphone
• Gérer l’agenda des professionnels et les rendez‑vous
• Assurer les suivis personnalisés avec les clients et préparer les dossiers pour les professionnels
• Assurer la conformité des documents de facturation et effectuer les suivis avec RAMQ, CNESST et assureurs
• Gérer les dossiers des patients après leur visite et numériser l’information
• Gérer les correspondances et les communications (poste, courriel, télécopie, mémos)

Skills

Service à la clientèle

Gestion de dossiers

Organisation

Bilingue FR/EN

Gestion du stress

Attitude positive

Education

Diplôme professionnel ou collégial en administration (spécialisation secrétariat)

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Contrat jusqu’en janvier 2028 avec possibilité de prolongation

Le Groupe Forget, Audioprothésistes est le plus grand réseau en correction auditive avec plus de 90 cliniques au Québec. Au cœur de sa mission, le Groupe Forget place l’importance de redonner le plaisir d’entendre aux malentendants.
Nous nous engageons à offrir un service client exceptionnel, plaçant le bien-être et la satisfaction de nos patients au cœur de nos préoccupations. Notre équipe de professionnels chevronnés accompagne, écoute, répond aux questions et examine les alternatives et procédures pour chaque patient, garantissant des soins de haute qualité.
Plus d’informations : Le Groupe Forget – Retrouvez le plaisir d’entendre

Votre mission consistera à être le pivot administratif au sein de notre équipe, garantissant un soutien de qualité et une coordination fluide des activités quotidiennes de nos professionnels.

VOTRE CONTRIBUTION AU SEIN DE L’ÉQUIPE

Service à la clientèle et soutien administratif:

• Accueillir chaleureusement les patients à la réception;
• Informer les patients et répondre amicalement à leurs questions par téléphone;
• Gérer de façon optimale l’agenda des professionnels et les rendez‑vous;
• Assurer les suivis personnalisés avec les clients conformément aux détails de leurs dossiers et préparer avec précision ces dossiers pour nos professionnels;
• Assurer la conformité des documents de facturation et effectuer les suivis nécessaires avec la RAMQ, la CNESST, les assureurs et les autres organismes payeurs;
• Gérer efficacement les dossiers des patients après leur visite, en numérisant et traitant l’information;
• Gérer diligemment les correspondances et les communications (poste, courriel, télécopie, mémos, etc.).

Comptabilité et inventaire:

• Traiter les paiements reçus des patients et en assurer le suivi au besoin;
• Clôturer les transactions journalières et finaliser les rapports de vente;
• Réaliser les dépôts et transmettre les documents à la comptabilité;
• Préparer, recevoir et expédier les commandes;
• Superviser l’inventaire des produits pour les patients et des fournitures de bureau;
• Orchestrer la préparation des bons de commande auprès des fournisseurs et en assurer le suivi;
• Communiquer les données financières relatives à la gestion de l’inventaire à la comptabilité.

Les compétences essentielles

• Titulaire d’un diplôme professionnel ou collégial en administration (spécialisation en secrétariat);
• Minimum de 2 années d’expérience pertinente;
• Maîtrise des outils de la suite Office (Outlook, Word et Excel);
• Connaissance de la gestion des dossiers médicaux électroniques.
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter à de nouveaux défis dans un environnement en constante évolution;
• Capacité à gérer le stress et à maintenir une attitude positive, même dans les situations difficiles;
• Sensibilité, empathie et patience envers une clientèle âgée.
• Une entreprise pionnière en correction auditive, avec une vraie mission humaine
• Salaire compétitif selon l’expérience
• Avantages sociaux payés à 100 % par l’employeur
• Possibilités d’avancement au sein des cliniques
• Milieu chaleureux, participatif et humain
• La chance de contribuer concrètement à améliorer la qualité de vie des clients
• Un fort sentiment d’appartenance dès les premiers jours
• Horaire de travail du lundi au vendredi, à partir de 8 h. Cycle de deux semaines en alternance
  — semaine A : fin à 16 h ou 17h du lundi au mercredi, jeudi jusqu’à 19 h, vendredi jusqu’à 13 h; semaine B : fin à 17 h tous les jours.

Joins-toi à une équipe dynamique où ton talent fait toute la différence!
*Le poste requiert une maîtrise bilingue du français et de l’anglais en raison des motifs suivants :
La localisation du poste dans une région où une part significative de la population s’exprime en anglais;
La nécessité pour le ou la candidat(e) retenu(e) de communiquer efficacement avec la clientèle, que ce soit en personne ou au téléphone, et ce de façon quotidienne. Cela implique de fournir des instructions simples, de planifier des rendez‑vous médicaux, de comprendre les interrogations des patients et d’y répondre ou de les orienter vers le professionnel approprié. Le candidat devra posséder un niveau avancé tant en production orale qu’en compréhension orale de l’anglais;
La capacité du candidat à lire et comprendre des communications écrites en anglais émanant tant de clients que de professionnels de la santé, et à y répondre également par écrit en anglais, et ce de façon quotidienne. Le candidat devra posséder un niveau intermédiaire tant en production écrite qu’en compréhension écrite de l’anglais.

Type d’emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée

• Assurance Dentaire
• Assurance Maladie Complémentaire
• Programme d’Aide aux Employés

Expérience:

• administration: 2 ans ( Obligatoire )
• administration/secrétariat: 2 ans (Obligatoire)
• Service aux patients: 2 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel