ADJOINTE EXÉCUTIVE BILINGUE

TOTEM talent recruiter; Montreal; On-site; CAD 55,000 - 77,000; Full time

Job summary

Totem talent recruiter recherche une Adjointe exécutive pour assurer un soutien de haut niveau auprès de plusieurs associés. Vous gérerez les agendas complexes, organiserez les réunions et les déplacements, et préparerez les dossiers.

Le profil requiert 5 à 10 ans d'expérience en soutien exécutif, un intérêt pour le secteur financier et un bilinguisme FR/EN obligatoire, à l’oral comme à l’écrit. Vous ferez preuve de dynamisme et d’une grande capacité d’organisation.

Qualifications

• 5 à 10 ans d’expérience en soutien exécutif, idéalement auprès de dirigeants ou dans un environnement exigeant.
• Intérêt marqué pour le secteur financier.
• Bilinguisme français/anglais obligatoire, à l’oral comme à l’écrit.
• Personnalité dynamique, professionnelle et proactive.
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.

Responsibilities

• Gérer et coordonner les agendas complexes.
• Organiser les réunions, déplacements professionnels et voyages.
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers et documents.
• Réviser, corriger et mettre en forme différents documents et présentations.
• Gérer les comptes de dépenses, factures et suivis administratifs.
• Assurer la gestion documentaire, le classement et le suivi des dossiers confidentiels.
• Effectuer le suivi des courriels, demandes et échéanciers.
• Coordonner certaines communications avec les partenaires, clients et intervenants externes.
• Offrir un support quotidien, avec une approche proactive et orientée solutions.
• Participer à différents projets spéciaux et tâches administratives selon les besoins.

Skills

Expérience en soutien exécutif

Bilinguisme FR/EN

Organisation et gestion des priorités

Maîtrise Outlook/Word/Excel

Proactivité

Tools

CONCUR

Job description

Notre client, une firme d’investissement, recherche une Adjointe exécutive afin d’assurer un soutien de haut niveau auprès de plusieurs associés.

Vos responsabilités

• Gérer et coordonner les agendas complexes;
• Organiser les réunions, déplacements professionnels et voyages;
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers et documents;
• Réviser, corriger et mettre en forme différents documents et présentations;
• Gérer les comptes de dépenses, factures et suivis administratifs;
• Assurer la gestion documentaire, le classement et le suivi des dossiers confidentiels;
• Effectuer le suivi des courriels, demandes et échéanciers;
• Coordonner certaines communications avec les partenaires, clients et intervenants externes;
• Offrir un support quotidien, avec une approche proactive et orientée solutions;
• Participer à différents projets spéciaux et tâches administratives selon les besoins.

Profil recherché

• 5 à 10 ans d'expérience en soutien exécutif, idéalement auprès de dirigeants ou dans un environnement professionnel exigeant;
• Intérêt marqué pour le secteur financier
• Bilinguisme français/anglais OBLIGATOIRE, à l'oral comme à l'écrit, puisque vous serez en contact avec une clientèle internationale;
• Personnalité dynamique, professionnelle et proactive;
• Excellente organisation et grande capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Très grande aisance avec les logiciels et outils technologiques;
• Maîtrise de CONCUR Microsoft Office, notamment Outlook, Word et Excel;
• À l'aise avec la gestion des comptes de dépenses, factures, suivis et outils administratifs;
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et souci du détail;
• Discrétion, jugement professionnel et capacité à traiter des informations confidentielles;