Administrative Assistant and Office Coordinator | Assistant administratif et Coordinateur de bureau

Lerer Hippeau Ventures; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise internationale à forte croissance, spécialisée dans le travail numérique de première ligne, recherche un Assistant Administratif et Coordinateur de Bureau à Montréal. Ce rôle combine le soutien administratif et la gestion de bureau, nécessitant une interaction quotidienne avec l'équipe de direction. Vous serez responsable de la planification d'événements internes, de la coordination de réunions et de la gestion des opérations de bureau, tout en maintenant un environnement de travail efficace et dynamique. Les candidats doivent être organisés, discrets, et maîtriser le français et l'anglais.

Benefits

Salaire et avantages sociaux compétitifs

4 semaines de vacances plus congés personnels

Cotisation à votre régime de retraite/pension

Environnement de travail flexible

Prime de recommandation généreuse de 4000 $

Qualifications

• 3 ans ou plus dans un rôle d'appui aux cadres ou gestion de bureau.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités.
• Professionnalisme dans le traitement d'informations sensibles.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif de haut niveau au directeur général.
• Gérer les fonctions quotidiennes du bureau et coordonner les événements internes.
• Assurer un environnement de travail organisé et fonctionnel.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Communication écrite

Communication orale

Discrétion

Education

Diplôme d'études supérieures en administration des affaires, communication ou gestion d'événements

Tools

Microsoft Office

Job description

Administrative Assistant and Office Coordinator | Assistant administratif et Coordinateur de bureau

WorkJam est le chef de file mondial du travail numérique de première ligne, connectant l'ensemble de la main-d'œuvre sur le terrain pour travailler en parfaite harmonie. WorkJam résout les problèmes les plus courants rencontrés par les entreprises de première ligne globales grâce à des outils de planification, de gestion des tâches, de communication et d'apprentissage - le tout dans une seule application !

Nous sommes fiers de nos équipes dévouées qui font une différence pour des millions d'employés de première ligne, ce qui nous a permis d'être reconnus comme lauréat du prix pour l'innovation dans la gestion de la main-d’œuvre « 2024 World Future Award », parmi d'autres distinctions.

Avantages de rejoindre WorkJam :

• Salaire et avantages sociaux compétitifs
• 4 semaines de vacances plus congés personnels
• Cotisation à votre régime de retraite/pension
• Un environnement de travail flexible pour favoriser un équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Généreuse prime de 4 000 $ pour la recommandation d'employés

Chez WorkJam, nos valeurs fondamentales sont aller de l’avant, faire une différence, l’unification, le respect et l'inclusion. WorkJam est une entreprise internationale à forte croissance avec des opérations en Amérique du Nord, en Europe et en Australie avec notre siège social basé à Montréal. En savoir plus sur www.WorkJam.com

Votre rôle en tant qu'assistant administratif et coordinateur de bureau :
Ce poste combine des responsabilités d'assistant administratif avec la gestion du bureau et la coordination d'événements, assurant des opérations efficaces tout en renforçant l'engagement des employés. Relevant du chef de cabinet, ce poste offre un soutien direct au Président et Chef de la Direction, gère les fonctions quotidiennes du bureau et dirige la planification et l'exécution d'événements internes dans l'ensemble de l'organisation. Ce poste nécessite de travailler à notre bureau de Montréal 5 jours par semaine.

Ce que vous ferez :

• Fournir un soutien administratif de haut niveau au directeur général, y compris la gestion de l'agenda, la gestion des courriels, l'organisation des voyages, etc.
• Coordonner les réunions internes et externes, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer un suivi en temps utile.
  Maintenir la confidentialité et traiter les informations sensibles avec discrétion.
• Rédiger des présentations et des rapports selon les besoins.
• Gestion du bureau :
  • Veiller à ce que l'environnement de travail soit organisé, approvisionné et fonctionnel.
  • Gérer les relations avec le gestionnaire du bâtiment, les fournisseurs et les prestataires de services.
  • Superviser les besoins d'équipement et de fournitures de bureau, en veillant à ce que les achats soient rentables.
  • Soutenir la logistique d'intégration des nouveaux employés, y compris l'installation du bureau et la coordination de l'accès.
• Coordination des événements :
  • Prepare office management and events (in-person and virtual) budget, track spending, and evaluate event success to inform future planning.
  • Lead social committee across regions, plan and execute internal in-person and virtual events such as townhall, team-building activities, offsites, and various celebrations.
  • Work with external providers and internal cross-functional teams to support logistics, including venue selection, catering, technology setup, and event communications.
  • Oversee CSR activities (requests from employees, organize fundraising campaigns, etc.)

Ce que nous recherchons :

• Diplôme d'études supérieures en administration des affaires, en communication, en gestion d'événements ou dans un domaine connexe.
• 3 ans ou plus dans un rôle similaire d'appui aux cadres et de gestion de bureau ou de fonctions administratives.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps.
• Solides compétences en matière de communication écrite et orale.
• Grand souci du détail et capacité à gérer des priorités multiples.
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d'informations sensibles.
• Expérience du suivi budgétaire et de la gestion des fournisseurs.
• Une attitude positive et un esprit de collaboration.
• Maîtrise de Microsoft Office
• Maîtrise du français et de l'anglais

Ce rôle nécessite une maîtrise de l'anglais pour interagir avec des collègues internationaux en dehors du Québec. La maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est essentielle. Nous sommes fiers d’offrir des opportunités d’emploi bilingues à tous les candidats qualifiés. Nos descriptions de poste sont rédigées en français et en anglais pour accueillir les talents francophones et anglophones. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées et nous nous engageons à fournir un environnement de travail inclusif qui respecte la diversité.