Adjointe administrative principale -Présidence et Direction générale

Randstad; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 65,000 - 82,000; Full time

Benefits offered by this job

Poste permanent

Prime de rendement

Vacances 4 semaines

Assurance collective

Régime de retraite

Formation et croissance

Soins de santé virtuels 24/7

Congé familial payé

Soutien à la famille

Hybride travail

Job summary

Randstad Canada recherche un adjoint administratif principal pour soutenir le Bureau de la présidente et cheffe de la direction, gérer des agendas complexes, la logistique des déplacements et les communications avec les parties prenantes.

Ce poste permanent à temps plein propose un modèle de travail hybride (4 jours au bureau et 1 jour télétravail), requiert le bilinguisme français/anglais et une excellente maîtrise de Microsoft 365 ainsi que des outils de voyage comme Concur.

Qualifications

• Excellentes compétences écrites et orales en français et en anglais.
• Diplôme de baccalauréat ou équivalent apprécié.
• 5+ ans d'expérience dans un rôle similaire, idéalement dans les services professionnels.

Responsibilities

• Soutenir le chef de cabinet adjoint et l'adjointe exécutive pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes du Bureau de la présidente et du CEO.
• Gérer les agendas complexes et la logistique des déplacements.
• Assurer les communications à haut niveau avec les parties prenantes.
• Coordonner les réunions, les déplacements et les itinéraires en respectant les politiques internes.
• Préparer et traiter les dépenses et les documents administratifs.
• Maintenir les bases de données et servir de point de contact interne et externe.

Skills

Anglais et Français

Gestion d'agenda

Relations interpersonnelles

Planification d'événements

Logistique et déplacements

Education

Baccalauréat

Tools

Microsoft 365

Concur

Gestion des voyages

Job description

Êtes-vous un(e) professionnel(le) de l'administration d'expérience à la recherche d'un rôle de premier plan dans le secteur de la gestion de placements?

Êtes-vous une personne proactive, discrète et agile qui s'épanouit en soutenant la haute direction dans un environnement d'entreprise dynamique?

Relevant directement de la direction du bureau, vous jouerez un rôle critique dans la gestion des opérations quotidiennes du Bureau de la présidente et cheffe de la direction, en assurant la gestion complexe des agendas, la logistique des déplacements de la direction et les communications à haut niveau avec les parties prenantes.

Sériez-vous intéressé(e) à contribuer au bon fonctionnement d'un bureau de haute direction en tant qu'adjoint(e) administratif(ve) principal(e)?

Si oui, cette opportunité pourrait être pour vous!

Avantages

• Poste permanent à temps plein
• Régime de prime de rendement
• 4 semaines de vacances payées, 5 jours personnels dès le jour 1, et vendredis après-midi d'été libérés
• Régimes d'assurance collective complets effectifs dès votre première journée
• Régime de retraite d'entreprise très compétitif
• Investissement dans le développement professionnel, la formation et la croissance de carrière
• Accès illimité 24/7 à des services de soins de santé virtuels et des ressources de bien-être
• Politique de congé familial payé inclusive : jusqu'à 26 semaines pour le parent principal et 5 semaines pour le parent secondaire
• Soutien personnalisé à la création d'une famille et aide financière, de la préconception à la ménopause
• Modèle de travail hybride, 4 jours au bureau et un jour en télétravail

Responsabilités

• Appuyer le chef de cabinet adjoint et l'adjointe exécutive pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes du Bureau de la présidente et cheffe de la direction ainsi que de l'équipe Culture et développement de l'entreprise
• Agir à titre de contact principal(e) pour les demandes personnelles de la présidente, notamment la gestion des commandes de repas, pauses café et besoins logistiques quotidiens.
• Participer à la gestion d'agendas complexes, de réunions et de priorités pour la cheffe de la direction, le Bureau de la présidente et l'équipe Culture et développement
• Effectuer le tri des agendas et coordonner les réunions avec les partenaires externes, les parties prenantes internes et les membres de la direction, incluant la logistique et les suivis
• Coordonner l'organisation des déplacements et des itinéraires pour les responsables et les membres de l'équipe assignés, en conformité avec les politiques internes
• Assurer le remplacement de l'adjointe exécutive du Bureau de la présidente et de l'équipe Culture et développement lors de ses absences
• Maintenir à jour les bases de données de contacts et veiller à l'exactitude des informations dans DealCloud
• Agir à titre de point de contact avec les parties prenantes internes et externes, en répondant aux appels et aux courriels de manière appropriée
• Préparer, traiter et valider en temps opportun les comptes de dépenses, factures, approbations, soumissions de conformité et déclarations de cadeaux
• Bâtir et entretenir un réseau interne solide afin de faire progresser les dossiers, résoudre les problèmes efficacement et travailler de manière autonome
• Veiller à ce que les demandes d'action ou d'information soient acheminées aux bons membres de l'équipe et fassent l'objet d'un suivi rigoureux
• Soutenir l'organisation d'événements et appuyer l'équipe lors de demandes ponctuelles (ad hoc) pour faciliter le bon fonctionnement du service

Qualifications

• Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais
• Baccalauréat (un atout)
• Minimum de cinq (5) ans d'expérience pertinente dans un poste similaire, de préférence dans le secteur financier ou des services professionnels
• Haut niveau de professionnalisme, de diplomatie et de discrétion
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive); expérience avec Concur et les systèmes de gestion de voyages (un atout)
• Expérience concrète en relecture et en révision de documents
• Fortes aptitudes pour la collaboration et capacité à établir des relations de confiance avec les équipes internes, la haute direction, les partenaires externes et les collègues administratifs
• Excellent sens du service à la clientèle et capacité à répondre rapidement et efficacement aux demandes imprévues
• Solides compétences en résolution de problèmes avec une approche axée sur les solutions pour identifier, analyser et escalader les enjeux de manière appropriée
• Grande précision et souci du détail lors du traitement d'informations complexes
• Sens de l'organisation exceptionnel avec la capacité de gérer les priorités et de mener de front plusieurs tâches simultanément
• Capacité à apprendre rapidement et à s'adapter aux nouvelles technologies ainsi qu'aux systèmes internes

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.

Exigences linguistiques

• communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
• travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [e-mail] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.