Administrative Assistant

Beneva; Quebec; Hybrid; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid work model

Equal opportunity employer

Office environment

Job summary

Beneva, leader en assurances et services financiers, cherche un adjoint administratif pour soutenir la direction principale. Vous coordinatez les activités, assurez le suivi des dossiers et contribuez à créer un environnement de travail efficace et collaboratif.

Vous rédigerez lettres et rapports, planifierez des réunions, prendrez des notes et gérerez le calendrier du directeur. Maîtrise avancée du français et de l’anglais écrit requise; expérience 5 à 10 ans et maîtrise de Microsoft 365 et

Qualifications

• Expérience solide en office management et support dirigeant.
• Excellente maîtrise du français; anglais écrit avancé.
• Maîtrise des outils Microsoft 365 et Workday.

Responsibilities

• Rédiger des lettres, textes, tableaux et présentations à partir de notes.
• Conduire le suivi des actions des comités et convier des réunions.
• Tenir à jour l'agenda du directeur et le registre des dossiers.
• Assurer la logistique des événements de direction et le classement des documents.

Skills

MS 365

Bilingue FR/EN

Gestion documentaire

Planification et coordination

Education

Diplôme d'études collégiales en technique bureautique

Tools

Workday

Job description

Official Internal Job Title:Administrative AssistantStatus:RegularJob Description:Direction principal: Partenariats, évolution et performancePourquoi ce poste est importantJouez un rôle clé dans le succès des opérations de la direction principale.En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), tu es un partenaire incontournable pour le directeur principal. Tu assures la coordination de multiples activités, le suivi de dossiers administratifs et tu contribues à créer un environnement de travail efficace, organisé et collaboratif.T a contribution à l'équipeRédiger des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits. Concevoir certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue.Assister à des réunions d'équipe, complète le registre des suivis et des actions et voit à la planification et au suivi des divers comités. Assister à des comités, rédige les comptes rendus et voit à la planification et au suivi des divers comités. Convoquer différentes réunions internes ou externes.Saisir les factures à payer dans Workday.Tenir à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres. Assurer la logistique d’événements spéciaux de la direction. Recevoir, ouvre, trie et distribue le courrier. Concevoir des PDF cliquables et interactifs pour les conseillers aux normes.Maintenir un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service. Effectuer le classement des dossiers et documents de la direction dans le Sharepoint de l’équipe.Supporter les secrétaires des autres directions principales en cas d’absence ou de vacances.Ce qui te permet de réussirDiplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent.Minimum 5 à 10 ans d’expérience pertinente.Maîtrise des outils technologiques (Microsoft 365 et autres)Maîtrise avancée de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit et une maîtrise avancée de l'anglais écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise#LI-Hybrid#LI-JD1Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.Follow us on Instagram !@beneva.ca