Adjoint,e Exécutif.ve / Executive Assistant

Fuze HR Solutions; Saint-Laurent-de-l'Île-d'Orléans; On-site; CAD 77,000 - 94,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux

Contribution RRSP

Job summary

Fuze HR Solutions recherche un Adjoint exécutif pour soutenir une équipe de haute direction dans un environnement corporatif dynamique. Le candidat idéal est organisé, proactif et discret, avec d’excellentes compétences prioritaires et une maîtrise avancée de Microsoft Office.

Poste à Saint-Laurent avec déménagement prévu à LaSalle en 2027. Salaire de 85k/an, avantages sociaux et contribution RRSP offertes.

Qualifications

• Formation postsecondaire en Administration, bureautique ou domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.
• 4 à 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien auprès de cadres supérieurs ou de haute direction.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office : Outlook, Excel, PowerPoint et Word.
• Bonne connaissance de SharePoint et des outils Microsoft 365.
• Excellentes compétences en communication française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellente organisation, souci du détail et grande précision.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Grande discrétion et jugement professionnel pour traiter des informations confidentielles.
• Autonomie, proactivité et capacité à anticiper les besoins des dirigeants.

Responsibilities

• Gérer de façon proactive les calendriers, organiser les réunions et coordonner les priorités des membres de la haute direction.
• Planifier les déplacements professionnels au Canada et à l’international, incluant les réservations et les rapports de dépenses.
• Préparer, réviser et mettre en forme des documents, présentations et rapports à l’aide de Microsoft Office.
• Participer à la coordination des communications internes et des suivis réguliers.
• Organiser et maintenir les systèmes de classement numériques, notamment SharePoint et Microsoft 365.
• Participer à certaines réunions afin de prendre des notes et d’assurer le suivi des décisions et des actions à accomplir.
• Agir comme point de contact auprès des intervenants internes et externes avec professionnalisme et discrétion.
• Soutenir différents projets spéciaux et initiatives ponctuelles selon les besoins.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe.

Skills

Organisation

Discernement

Priorisation

Communication FR/EN

Education

Post secondaire en Administration

Expérience équivalente

Tools

Microsoft Office

SharePoint

Microsoft 365

Job description

English Version to Follow:

Adjoint(e) exécutif(ve) – Équipe de direction

Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir une équipe de haute direction dans un environnement corporatif dynamique. La personne recherchée est organisée, proactive, discrète et possède un excellent sens des priorités.

Salaire: 85k/an + Avantages sociaux + contribution de l’employeur au REER

Emplacement: Ville saint Laurent (Déménagement prévu à LaSalle au printemps 2027)

Responsabilités

• Gérer de façon proactive les calendriers, organiser les réunions et coordonner les priorités des membres de la haute direction.
• Planifier les déplacements professionnels au Canada et à l’international, incluant les réservations et les rapports de dépenses.
• Préparer, réviser et mettre en forme des documents, présentations et rapports à l’aide de Microsoft Office.
• Participer à la coordination des communications internes et des suivis réguliers.
• Organiser et maintenir les systèmes de classement numériques, notamment SharePoint et Microsoft 365.
• Participer à certaines réunions afin de prendre des notes et d’assurer le suivi des décisions et des actions à accomplir.
• Agir comme point de contact auprès des intervenants internes et externes avec professionnalisme et discrétion.
• Soutenir différents projets spéciaux et initiatives ponctuelles selon les besoins.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe.

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration, bureautique ou domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.
• 4 à 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien auprès de cadres supérieurs ou de membres de la haute direction.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office : Outlook, Excel, PowerPoint et Word.
• Bonne connaissance de SharePoint et des outils Microsoft 365.
• Excellentes compétences en communication française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellente organisation, souci du détail et grande précision.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Grande discrétion et jugement professionnel pour traiter des informations confidentielles.
• Autonomie, proactivité et capacité à anticiper les besoins des dirigeants.

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Executive Assistant – Leadership Team

We are looking for an Executive Assistant to support a senior leadership team in a dynamic corporate environment. The ideal candidate is organized, proactive, discreet, and has excellent prioritization skills.

Salary: 85k/year + Benefits + RRSP matching

Location: Saint Laurent ( relocating to LaSalle in spring 2027 )

Responsibilities

• Proactively manage calendars, schedule meetings, and coordinate priorities for members of the senior leadership team.
• Plan domestic and international business travel, including bookings and expense reports.
• Prepare, review, and format documents, presentations, and reports using Microsoft Office.
• Assist with coordinating internal communications and regular follow-ups.
• Organize and maintain digital filing systems, including SharePoint and Microsoft 365.
• Attend select meetings to take notes and follow up on decisions and action items.
• Act as a professional and discreet point of contact for internal and external stakeholders.
• Support various special projects and ad hoc initiatives as needed.
• Perform other related administrative duties.

Qualifications

• Post-secondary education in Administration, Office Administration, or a related field, or equivalent professional experience.
• 4–5 years of experience in a support role working with senior executives or members of senior leadership.
• Advanced proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Excel, PowerPoint, and Word.
• Good knowledge of SharePoint and Microsoft 365 tools.
• Excellent verbal and written communication skills in both French and English.
• Excellent organizational skills, strong attention to detail, and a high degree of accuracy.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• High level of discretion and sound professional judgment when handling confidential information.
• Strong autonomy, proactivity, and ability to anticipate the needs of executives.

Contract Info / Information sur le contrat

• Job ID / No. du Poste: 63203986
• Open Positions / Postes Ouverts: 1