Adjoint(e) de Direction — Pilotage Opérationnel & Administration

Foyer St-Antoine De Longueuil; Longueuil; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Le Foyer St-Antoine De Longueuil recherche un adjoint à la direction pour soutenir la direction générale dans les activités administratives et opérationnelles de l’organisme. Vous gérez les communications, les dossiers et les documents, et vous assurez l’organisation des archives physiques et électroniques.

Vous coordonnez les réservations, les visites et les événements, suivez les finances (facturation, dépôts, paiements), et supervisez les contrats.

Qualifications

• DEC ou BAC en administration, bureautique, gestion ou comptabilité.
• 3 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif et administration.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365.
• Excellent français écrit et parlé.

Responsibilities

• Gérer les communications et les demandes administratives.
• Assurer la gestion des dossiers, des contrats et des documents administratifs.
• Organiser et mettre à jour les archives physiques et électroniques, y compris les documents confidentiels et les contrats.
• Offrir un soutien administratif et opérationnel à la direction;
• Coordonner et gérer les réservations, les tournages, les visites et les événements;
• Superviser les contrats de locataires, en assurant leur préparation, leur suivi et leur renouvellement;
• Effectuer le suivi des opérations financières, notamment la facturation, les dépôts, les paiements et les remboursements, y compris le traitement des demandes de remboursement des employés;
• Effectuer l’entrée des factures fournisseurs et clients dans Sage et préparer les paiements via AccèsD;
• Assurer le suivi et effectuer les relances concernant les paiements en retard;
• Préparer les feuilles de temps et gérer les paies via EmployeurD;
• Gérer les dossiers du personnel, incluant les congés, absences et mises à jour des informations;

Skills

Disponibilité

Initiative

Entregent

Autonomie

Capacité d’adaptation

Honnêteté

Respect

Discrétion

Confidentialité

Capacité de discernement

Travail d’équipe

Bon sens d’organisation

Rigueur

Gestion du stress

Education

DEC Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion

Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration des affaires

Tools

Microsoft 365

Sage

AccèsD

Job description

Le Foyer St-Antoine De Longueuil recherche un adjoint à la direction pour soutenir la direction générale dans les activités administratives et opérationnelles de l’organisme. Vous gérez les communications, les dossiers et les documents, et vous assurez l’organisation des archives physiques et électroniques.

Vous coordonnez les réservations, les visites et les événements, suivez les finances (facturation, dépôts, paiements), et supervisez les contrats.