Assistant direction

Développement Vaudreuil-Soulanges; Montérégie; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régime de retraite

Environnement stimulant

Job summary

Développement Vaudreuil-Soulanges recherche une personne de confiance pour assurer la coordination administrative de la direction générale et le soutien à la gouvernance.

Vous gérerez l’agenda, la correspondance, les documents officiels et les relations avec les partenaires; vous superviserez SharePoint et les outils Microsoft 365; vous serez amené(e) à travailler en contexte ONG/municipal.

Ce poste permanent à temps plein offre une rémunération compétitive et des avantages collectifs.

Qualifications

• DEC en bureautique ou administration; combinaison pertinente de scolarité et d’expérience sera considérée.
• Minimum de cinq (5) années d’expérience en soutien à la haute direction, idéalement en contexte d’OBNL, municipal ou paramunicipal.
• Discrétion exemplaire et respect rigoureux de la confidentialité.
• Excellente maîtrise du français écrit; anglais fonctionnel.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) et de SharePoint (arborescence, classement, droits d’accès, archivage).
• Aisance démontrée avec les outils d’intelligence artificielle pour le travail administratif.
• Aisance à consulter et naviguer dans des tableaux de bord (Power BI) est un atout.
• Connaissance du fonctionnement d’un conseil d’administration; autonomie, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers de front.

Responsibilities

• Gérer l’agenda, la correspondance et les priorités de la directrice générale;
• Produire, réviser et mettre en page documents, présentations et communications officielles, ainsi que des correspondances urgentes, complexes et confidentielles;
• Assurer le volet administratif du CA, du CE, de l’AGA et du CA de Montérégie Économique : convocations, ordres du jour, prise de notes, procès-verbaux, extraits de résolutions et suivi des décisions;
• Accueillir les nouveaux employés, présenter les avantages sociaux et agir comme agent de liaison avec les fournisseurs;
• Préparer les demandes de subventions salariales et assurer le suivi des vacances et banques de temps;
• Assurer la gestion documentaire de l’organisation dans SharePoint et le calendrier de conservation;
• Contribuer à l’optimisation des processus administratifs à l’aide des outils d’intelligence artificielle.

Skills

Discrétion

Maîtrise du français écrit

Anglais fonctionnel

Education

DEC en bureautique ou administration

Tools

Microsoft 365 Suite

SharePoint

Power BI

Job description

Organisme délégataire de développement économique de la MRC de Vaudreuil-Soulanges, DEV accompagne depuis plus de 40 ans les entreprises et les municipalités de la région dans leurs projets de croissance, d’innovation et de vitalité économique. Relevant de la directrice générale, vous êtes la personne de confiance qui assure la coordination administrative de la direction générale, le soutien à la gouvernance et certaines fonctions liées aux ressources humaines. Vous traitez quotidiennement des informations confidentielles et stratégiques : votre discrétion et votre jugement sont irréprochables.

Vos responsabilités

• Gérer l’agenda, la correspondance et les priorités de la directrice générale;
• Produire, réviser et mettre en page documents, présentations et communications officielles, ainsi que des correspondances urgentes, complexes et confidentielles;
• Assurer le volet administratif du CA, du CE, de l’AGA et du CA de Montérégie Économique : convocations, ordres du jour, prise de notes, procès-verbaux, extraits de résolutions et suivi des décisions;
• Accueillir les nouveaux employés, présenter les avantages sociaux et agir comme agent de liaison avec les fournisseurs (assurances collectives, régime de retraite);
• Préparer les demandes de subventions salariales, notamment Emplois d’été Canada, et assurer le suivi des vacances et banques de temps;
• Assurer la gestion documentaire de l’organisation dans SharePoint (arborescence, classement, droits d’accès, archivage), ainsi que le calendrier de conservation;
• Contribuer à l’optimisation des processus administratifs à l’aide des outils d’intelligence artificielle.

Le profil recherché

• DEC en bureautique, en administration ou dans un domaine pertinent (toute combinaison pertinente de scolarité et d’expérience sera considérée);
• Minimum de cinq (5) années d’expérience en soutien à la haute direction, idéalement en contexte d’OBNL, municipal ou paramunicipal;
• Discrétion exemplaire et respect rigoureux de la confidentialité;
• Excellente maîtrise du français écrit; anglais fonctionnel;
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) et de SharePoint (arborescence, classement, droits d’accès, archivage);
• Aisance démontrée avec les outils d’intelligence artificielle pour le travail administratif;
• Aisance à consulter et naviguer dans des tableaux de bord (Power BI) est un atout;
• Connaissance du fonctionnement d’un conseil d’administration; autonomie, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers de front.

Ce que nous offrons

• Poste permanent à temps plein (35 h/sem.);
• Rémunération concurrentielle;
• Assurances collectives et régime de retraite;
• Environnement stimulant au cœur du développement économique régional.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. DEV souscrit aux principes d’égalité en emploi.