Adjoint·e de direction - Civil & Infrastructure

Pomerleau; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

REER collectif

Travail hybride

Actionnariat

Développement pro

Titre de transport payé

4 semaines de vacances

Job summary

Pomerleau recherche un Adjoints de direction pour l’équipe Ouvrages d'art et travaux maritimes. Le titulaire sera le bras droit du vice‑président, assurera la coordination administrative et le suivi des priorités stratégiques, et préparera des livrables exécutifs sur des projets d’envergure à travers le pays.

Vous gérerez les ROM, préparerez les ordres du jour, les comptes rendus et les suivis d’actions, tout en assurant la gouvernance des documents et des outils collaboratifs.

Qualifications

• Formation en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe.
• Expérience d’au moins cinq années en soutien exécutif ou coordination auprès de la direction.

Responsibilities

• Soutien administratif et opérationnel du vice-président et de l'équipe de direction.
• Point de contact central entre les directeurs et les intervenants internes.
• Planification et coordination des ROM et autres réunions de direction.
• Préparation des ordres du jour, comptes rendus et suivis d’actions.
• Relances et suivi des engagements et projets de gestion.
• Gestion des espaces SharePoint et outils collaboratifs.
• Réalisation de présentations PowerPoint, notes exécutives et rapports.
• Organisation d’événements, ateliers, retraites et déplacements.
• Amélioration continue des processus administratifs et opérationnels.

Skills

Organisation

Autonomie

Initiative

Discrétion

Communication

Rédaction

Synthèse

Collaboration

Gestion des priorités

Maîtrise MS 365

Education

Formation en administration/bureautique/gestion

Tools

Microsoft 365 (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint)

Job description

Description du poste

En tant qu'Adjoint·e de direction au sein de l'équipe Ouvrages d'art et travaux maritimes de Pomerleau, tu seras le bras droit du vice-président et un partenaire clé de l'équipe de direction. Tu contribueras à l'efficacité opérationnelle de la division en assurant la coordination des activités administratives, le suivi des priorités stratégiques et la préparation de livrables exécutifs. Travaillant sur des projets de construction d'envergure à travers le pays, tu auras l'opportunité d'évoluer dans un environnement dynamique où ton sens de l'organisation, ton autonomie et ton esprit d'initiative auront un impact concret sur le succès de l'équipe.

Ce que tu feras

• Assurer le soutien administratif et opérationnel du vice-président et de l'équipe de direction.
• Agir comme point de contact central entre les directeurs, les fonctions corporatives et les différents intervenants internes.
• Planifier, préparer et coordonner les revues opérationnelles mensuelles (ROM) ainsi que les autres rencontres de direction.
• Préparer les ordres du jour, les comptes rendus, les registres de décisions et les suivis d'actions.
• Effectuer les relances et assurer le suivi des engagements pris lors des différentes instances de gestion.
• Coordonner les comités de direction, les rencontres collaboratives et les forums internes.
• Centraliser, organiser et maintenir à jour la documentation de la division.
• Assurer la gestion et la gouvernance des espaces SharePoint et des outils collaboratifs.
• Maintenir à jour les organigrammes, listes de distribution et répertoires de la division.
• Préparer et mettre en forme les présentations PowerPoint, les notes exécutives, les rapports et les documents de direction.
• Produire des synthèses, tableaux de bord et documents d'aide à la décision.
• Organiser les événements, ateliers, retraites, conventions et déplacements de la division.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et opérationnels.

Ce rôle est fait pour toi si tu as

• Une formation en administration, bureautique, gestion ou dans un domaine connexe.
• Un minimum de cinq années d'expérience dans un rôle de soutien exécutif ou de coordination auprès de gestionnaires ou de membres de la direction.
• Un excellent sens de l'organisation et une capacité reconnue à gérer plusieurs priorités simultanément.
• D'excellentes habiletés de communication, de rédaction et de synthèse.
• Une grande autonomie, de l'initiative et un jugement professionnel développé.
• Un haut niveau de discrétion et de professionnalisme dans la gestion d'informations sensibles.
• Une facilité à collaborer avec des intervenants de tous les niveaux de l'organisation.
• Une excellente maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint.

Atouts supplémentaires

• Expérience dans la préparation de présentations exécutives, de rapports de gestion et de documents destinés à la haute direction.
• Expérience dans un environnement de projets ou dans l'industrie de la construction.

Avantages

• REER collectif – jusqu’à 5 % de contribution de l’employeur
• Travail hybride – flexibilité pour les postes corporatifs
• Actionnariat – deviens partenaire de notre succès
• Développement pro – on t’aide à avancer
• Titre de transport payé – viens au travail sans frais
• Minimum de 4 semaines de vacances dès ton arrivée