Adjoint(e) de direction

Espaces Lokalia; Beloeil; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonification

Assurance santé et voyages

Programme d’aide aux employés

Télémedecine

Horaires flexibles

Stationnement sur site

Job summary

Espaces Lokalia, Beloeil, recherche une adjointe de direction organisée et proactive pour appuyer la vice‑présidente et coordonner les activités du département immobilier.

Vous gérerez l’administration du bureau, assurerez les communications et préparerez des présentations, avec des outils comme Outlook, Excel et PowerPoint. Le poste offre un cadre humain et des perspectives d’évolution.

Qualifications

• Diplôme d’études postsecondaires en administration, bureautique ou secrétariat.
• 3 à 5 ans d’expérience en soutien à la direction.
• Maîtrise avancée d’Outlook, Excel et Word.
• Maîtrise du français et bon anglais.
• Bonnes capacités organisationnelles et gestion des priorités.
• Autonomie et sens pratique dans un environnement dynamique.

Responsibilities

• Gestion administrative quotidienne du bureau et organisation des réunions.
• Assurer communication interne et externe et transmissions rapides.
• Concevoir et préparer des présentations avec PowerPoint.
• Coordonner les activités entre services et clients externes et suivre les échéances.
• Préparer et assurer la qualité des documents (rapports, gabarits, contrats).
• Gérer bases de données, fichiers et archives en toute confidentialité.
• Soutien administratif aux projets de gestion immobilière et coordination des travaux.
• Gérer les stocks de fournitures et le budget alloué.
• Aider la vice-présidente dans la collecte de données pour projets spéciaux.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Skills

Outlook

Excel

Word

Français courant

Anglais professionnel

Education

Diplôme d’études postsecondaires en administration, bureautique ou secrétariat

Job description

Adjoint(e) de direction

TON RÔLE CHEZ ESPACES LOKALIA

Tu es une personne organisée, proactive et tu aimes être au cœur de l’action ? En tant qu’adjointe de direction, tu soutiendras directement la vice‑présidente dans la coordination des activités du département et tu collaboreras étroitement avec une équipe qualifiée ainsi qu’avec les propriétaires de l’organisation.

Ton rôle va bien au‑delà des tâches administratives traditionnelles : tu occupes une place centrale dans l’organisation et le suivi de dossiers variés et tu contribues activement aux projets de l’entreprise.

Ce poste s’adresse à une personne ayant de l’expérience comme adjointe de direction et souhaitant se spécialiser dans le domaine de l’immobilier, au sein d’une entreprise en pleine croissance œuvrant depuis 33 ans dans le secteur, où les valeurs humaines occupent une place centrale.

Le poste est basé au bureau chef d’Espaces Lokalia à Beloeil et relève directement de la vice‑présidente.

CE QUE TU FERAS AU QUOTIDIEN

• Assurer la gestion administrative quotidienne du bureau, incluant la gestion des appels téléphoniques, des courriels et du courrier postal ainsi que l’organisation des réunions et des rendez‑vous de la vice‑présidente;
• Assurer une communication interne et externe de manière efficace : répondre aux demandes d’information, assurer les suivis requis et transmettre les messages dans les meilleurs délais par téléphone, par écrit ou par voie électronique;
• Concevoir et préparer des présentations professionnelles à l’aide d’outils tels que PowerPoint en assurant la mise en page, la cohérence visuelle et la clarté du contenu;
• Coordonner les activités entre les différents services de l’entreprise et avec les clients externes, tout en assurant le suivi des dossiers et des échéances importantes;
• Préparer, mettre en forme et assurer la qualité des documents produits (rapports, présentations, gabarits, contrats et lettres), tout en veillant à leur conformité;
• Organiser et maintenir à jour les bases de données, les fichiers et les archives de l’entreprise, en assurant la confidentialité des informations sensibles;
• Apporter un soutien administratif aux projets de gestion immobilière et participer à la coordination des travaux ainsi qu’aux communications avec les parties prenantes;
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, effectuer les commandes nécessaires (incluant les vêtements et la papeterie pour les employés) et assurer le suivi des dépenses et des budgets alloués;
• Assister la vice‑présidente dans la collecte et, au besoin, la compilation des données pour des projets spéciaux;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

LE PROFIL QU’ON RECHERCHE

• Diplôme d’études postsecondaires en administration, bureautique ou secrétariat
• Expérience de 3 à 5 ans dans un rôle administratif ou de soutien à la direction;
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment Outlook, Excel, Word, logiciels de traitement de texte, tableurs, chiffriers, bases de données et Internet;
• Excellente maîtrise du français et bon niveau d’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Très bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités;
• Rigueur et souci du détail dans un contexte où la précision est essentielle;
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et exigeant;Facilité d’apprentissage et d’intégration rapide;
• Forte autonomie et capacité à trouver des solutions lors d’enjeu.

CE QU’ON T’OFFRE (ET QUI FAIT LA DIFFÉRENCE)

• Salaire compétitif + boni + révision salariale annuelle;
• Avantages sociaux complets (assurance vie, invalidité longue durée, médicale, juridique, voyage, maladie grave) après 3 mois;
• Accès à la télémédecine;
• Programme d’aide aux employés;
• Compte santé et mieux-être;
• Journées maladie / obligations familiales;
• Possibilités réelles d’avancement;
• Formations continues et développement professionnel;
• Horaire de 37.5h/semaine, du lundi au vendredi avec des petits vendredis (terminer à 15h ou même 13h de juin à septembre);
• Horaire flexible;
• Stationnement sur place avec bornes de chargement électrique;
• Initiatives zéro tracas : Changement de pneus et camp de jour offert pendant la semaine relâche et à la fin de l’été.

Le genre masculin est employé dans ce document uniquement pour en simplifier la rédaction et la lecture. Il s’applique indistinctement à toutes les personnes visées.

Envie d’un rôle stable, valorisant et humain, sans sacrifier ta vie personnelle?