Administrative Assistant and Office Coordinator | Assistant administratif et Coordinateur de bureau

WorkJam; Montreal; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

WorkJam is seeking an Administrative Assistant and Office Coordinator to facilitate efficient office operations and enhance employee engagement. This multifaceted role requires direct support to the CEO, management of office functions, and coordination of various internal events, ensuring an organised and vibrant work environment. Ideal candidates will have solid experience supporting executives and managing office tasks with strong skills in communication and organisation.

Benefits

Competitive salary and benefits package

4 weeks’ vacation plus personal time off

Contribution to your retirement/pension plan

Flexible work environment

Generous employee referral bonus

Qualifications

• 3+ years in a similar role supporting executives.
• Experience with budget tracking and vendor management.
• Fluent in both French and English.

Responsibilities

• Provide executive-level administrative support to the CEO.
• Manage relationships with building manager and office vendors.
• Lead social committee and plan internal events.

Skills

Organizational Skills

Time Management

Communication Skills

Attention to Detail

Discretion

Education

Post-secondary degree or diploma in Business Administration or related field

Tools

Microsoft Office

Job description

WorkJam is the world’s leading digital frontline workplace, connecting the entire deskless workforce to work in perfect harmony. WorkJam solves the most common problems faced by global frontline enterprises through scheduling tools, task management, communication, and learning – all within a single app!

We’re proud of our dedicated teams who are making a difference for millions of frontline employees, which led us to be recognized as the 2024 World Future Award winner for Innovation in Workforce Management, among other accolades.

Perks of joining WorkJam:

• Competitive salary and benefits package
• 4 weeks’ vacation plus personal time off
• Contribution to your retirement/pension plan
• A flexible work environment that supports a healthy work/life balance
• Generous employee referral bonus of $4,000

At WorkJam, our core values are lead from the front, make a difference, unify, respect and include. WorkJam is a high growth global organisation with operations in North America, Europe, and Australia with our head office based in Montreal. Learn more at WorkJam.com

Summary

Your Role as Administrative Assistant and Office Coordinator:

This role combines administrative assistant responsibilities with office management and event coordination, ensuring efficient operations while building employee engagement. Reporting to the Chief of Staff, the role provides direct support to the CEO, manages daily office functions, and leads the planning and execution of internal events across the organization. This role requires to work in our Montreal office 5 days a week.

What you’ll be doing:

• Executive Assistant:
  • Provide executive-level administrative support to the CEO, including calendar management, email management, travel arrangements, and more.
  • Coordinate internal and external meetings, prepare agendas, take minutes, and ensure timely follow-ups.
  • Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
  • Draft presentations and reports as needed
• Office Management:
  • Ensure the office environment is organized, stocked, and well-functioning.
  • Manage relationships with building manager, office vendors and service providers.
  • Oversee office supplies and equipment needs, ensuring cost-effective purchasing.
  • Support onboarding logistics for new hires, including desk setup and access coordination.
• Events Coordination:
  • Prepare office management and events (in-person and virtual) budget, track spending, and evaluate event success to inform future planning.
  • Lead social committee across regions, plan and execute internal in-person and virtual events such as townhall, team-building activities, offsites, and various celebrations.
  • Work with external providers and internal cross-functional teams to support logistics, including venue selection, catering, technology setup, and event communications.
  • Oversee CSR activities (requests from employees, organize fundraising campaigns, etc.)

Long Description

What we’re looking for:

• Post-secondary degree or diploma in Business Administration, Communications, Event Management, or a related field.
• 3+ years in a similar role supporting executives and managing office or administrative functions
• Excellent organizational and time management abilities.
• Strong written and verbal communication skills.
• High attention to detail and ability to manage multiple priorities.
• Discretion and professionalism when dealing with sensitive information.
• Experience with budget tracking and vendor management.
• Positive, can-do attitude and a collaborative spirit.
• Proficient in Microsoft Office
• Fluent in both French and English

This role requires strong English skills to interact with global colleagues outside Quebec. Proficiency in both spoken and written English is essential.
We are proud to offer bilingual job opportunities to all qualified candidates.

Our job descriptions are written in both French and English to welcome French- and English-speaking talents. We encourage applications from all qualified individuals and are committed to an inclusive work environment that respects diversity.

Long Description

WorkJam est le chef de file mondial du travail numérique de première ligne, connectant l'ensemble de la main-d'œuvre sur le terrain pour travailler en parfaite harmonie. WorkJam résout les problèmes les plus courants rencontrés par les entreprises de première ligne globales grâce à des outils de planification, de gestion des tâches, de communication et d'apprentissage - le tout dans une seule application !

Nous sommes fiers de nos équipes dévouées qui font une différence pour des millions d'employés de première ligne, ce qui nous a permis d'être reconnus comme lauréat du prix pour l'innovation dans la gestion de la main-d’œuvre « 2024 World Future Award », parmi d'autres distinctions.

Avantages de rejoindre WorkJam :

• Salaire et avantages sociaux compétitifs
• 4 semaines de vacances plus congés personnels
• Cotisation à votre régime de retraite/pension
• Un environnement de travail flexible pour favoriser un équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Généreuse prime de 4 000 $ pour la recommandation d'employés

Chez WorkJam, nos valeurs fondamentales sont aller de l’avant, faire une différence, l’unification, le respect et l'inclusion. WorkJam est une entreprise internationale à forte croissance avec des opérations en Amérique du Nord, en Europe et en Australie avec notre siège social basé à Montréal. En savoir plus sur www.WorkJam.com

Votre rôle en tant qu'assistant administratif et coordinateur de bureau :
Ce poste combine des responsabilités d'assistant administratif avec la gestion du bureau et la coordination d'événements, assurant des opérations efficaces tout en renforçant l'engagement des employés. Relevant du chef de cabinet, ce poste offre un soutien direct au Président et Chef de la Direction, gère les fonctions quotidiennes du bureau et dirige la planification et l'exécution d'événements internes dans l'ensemble de l'organisation. Ce poste nécessite de travailler à notre bureau de Montréal 5 jours par semaine.

Long Description

Ce que vous ferez :

• Assistant(e) de direction :
  • Fournir un soutien administratif de haut niveau au directeur général, y compris la gestion de l'agenda, la gestion des courriels, l'organisation des voyages, etc.
  • Coordonner les réunions internes et externes, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer un suivi en temps utile.
    Maintenir la confidentialité et traiter les informations sensibles avec discrétion.
  • Rédiger des présentations et des rapports selon les besoins.

• Gestion du bureau :
  • Veiller à ce que l'environnement de travail soit organisé, approvisionné et fonctionnel.
  • Gérer les relations avec le gestionnaire du bâtiment, les fournisseurs et les prestataires de services.
  • Superviser les besoins d'équipement et de fournitures de bureau, en veillant à ce que les achats soient rentables.
  • Soutenir la logistique d'intégration des nouveaux employés, y compris l'installation du bureau et la coordination de l'accès.

• Coordination des événements :
  • Prepare office management and events (in-person and virtual) budget, track spending, and evaluate event success to inform future planning.
  • Lead social committee across regions, plan and execute internal in-person and virtual events such as townhall, team-building activities, offsites, and various celebrations.
  • Work with external providers and internal cross-functional teams to support logistics, including venue selection, catering, technology setup, and event communications.
  • Oversee CSR activities (requests from employees, organize fundraising campaigns, etc.)

Ce que nous recherchons :

• Diplôme d'études supérieures en administration des affaires, en communication, en gestion d'événements ou dans un domaine connexe.
• 3 ans ou plus dans un rôle similaire d'appui aux cadres et de gestion de bureau ou de fonctions administratives.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps.
• Solides compétences en matière de communication écrite et orale.
• Grand souci du détail et capacité à gérer des priorités multiples.
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d'informations sensibles.
• Expérience du suivi budgétaire et de la gestion des fournisseurs.
• Une attitude positive et un esprit de collaboration.
• Maîtrise de Microsoft Office
• Maîtrise du français et de l'anglais

Long Description

Ce rôle nécessite une maîtrise de l'anglais pour interagir avec des collègues internationaux en dehors du Québec. La maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est essentielle. Nous sommes fiers d’offrir des opportunités d’emploi bilingues à tous les candidats qualifiés. Nos descriptions de poste sont rédigées en français et en anglais pour accueillir les talents francophones et anglophones. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées et nous nous engageons à fournir un environnement de travail inclusif qui respecte la diversité.