Administrative Assistant - Immigration Law / Adjointe administrative - Droit de l'immigration

LexMobilis Immigration; Quebec; Hybride; CAD 42 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

LexMobilis Immigration, cabinet d’avocats à Montréal, recrute un adjoint administratif en droit de l’immigration. Poste à temps plein, en télétravail avec présence au bureau possible de temps en temps.

La fonction soutient les avocats et l’équipe juridique dans les activités quotidiennes: gestion des documents, organisation des dossiers et planification des réunions, tout en répondant aux demandes des clients et en préparant des documents sous supervision.

Qualifications

• Au moins deux ans d’expérience dans des cabinets d’avocats en droit de l’immigration exigés.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, exigée.
• Solides compétences administratives, gestion documentaire, planification et saisie exacte de données.
• Professionnalisme dans les communications écrites, verbales et téléphoniques.
• Capacité à gérer les agendas et à établir les priorités selon les échéances.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et des systèmes de gestion documentaire infonuagiques; apprentissage rapide.
• Sens de l’organisation, souci du détail et discrétion pour les renseignements confidentiels.
• Capacité à travailler de façon autonome et en télétravail.

Responsabilités

• Traitement de la correspondance et gestion des dossiers numériques.
• Tenue à jour des dossiers clients et planification des réunions.
• Coordination des agendas et réponse aux appels et demandes des clients.
• Préparation de documents et formulaires de base sous supervision.
• Saisie de données, mise en forme de documents et suivi des dossiers.
• Collaboration avec les intervenants internes et externes pour assurer le bon déroulement des travaux et les délais.

Connaissances

Bilingue Français/Anglais

Compétences administratives

Gestion documentaire

Planification et organisation

Professionnalisme en communication

Autonomie et télétravail

Formation

Diplôme ou certification en administration

Études juridiques

Outils

Logiciels bureautiques

Systèmes de gestion documentaire infonuagiques

Description du poste

Présentation du cabinet

LexMobilis Immigration est un cabinet d’avocats établi à Montréal qui accompagne les employeurs partout au Canada en matière d’immigration d’affaires, de mobilité de la main-d’œuvre et de conformité réglementaire. Nous travaillons étroitement avec les équipes de ressources humaines, les services juridiques et les dirigeants d’entreprise pour soutenir la planification des effectifs, la continuité des activités et la gestion des risques liés à l’immigration.

Nos services comprennent l’accompagnement en matière de conformité, la mise en place de processus internes en immigration et la préparation aux audits et aux inspections dans les cadres fédéral et québécois. Nous allions rigueur juridique, solutions pratiques et approche personnalisée, en offrant un accompagnement bilingue à des organisations diversifiées.

Description du poste

Le poste d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative en droit de l’immigration est offert à temps plein, en télétravail quoi que la présence physique au bureau pourrait être requise de temps en temps.

La personne occupant ce poste soutient les avocats et l’équipe juridique dans la gestion quotidienne des activités administratives. Ses responsabilités comprennent le traitement de la correspondance, l’organisation des dossiers numériques, la tenue à jour des dossiers clients, la planification des réunions et la coordination des agendas. Elle répond aux appels et les dirige avec professionnalisme, traite les demandes des clients et prépare des documents et formulaires de base sous supervision. Elle participe également à la saisie de données, à la mise en forme des documents et au suivi de l’avancement des dossiers, tout en collaborant avec les intervenants internes et externes pour assurer le bon déroulement du travail et des suivis dans les délais requis.

• Au moins deux ans d’expérience dans des cabinets d’avocats en droit de l’immigration exigés.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, exigée.
• Solides compétences administratives, notamment en gestion documentaire, en planification et en saisie exacte de données.
• Professionnalisme dans les communications écrites, verbales et téléphoniques avec les clients, les collègues et les partenaires externes.
• Capacité à gérer les agendas, à coordonner les tâches et à établir les priorités en fonction des échéances.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et des systèmes de gestion documentaire infonuagiques, et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils.
• Excellent sens de l’organisation, souci du détail et discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels.
• Capacité à travailler de façon autonome et efficace en télétravail.
• Diplôme ou certification en administration, en études juridiques ou dans un domaine connexe souhaité; toute combinaison équivalente de formation et d’expérience sera considérée.

Les candidatures sont ouvertes dès maintenant et seront acceptées jusqu’au 6 novembre 2026 inclusivement.