Administrative Assistant, Government Relations/Assistant administratif, Relations gouvernementales

World Anti-Doping Agency; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

The World Anti-Doping Agency is seeking an Administrative Assistant for its Government Relations team in Montreal. This role involves providing comprehensive administrative support, including managing travel logistics, drafting communications, and organizing meetings. The ideal candidate will have strong organizational skills and 3-5 years of relevant experience.

Benefits

Competitive Benefits Package

Qualifications

• 3-5 years of experience as an administrative assistant.
• Exceptional organizational skills with keen attention to details.
• Proven ability to effectively prioritize tasks in fast-paced environments.

Responsibilities

• Handle travel authorizations, expense claims, and payment processing.
• Draft correspondence for internal and external communication.
• Organize and manage documents in SharePoint.

Skills

Organizational skills

Communication skills

Problem-solving abilities

Teamwork

Tools

MS Office

SharePoint

Job description

Voir la version française à la suite de la version en anglais

Administrative Assistant, Government Relations

Group: Government Relations

Reports to: Director, Government Relations

Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 20 June 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

The Administrative Assistant will play a key role in ensuring the smooth operation of the Government Relations team by providing comprehensive administrative and logistical support.

KEY RESPONSIBILITIES

• Handle travel authorizations, expense claims, reconciliations, purchase orders, and payment processing;
• Draft correspondence, including emails, letters, and memos for internal and external communication;
• Organize and manage documents in SharePoint;
• Coordinate travel arrangements and logistics for the team;
• Review or prepare PowerPoint presentations as required;
• Organize and coordinate meetings and teleconferences;
• Assist in the update of a database of government contacts using Netsuite;
• Contribute to the development/format/update PowerPoint decks, Excel spreadsheets, Word documents, etc. ensuring compliance with WADA’s branding guidelines (nominated as Brand Guardian);
• Contribute to the development of fiches for bilateral meetings by maintaining a positive flow of communication between departments to assemble relevant information;
• Contribute Government Relations meetings to an organizational meeting calendar;
• Where required, assist in administrative tasks for Government meetings (virtual and/or in-person), focusing on the logistical components;
• Perform other duties as requested by the Director, Government Relations.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• 3-5 years of experience as an administrative assistant;
• Exceptional organizational skills with keen attention to details;
• Proven ability to effectively prioritize tasks in fast-paced environments;
• Self-motivated with a strong sense of initiative and problem-solving abilities;
• Collaborative team player with excellent interpersonal and communication skills;
• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language. Additional languages are an asset;
• Experience preparing expense claims, coordinating travel, organizing meetings, updating databases and other related administrative duties;
• Proficiency with MS Office (SharePoint (considered an asset), Outlook, advanced Word, advanced Excel and advanced PowerPoint);
• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness, Excellence.

WHAT WE OFFER

• Competitive Benefits Package.

Vision:WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission:WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders.WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner.WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Assistant administratif, Relations gouvernementales

Groupe: Relations gouvernementales

Supérieur: Directeur, Relations gouvernementales

Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

Date limite de candidature: 20 juin 2025

QUI SOMMES-NOUS

L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

L'assistant administratif jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'équipe des relations gouvernementales en fournissant un soutien administratif et logistique complet.

LES RESPONSABILITÉS CLÉS

• Traiter les autorisations de voyage, les notes de frais, les rapprochements, les bons de commande et le traitement des paiements;
• Rédiger la correspondance, y compris des courriels, des lettres et des mémos pour la communication interne et externe;
• Organiser et gérer des documents dans SharePoint;
• Coordonner l'organisation des voyages et la logistique pour l'équipe;
• Réviser ou préparer des présentations PowerPoint selon les besoins;
• Organiser et coordonner des réunions et des téléconférences;
• Participer à la mise à jour d'une base de données de contacts gouvernementaux à l'aide de Netsuite;
• Contribuer au développement, au formatage et à la mise à jour des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel, des documents Word, etc. en veillant à la conformité avec les lignes directrices de l'AMA en matière d'image de marque (désigné comme gardien de l'image de marque);
• Contribuer à l'élaboration des fiches pour les réunions bilatérales en maintenant un flux de communication positive entre les départements afin de rassembler les informations pertinentes;
• Contribuer à l'inscription des réunions des relations gouvernementales au calendrier des réunions de l'organisation;
• Le cas échéant, participer aux tâches administratives liées aux réunions gouvernementales (virtuelles et/ou en personne), en se concentrant sur les aspects logistiques;
• Effectuer d'autres tâches à la demande du directeur des relations gouvernementales.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• 3 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant administratif;
• Compétences organisationnelles exceptionnelles avec une attention particulière aux détails;
• Capacité avérée à hiérarchiser efficacement les tâches dans des environnements en évolution rapide;
• Motivé et doté d'un grand sens de l'initiative et de capacités de résolution des problèmes;
• Esprit d'équipe et de collaboration, avec d'excellentes compétences interpersonnelles et de communication;
• Excellentes compétences orales et écrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l'autre langue officielle ; D'autres langues sont un atout;
• Expérience dans la préparation des notes de frais, de la coordination des voyages, de l'organisation de réunions, de la mise à jour des bases de données et d'autres tâches administratives connexes;
• Maîtrise de MS Office (SharePoint (considéré comme un atout), Outlook, Word avancé, Excel avancé et PowerPoint avancé);
• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport);
• Aligné sur les valeurs fondamentales de l’AMA : intégrité, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.
  

Vision:La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission:La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

À propos de nous:Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En décembre 2024, l’Agence emploie environ 180 employés et est représentée par 56 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.