Agent·e à l’accueil et l’administration

Viaconseil; Montreal; Vor Ort; CAD 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Assurance groupe 60%

RRS employeur

2 semaines vacances/an

Vacances Noël/Jour de l’An

Zusammenfassung

Interloge recherche un adjoint à l’accueil et à l’administration pour assurer l’accueil, le secrétariat et le support administratif quotidien.

Le rôle implique la gestion des appels, la saisie de données, le classement et l’archivage, ainsi que le support client en collaboration avec l’équipe. Poste en présentiel à Montréal, salaire compétitif selon expérience.

Qualifikationen

• AEC en administration ou équivalent.
• 2 ans d’expérience en réception ou secrétariat.
• Bonne connaissance des logiciels de la suite Office, expérience CRM un atout.
• Sens de l’organisation et priorités.
• Excellente communication orale et écrite et travail d’équipe.
• Capacité à soutenir une clientèle vulnérable avec empathie et respect.
• Maîtrise du Français, l’Anglais est un atout.

Aufgaben

• Réception des visiteurs et orientation vers les services.
• Répondre aux appels, filtrer les messages et transférer les informations.
• Gérer les courriels et le courrier, et les transfers.
• Saisie de données et mise à jour des bases de données.
• Classement et archivage des documents papier et électroniques.
• Gestion des commandes de fournitures et achats au besoin.

Kenntnisse

Organisation et priorités

Communication orale et écrite

Équipe et collaboration

Accueil et relation client

Ausbildung

AEC en administration

Tools

Suite Office

CRM (expérience atout)

Jobbeschreibung

Tu souhaites mettre tes compétences en service à la clientèle et en administration au service d’une mission sociale concrète? C’est ta chance de contribuer au bon fonctionnement d’une organisation qui favorise l’accès à des milieux de vie accessibles et durables avec Interloge.

Joindre notre équipe, c’est occuper un rôle central au quotidien, où ton sens de l’organisation, ton professionnalisme et ton approche humaine font toute la différence.

Sommaire du poste

Relevant du directeur des finances et de l’administration, l’adjoint·e à l’accueil et à l’administration s’occupe de l’ensemble des activités liées à la réception (accueil, réception des appels, partage de renseignements, etc.). Il doit réaliser différents travaux de réceptionniste, de secrétariat, de production de documents et de correspondance. Il doit aussi effectuer les commandes de fournitures de bureau à la demande des divers départements.

L’adjoint·e à l’accueil et à l’administration agit comme premier point de contact avec la clientèle et contribue à maintenir une image professionnelle de l'organisation.

Responsabilités clés

Réception

• Accueille les visiteurs et les dirige vers les personnes ou services appropriés;
• Fourni aux visiteurs des renseignements généraux quant aux activités d’Interloge et aux logements disponibles;
• Répond aux appels téléphoniques, filtre les communications et prend les messages;
• Gère les courriels d’informations générales et le courrier entrant, et les transferts aux employés concernés;
• Fait la réception des livraisons;
• Procède aux envois postaux massifs et simples;
• Effectue la saisie de données et assurer la mise à jour des bases de données;
• Classifie et archive les documents papier et électroniques.

Secrétariat

• Prépare et met en forme divers documents administratifs;
• Effectue la saisie de données et la mise à jour des bases de données;
• Procède au classement physique et numérique des dossiers;
• Responsable de l’archivage des dossiers locataires (scan des baux, envois locataires, etc.).

Autres

• Maintient l’inventaire du bureau et procède aux achats quand nécéssaire;
• Effectue toute autre tâche connexe reliée à son poste et département.

Qualifications

• AEC en administration ou toute autre combinaison pertinente de formation et d’expérience;
• 2 ans d’expérience en tant que réceptionniste ou dans des fonctions administratives et générale de bureau;
• Bonne connaissance des logiciels de la suite Office, expérience avec des logiciels CRM un atout;
• Sens de l’organisation et des priorités;
• Excellente communication orale et écrite et travail d’équipe;
• Capacité à accueillir et à soutenir une clientèle vulnérable avec empathie et respect;
• Aptitude à gérer des situations de crise, des conflits ou des comportements difficiles de façon calme et professionnelle;
• Grande capacité d’adaptation dans un environnement dynamique;
• Maitrise du Français parlé et écrit;
• Maîtrise de l’Anglais parlé et écrit un atout.

Conditions de travail

• Horaire de 37,5 heures par semaine à 100% en présentiel;
• Salaire concurrentiel selon l’expérience;
• Régime d’assurance collective payé à 60% par l’employeur;
• Contribution de l’employeur au Régime de Retraite Simplifié (RRS);
• 2 semaines de vacances annuelles après une année de service;
• Vacances payées entre Noël et jour de l’an.