Adjointe juridique en litige

Personnel Alter Ego; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 42,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux complets

Job summary

Personnel Alter Ego à Montréal recherche un adjoint ou adjointe juridique en litige pour renforcer son équipe. Poste en environnement hybride et bureau local.

Le candidat idéal possède au moins 3 ans d’expérience pertinente et soutiendra les avocats dans la gestion des documents, l’agenda et le contact client, en français et en anglais à un niveau débutant en oral. Vous coordonnerez les déplacements, assurerez le suivi des dossiers et gérerez les communications avec les clients et les

Qualifications

• Au moins 3 ans d’expérience pertinente.
• Support aux avocats dans la gestion des documents et l’agenda.
• Soutien aux clients et coordination des réunions.

Responsibilities

• Préparer, modifier et réviser la correspondance et documents imprimés.
• Coordonner les tâches entre les groupes de ressources et assurer leur exécution à temps.
• Gérer les dossiers: ouvrir, classer, et restituer les documents.
• Mettre à jour les calendriers des avocats pour les réunions et échéances.
• Coordonner les déplacements et notes de frais des avocats.
• Réception courrier, télécopies, appels et triage des demandes clients.

Skills

Bilingue FR/EN

Gestion documentaire

Gestion du temps

Job description

Reconnu comme l’un des meilleurs employeurs au Canada, ce cabinet juridique est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe juridique en litige pour rejoindre son équipe de Montréal.

La personne retenue doit posséder au moins trois ans d’expérience pertinente. Il ou elle sera responsable d’appuyer les avocats dans la gestion des documents, la gestion de l’agenda et le soutien aux clients. Le poste offre un environnement de travail hybride. Les exigences linguistiques pour ce poste sont un niveau élevé d’écriture de compréhension de lecture ainsi qu'un niveau débutant de communication orale, tant en français qu’en anglais.

Responsabilités :

Documents

• Préparer, modifier, mettre en forme, imprimer, numériser et réviser la correspondance, les notes de service, les documents d’opérations importantes, les rapports, les formulaires, les étiquettes et les autres documents imprimés, par dictée, par dactylographie ou selon d’autres directives, conformément aux exigences établies.
• Coordonner et distribuer les tâches qui doivent être exécutées par différents groupes de ressources, comme les spécialistes en traitement de documents, les préposés aux adjointes juridique, les adjointes à la facturation, etc., le cas échéant, pour garantir que ces tâches sont exécutées en temps opportun.
• Effectuer la correction d’épreuves et la vérification des documents afin de s’assurer que ceux-ci sont clairs, que leur mise en forme est appropriée, et que l’orthographe et la grammaire sont exactes.

Gestion des dossiers et du temps

• Gérer les dossiers en accomplissant notamment ce qui suit : ouvrir de nouveaux dossiers; conserver les dossiers volumineux et complexes; élaborer, maintenir et utiliser un système de classement et d’extraction ordonné afin qu’il soit facile de consulter les documents papier d’archives ou les dossiers électroniques; organiser les dossiers de droit et de jurisprudence.
• Collaborer avec le service de la gestion des dossiers et les préposés aux adjointes juridiques afin de créer, de tenir et de conserver les dossiers des clients de façon appropriée.
• Mettre à jour les calendriers pour les avocats désignés, y compris leurs réunions, leurs rendez-vous, les dates d’échéance et les activités liées aux clients.

Soutien aux avocats et aux clients

• Coordonner les préparatifs de voyage des avocats, ce qui comprend la préparation des itinéraires et des notes de frais de voyage.
• Mettre régulièrement à jour les noms et les adresses des personnes-ressources dans la base de données des clients.
• Coordonner les réunions avec les clients, ce qui comprend la réservation des salles et la prise de dispositions quant aux services alimentaires ou à l’équipement audiovisuel nécessaires.

Fonctions de réception de courrier, de télécopies et d’appels téléphoniques

• Examiner et acheminer le courrier et les télécopies reçus; préparer et traiter le courrier et les télécopies à envoyer; prendre des dispositions pour obtenir des services spéciaux de courrier ou de messagerie au besoin.
• Recevoir, traiter, filtrer et diriger les appels reçus, selon les directives des avocats; répondre aux demandes de renseignement courantes et aux demandes des clients; prendre les messages au besoin.

Fonctions financières et administratives

• Aider quotidiennement à la préparation et à la réalisation des entrées de temps qui seront traitées par l’adjointe à la facturation, selon les normes du cabinet.
• Travailler avec les finances à la coordination de l’ouverture de nouveaux dossiers de clients et du lancement de nouveaux mandats (obligation de connaissance du client).
• Coordonner les activités avec le personnel des secteurs fonctionnels (services internes, marketing, etc.), au besoin.
• Fournir un soutien constant lorsque les autres adjointes sont absentes; aider les adjointes qui doivent gérer de multiples tâches et composer avec des délais serrés; travailler de manière proactive, positive et productive en tant que membre de l’équipe.

Ce poste offre un salaire selon votre expérience.

• une gamme complète d’avantages sociaux.

Vous désirez mettre à profit votre expérience et vos compétences tant techniques qu’interpersonnelles? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!