Adjointe administrative

Howmet Aerospace; Laval (administrative region); On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Howmet Aerospace Laval recherche un adjoint administratif polyvalent pour assurer l’accueil des visiteurs, la gestion du courrier et le soutien des RH. Le poste implique la rédaction de descriptions de postes, des entretiens téléphoniques et l’intégration des nouveaux employés dans un environnement industriel.

Une excellente maîtrise de MS Office et Outlook est requise, ainsi qu’une aisance avec les outils informatiques et les systèmes téléphoniques.

Qualifications

• Bilinguisme exigé (français et anglais).
• Maîtrise avancée de MS Office et Outlook pour la planification et les réunions.
• Aisance avec les outils informatiques et périphériques (imprimantes, scanners, etc.).
• Support au recrutement: publications d’annonces, pré-sélection, rendez-vous.
• Capacité de rédaction professionnelle pour demandes et courriers internes/externes.

Responsibilities

• Accueil des visiteurs et tenue du registre.
• Répondre aux appels entrants et filtrer les appels.
• Réaliser des réquisitions pour l’équipe production (Oracle).
• Gérer courrier et emails, préparer documents pour envoi.
• Traduction de présentations et formations internes.
• Établir et maintenir un système de classement.
• Gérer inventaire et approvisionnement des fournitures de bureau et des articles promotionnels.
• Soutien administratif aux services, principalement les RH.
• Rédaction et publication de descriptions de postes, entretiens téléphoniques, intégration des nouveaux employés.
• Création et suivi des cartes d’accès et saisie des données pour la formation.
• Organisation d’activités corporatives et filtrage des visites.
• Respecter les valeurs éthiques et les programmes HSE.

Skills

Bilinguisme essentiel

MS Office/Outlook

Réseau informatique et périphériques

Soutien recrutement

Rédaction professionnelle

Accueil physique et téléphonique

Discrétion et autonomie

Tools

Outlook

TEAMS

Imprimantes/Scanner

Systèmes téléphoniques

Kantech cartes d’accès

Job description

• Assurer l’accueil des visiteurs et tenir le registre à jour (MK Descartes)
• Répondre aux appels entrants
• Effectuer des réquisitions à la demande de l’équipe de production (Oracle)
• Traiter le courrier et les courriels entrants et sortants et préparer les documents pour l’envoi postal (poste régulière, envois par messagers)
• Effectuer de la traduction pour des présentations et des formations à l’interne
• Établir et maintenir un système de classement efficace
• Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau
• Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des articles promotionnels (faire des recherches et demander des soumissions)
• Offrir un soutien administratif aux différents services, principalement aux ressources humaines :
  • Effectuer la rédaction et la publication de descriptions de tâches pour les postes à pourvoir (Indeed)
    • Effectuer des entrevues téléphoniques auprès de candidats potentiels et les convoquer en entrevue
    • Participer à l’accueil des nouveaux employés
    • Création, émission et suivi des cartes d’accès (Kantech)
    • Effectuer l’entrée de données de divers documents pour la formation des employés
    • Offrir un support lors de l’organisation d’activités corporatives

• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées

• Respecte les valeurs et le code d’éthique de l’entreprise

• Respecte les programmes d’environnement, de santé et de sécurité de l’entreprise

• Bilinguisme essentiel (français, anglais)

• Très bonne connaissance de la suite MS Office, notamment avec Outlook afin d’organiser des réunions en présentiel ou par TEAMS, gestion des disponibilités, effectuer des réservations de salles

• Aisance avec les outils informatiques et les périphériques (facilité à apprendre de nouveaux logiciels, utilisation d’imprimantes, de numériseurs et de systèmes téléphoniques)

• Soutien au recrutement (affichage de postes, appels de présélection, prise de rendez-vous, suivi des candidatures)

• Capacité de rédaction professionnelle (demandes internes et externes, courriels)

• Accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, gestion des visites, représentation professionnelle de l’entreprise)

• Discrétion, débrouillardise, autonomie, initiative et soucis du détail