Adjoint.e administrative exécutive

Telefilm Canada; Montreal (administrative region); On-site; CAD 55,000 - 90,000; Full time

Job summary

Telefilm Canada recrute une personne coordonnatrice administrative proche de la Cheffe des programmes, chargée d’organiser les voyages, de gérer l’agenda et de suivre les documents de la direction.

Le candidat doit posséder un DEC pertinent, au moins 10 années d’expérience et une excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, au niveau CBC.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales dans un domaine connexe ou équivalent.
• Minimum de 10 années d’expérience dans un rôle similaire.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, niveau CBC.

Responsibilities

• Organiser les voyages d’affaires et veiller au respect des politiques de l’organisation.
• Répondre, prioriser et déléguer après les rencontres et la gestion des courriels; archivage de l’information.
• Gérer quotidiennement l’agenda en toute confidentialité et assurer le respect des engagements.
• Préparer et remettre les documents (rapports, présentations, ordres du jour, procès-verbaux, notes de réunion) et assurer la mise en forme et les traductions.
• Assurer la qualité linguistique et orthographique des documents en deux langues officielles.

Skills

Gestion d'agenda

Planification voyages

Rédaction bilingue

Archivage et traduction

Education

DEC dans un domaine connexe

Tools

MS Office

Excel

PowerPoint

Job description

VOTRE RÔLE

Relevant de la Cheffe des programmes, la personne titulaire du poste joue un rôle central dans la coordination des activités de la direction. Partenaire proactive et point de contact privilégié, elle collabore étroitement avec les hauts dirigeants, les vice-présidents, les membres de l’équipe ainsi que les parties prenantes internes et externes. Elle veille à la circulation fluide de l’information et facilite la coordination des besoins, des procédures, des initiatives, des changements, des urgences et des priorités à l’échelle de l’organisation. Les principales responsabilités sont les suivantes:

• Organiser les voyages d’affaires de la Cheffe des programmes de façon efficiente et sécuritaire, dans le respect des politiques de l’organisation.
• Répondre et aider à la priorisation, coordination et délégation suivant les rencontres virtuelles, appels et gestion des courriels incluant l’archivage de l’information;
• Gérer quotidiennement l’agenda de la Cheffe des programmes, en toute confidentialité, pour assurer sa gestion du temps et des priorités afin de rencontrer les engagements;
• Coordonner la préparation et la remise, dans les délais prescrits, de divers documents, notamment des rapports de toute nature, y compris des rapports financiers, des présentations, des ordres du jour, des procès-verbaux et des notes de réunion; rédiger ces documents ou participer à leur rédaction, les mettre à jour au besoin, en assurer la mise en forme et effectuer le suivi des traductions requises;
• S’assurer de la qualité linguistique, grammaticale et de l’orthographe des documents à remettre et effectuer les corrections lorsque requis dans les deux langues officielles.

EXIGENCES

• Diplôme d’études collégiales dans un domaine connexe ou toute autre combinaison d’expérience équivalente et pertinente;
• Détenir un minimum de dix (10) années d’expérience dans un rôle similaire
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, de niveau CBC.