Adjointe de direction

Espaces Lokalia; Beloeil; On-site; CAD 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux complets

Télémédecine

Aide aux employés

Compte santé et mieux‑être

Journées maladie / obligations familr

Formations continues

Stationnement sur place avec bornes de

Job summary

Espaces Lokalia recherche une adjointe de direction pour soutenir la vice‑présidente et coordonner les activités du département au bureau de Beloeil. Vous collaborerez avec une équipe qualifiée et les propriétaires de l’organisation.

Vous gèrerez les tâches administratives quotidiennes, préparerez des présentations et assurerez la liaison entre services et clients externes. Poste exige 3–5 ans d’expérience, maîtrise avancée des outils bureautiques et le français parfait avec un bon anglais.

Qualifications

• Diplôme d’études postsecondaires en administration, bureautique ou secrétariat.
• Expérience de 3 à 5 ans dans un rôle administratif ou de soutien à la direction.
• Maîtrise Outlook, Excel et Word; bonne connaissance des bases de données et Internet.
• Excellente maîtrise du français et bon niveau d’anglais (oral et écrit).
• Organisée, proactive et capable de gérer plusieurs dossiers et priorités.

Responsibilities

• Gérer quotidiennement le bureau: appels, courriels, courrier et agendas de la vice‑présidente.
• Assurer une communication interne et externe et transmettre rapidement les messages.
• Concevoir et préparer des présentations professionnelles avec PowerPoint.
• Coordonner les activités entre services et avec les clients externes, suivre dossiers et échéances.
• Préparer et assurer la qualité des documents (rapports, contrats, gabarits).
• Organiser et maintenir bases de données et archives, en protégeant la confidentialité.
• Soutien administratif aux projets de gestion immobilière et coordination des travaux.
• Gérer les stocks de fournitures et suivre dépenses et budgets.

Skills

Organisation

Autonomie

Bilingue (français/anglais)

Gestion des priorités

Rigueur

Souci du détail

Capacité d’adaptation

Education

Diplôme d’études postsecondaires en administration, bureautique ou secrétariat

Tools

Outlook

Excel

Word

Traitement de texte

Tableurs

Bases de données

Internet

Job description

Tu es une personne organisée, proactive et tu aimes être au cœur de l’action? En tant qu’adjointe de direction, tu soutiendras directement la vice‑présidente dans la coordination des activités du département et tu collaboreras étroitement avec une équipe qualifiée ainsi qu’avec les propriétaires de l’organisation.

Ton rôle va bien au‑delà des tâches administratives traditionnelles : tu occupes une place centrale dans l’organisation et le suivi de dossiers variés et tu contribues activement aux projets de l’entreprise.

Ce poste s’adresse à une personne ayant de l’expérience comme adjointe de direction et souhaitant se spécialiser dans le domaine de l’immobilier, au sein d’une entreprise en pleine croissance œuvrant depuis 33 ans dans le secteur, où les valeurs humaines occupent une place centrale.

Le poste est basé au bureau chef d’Espaces Lokalia à Beloeil et relève directement de la vice‑présidente.

• Assurer la gestion administrative quotidienne du bureau, incluant la gestion des appels téléphoniques, des courriels et du courrier postal ainsi que l’organisation des réunions et des rendez‑vous de la vice‑présidente;
• Assurer une communication interne et externe de manière efficace : répondre aux demandes d’information, assurer les suivis requis et transmettre les messages dans les meilleurs délais par téléphone, par écrit ou par voie électronique;
• Concevoir et préparer des présentations professionnelles à l’aide d’outils tels que PowerPoint en assurant la mise en page, la cohérence visuelle et la clarté du contenu;
• Coordonner les activités entre les différents services de l’entreprise et avec les clients externes, tout en assurant le suivi des dossiers et des échéances importantes;
• Préparer, mettre en forme et assurer la qualité des documents produits (rapports, présentations, gabarits, contrats et lettres), tout en veillant à leur conformité;
• Organiser et maintenir à jour les bases de données, les fichiers et les archives de l’entreprise, en assurant la confidentialité des informations sensibles;
• Apporter un soutien administratif aux projets de gestion immobilière et participer à la coordination des travaux ainsi qu’aux communications avec les parties prenantes;
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, effectuer les commandes nécessaires (incluant les vêtements et la papeterie pour les employés) et assurer le suivi des dépenses et des budgets alloués;
• Assister la vice‑présidente dans la collecte et, au besoin, la compilation des données pour des projets spéciaux;
• Effectuer toute autre tâche connexe.
• Diplôme d’études postsecondaires en administration, bureautique ou secrétariat
• Expérience de 3 à 5 ans dans un rôle administratif ou de soutien à la direction;
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment Outlook, Excel, Word, logiciels de traitement de texte, tableurs, chiffriers, bases de données et Internet;
• Excellente maîtrise du français et bon niveau d’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Très bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités;
• Rigueur et souci du détail dans un contexte où la précision est essentielle;
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et exigeant;
• Facilité d’apprentissage et d’intégration rapide;
• Forte autonomie et capacité à trouver des solutions lors d’enjeu.
• Salaire compétitif + boni + révision salariale annuelle;
• Avantages sociaux complets (assurance vie, invalidité longue durée, médicale, juridique, voyage, maladie grave) après 3 mois;
• Accès à la télémédecine;
• Programme d’aide aux employés;
• Compte santé et mieux-être;
• Journées maladie / obligations familiales;
• Formations continues et développement professionnel;
• Horaire de 37.5h/semaine, du lundi au vendredi avec des petits vendredis (terminer à 15h ou même 13h de juin à septembre);
• Stationnement sur place avec bornes de chargement électrique;
• Initiatives zéro tracas : Changement de pneus et camp de jour offert pendant la semaine relâche et à la fin de l’été.

Envie d’un rôle stable, valorisant et humain, sans sacrifier ta vie personnelle?