Adjoint·te administratif ·ive, Pratiques d'affaires

Englobe; Laval (administrative region); On-site; CAD 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles

Mode de travail hybride et flexible

Assurance collective

Job summary

Englobe recherche une adjoint(e) en pratiques d’affaires pour un poste à temps plein, sur place, au bureau de Laval. Vous rejoindrez une équipe dynamique et participerez à la gestion administrative, l’accueil, la coordination et le soutien opérationnel.

Profil recherché: DEC/BEP en administration, 3 ans d’expérience, maîtrise avancée de MS Office, bilingue français/anglais souhaité; sens de l’éthique et capacité à travailler en équipe.

Qualifications

• Minimum de 3 ans d’expérience en soutien administratif.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; l’anglais est un atout.

Responsibilities

• Réaliser les tâches de réceptionniste pour le bureau de Laval (accueil, appels, courrier).
• Participer à l’inspection de bâtiments et à la gestion des trousses de premiers soins.
• Maintenir les installations et acheminer les demandes d’intervention au responsable du bâtiment.
• Supporter l’équipe de gestion des bâtiments (copies de clés, commandes de matériel).
• Gérer les fournitures de bureau et les inventaires; organiser les espaces partagés et les salles de conférences.
• Organiser des initiatives internes et des événements favorisant l’engagement.
• Accompagner l’intégration des nouveaux employés et les changements de statut.

Skills

Maîtrise MS Office

Français excellent

Anglais courant

Gestion multitâches

Esprit d'équipe

Autonomie

Adaptabilité

Relations interpersonnelles

Education

DEC bureautique

DEP secrétariat

Diplôme en administration

Tools

Logiciels de gestion

IA/Copilot

Job description

Votre mission

Vous jouerez un rôle important dans une équipe dynamique et passionnée en collaborant sur des projets variés de toute taille et envergure dans les marchés de l’environnement, des énergies renouvelables, de l’hydroélectricité, des transports, des matériaux, des bâtiments, et des changements climatiques. L’audace, l’innovation et la collaboration font partie intégrante de nos opérations et de votre futur quotidien.

Englobe - Qui nous sommes

Chez Englobe, notre rigueur s'accompagne d'une attention sincère à l'égard de nos collègues, de nos clients, de nos communautés et de l'environnement. Nous nous engageons à faire une réelle différence, un projet à la fois, et à avoir un impact positif et durable. Nous abordons notre travail avec des perspectives nouvelles, en nous appuyant sur la collaboration et la diversité des voix. Dotés d'un esprit entrepreneurial, nous renforçons les moyens d'action de nos clients et des communautés, avec audace et optimiste. Nous sommes déterminés à laisser un héritage durable aux générations à venir.

Ça vous parle? Si oui – lisez la suite!

Nous sommes à la recherche d'une ajointe en pratiques d'affaires pour combler un poste à temps plein, en présentiel, à notre bureau de Laval.

Vous êtes une personne positive, débrouillarde et engagée? Vous aimez travailler en équipe, relever différents défis et entretenir de bonnes relations avec les gens? Nous souhaitons accueillir une personne reconnue pour son approche humaine, sa polyvalence et son solide sens de l’éthique professionnelle.

Vos principales responsabilités

• Réaliser les tâches de réceptionniste pour le bureau de Laval (accueil, prise d’appels, livraisons, colis, courrier interne et autres).
• Participer à la réalisation des inspections de bâtiments, d'extincteurs et gestion des trousses de premiers soins.
• Participer au maintien des installations en bon état, capter les demandes d’intervention correctives et les acheminer au responsable du bâtiment.
• Supporter l’équipe de gestion des bâtiments (demandes de copies de clés, commande de matériels, vignettes pour les camions).
• Assurer l’approvisionnement en fournitures de bureau, en papeterie et en équipement informatique, ainsi que le suivi et la gestion des inventaires.
• Faire la gestion des espaces partagés du bureau (machine à café, réservation des salles de conférences et gestion des bureaux partagés).
• Participer à la planification, à la coordination et au déploiement d’initiatives corporatives, d’événements internes et d’activités sociales favorisant l’engagement, la mobilisation et le rayonnement de l’organisation.
• Participer au processus d'intégration des nouveaux employés, des changements de statut et des départs.
• Tenir à jour le registre de formation et la matrice de compétences.
• Assister les gestionnaires dans les activités quotidiennes opérationnelles et administratives (cueillette d'informations, organigrammes, listes, tableaux des présences, suivis, priorisation des courriels et des dossiers).
• Rédiger, produire, mettre en forme des documents (lettres, communications internes, tableaux, rapports, présentations, etc.).
• Réaliser et mettre à jour des gabarits, des aides à la tâche, des procédures et des méthodes ainsi que du transfert de données à la demande des gestionnaires.
• Réaliser le suivi mensuel de certaines activités clés en santé et sécurité et qualité.
• Toutes autres tâches jugées pertinentes au poste.

Ce qui vous rend unique

• DEC en bureautique ou DEP en secrétariat ou diplôme pertinent en administration.
• Minimum de 3 ans d’expérience en soutien administratif.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit).
• Maîtrise de l'anglais (oral et écrit).
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.
• Capacité à respecter les procédures internes.
• Maîtrise des outils informatiques, dont les logiciels de gestion et les solutions d’intelligence artificielle (ex. Copilot), avec capacité à en tirer des gains d’efficacité.
• Excellente capacité à développer et à maintenir des relations interpersonnelles positives et harmonieuses en milieu de travail.
• Personnalité polyvalente faisant preuve d’un fort esprit d’équipe, d’initiative et d’autonomie.
• Aptitude à s’adapter à différents contextes et à collaborer efficacement avec divers intervenants.

Ce qui rend Englobe unique

Dès le premier jour, vous bénéficierez des avantages suivants:

• Une réelle flexibilité;
• De multiples possibilités de croissance professionnelle, développement des compétences.
• Un service de télémédecine gratuit.
• Des horaires flexibles et la possibilité de comprimer vos heures de travail.
• Un mode de travail hybride et flexible.
• Une gamme complète d’avantages sociaux (comprenant une assurance collective à frais partagés et un REER collectif).
• Un programme confidentiel d’aide aux employés pour vous et votre famille.

Des outils d'intelligence artificielle peuvent être utilisés pour la présélection ou la sélection des candidatures à ce poste.