Assistant(e)-secrétaire

Residencessoleil; Boucherville; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération par référence (200$–1500$

Repas fournis

Remboursement kilométrage

Stationnement gratuit

Formations d’intégration Soleil

Remboursement de formations

Congés supplémentaires

Horaires de jour

Possibilités d’avancement

Proximité des transports

Ambiance familiale

Encadrement et entraide

Job summary

Aux Résidences Soleil recrute un(e) Assistant(e) et secrétaire de direction pour soutenir un membre de la haute direction et optimiser le suivi des demandes, des communications et des livrables quotidiens.

Vous assurerez la liaison entre les départements à travers la province, filtrerez les appels, préparerez les rapports et contribuerez à l’organisation d’événements dans un cadre familial et chaleureux. Expérience similaire requise et maîtrise du français exigée.

Qualifications

• Expérience préalable dans un poste similaire.
• Excellentes compétences en gestion du temps et priorisation des tâches.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Bonne grammaire et rédaction.
• Maîtrise des outils informatiques et de la suite MS Office.
• Connaissance en IA est un atout.
• Disposé(e) à se déplacer si nécessaire.
• Permis de conduire valide.

Responsibilities

• Assister la direction dans le suivi des demandes, correspondances et livrables quotidiens.
• Assurer une liaison efficace avec tous les départements et résidences à travers la province.
• Filtrer et prioriser les appels et communications pour soutenir les supérieurs.
• Rédiger et présenter des rapports et tableaux de bord.
• Contribuer à l’organisation d’événements et à l’accueil des parties prenantes.
• Prendre des notes lors des réunions et produire les comptes rendus.
• Gérer l’agenda et préparer les documents des réunions et dossiers.
• Maintenir l’archivage et le classement des documents.
• Synthétiser la revue de presse et dresser des résumés pour les supérieurs.

Skills

Gestion du temps

Organisation

Rigueur

Maîtrise du français

Rédaction professionnelle

Communication

Connaissance en IA

Tools

Microsoft Office

Adobe Acrobat

Zoom

Dropbox

Asana

Teams

Job description

Vous êtes une personne efficace, organisée, prévenante et vous aimez gérer plusieurs dossiers simultanément ? Si vous souhaitez faire partie d’une entreprise familiale à mission humaines, nous vous encourageons à postuler.

L’assistant(e) et secrétaire de direction apporte une aide organisationnelle à un membre de la haute direction dans le but de maximiser son temps et efficacité. Il/elle apporte le support nécessaire pour la réalisation des mandats et objectifs tout en respectant les échéanciers. Notre futur rayon de soleil, est une personne de confiance qui assistera la direction quotidiennement dans tous ses fonctions.

Pourquoi joindre notre équipe ?

• Programmes de récompenses monétaires allant de 200$ à 1500$ par référence, illimité !
• Un repas complet fournis par jour, cuisiné avec amour par notre équipe de cuisine;
• Remboursement de kilométrage lors de déplacement (occasionnels);
• Stationnement gratuit à proximité;
• Formations d’intégration Soleil sur place, dès l’embauche;
• Possibilité de remboursement pour formations et développement professionnel;
• Congés fériés, maladies, anniversaire et sociaux plus élevés que la norme;
• Horaire stable, de jour, permettant une belle conciliation travail-vie personnelle;
• Des défis stimulants et de très belles possibilités d’avancement;
• Proximité des transports en commun;
• Ambiance familiale et chaleureuse;
• Encadrement, entraide et disponibilités de vos collègues et supérieurs;
• Environnement de travail gratifiant et une clientèle stable et reconnaissante;
• Une entreprise familiale, privée, 100 % québécoise, pionnière de l’industrie depuis 1988;

En tant qu’Assistant(e) et secrétaire de direction, vous aurez la chance de :

• Assister un membre de la haute direction dans son quotidien, dans l’exécution de leurs fonctions et responsabilités, en optimisant le suivi des demandes, correspondances, communications et livrables quotidiens;
• Assurer une liaison et communication efficace avec tous les départements et résidences à travers la province;
• Filtrer et prioriser les appels, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer à ses supérieurs afin de supporter efficacement leurs interventions;
• Assurer un support administratif en créant des rapports d’analyse, des tableaux de bord, de la visualisation de données, etc.
• Participer à l’organisation d’évènements, réunions, rencontres et autres en assurant l’art de recevoir et la création d’expériences mémorables pour toutes les parties prenantes;
• Assister à des réunions afin de prendre notes des délibérations et dresser les comptes rendus ou les procès-verbaux et effectuer les suivis nécessaires;
• Assurer la préparation matérielle des réunions, s’enquiert des sujets à mettre à l’ordre du jour et le rédige, prépare la documentation pertinente (présentation visuelle, tableaux de bord), procède aux convocations, etc.;
• Organiser l’agenda en fixant et confirmant les rendez-vous et les déplacements en anticipant et en évitant les conflits d’horaire. Effectuer les rappels nécessaires à ses supérieurs concernant l’emploi du temps;
• Gérer différentes formalités administratives de façon autonome en s’assurant d’en faciliter et d’en améliorer le fonctionnement, afin d’alléger le travail de ses supérieurs;
• Maintenir un système efficace de classement et d’archivage des dossiers et documents physiques et virtuels;
• Rédiger et réviser diverses correspondances, lettres et rapports en conformité avec les pratiques et procédures établies;
• Assurer le suivi des demandes médiatiques, entrevues, relation de presse avec le département expérience client;
• Synthétiser la revue de presse quotidienne et les évènements en résidences afin d’en faire un résumé clair à ses supérieurs;
• Anticiper les besoins et alléguer le quotidien de sa supérieur et maintenir l’ordre dans le bureau
• Assurer, au besoin, une présence dans divers évènements;
• Toutes autres tâches demandées par les supérieurs

Expériences et formations :

• Expérience professionnelle requis dans un poste similaire;
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à hiérarchiser le travail en fonction des priorités ;
• Maîtrise du français (oral et écrit)
• Excellente grammaire et facilité rédactionnelle;
• Facilité à travailler avec des outils informatiques et connaissances de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, Access), Adobe Acrobat, Zoom, Dropbox, Asana, etc. ;
• Facilité à synthétiser/résumer les éléments pertinents;
• Connaissance en AI et automatisation des procédés (atout);
• Sens de l’organisation et souci du détail;
• Grand souci de la confidentialité ;
• Être polyvalent, proactif, ponctuel, débrouillard et prévenant;
• Permis de conduire valide et capacité de se déplacer en cas de besoin;
• Disponibilité pour soutenir les imprévues;
• Aimer les gens du bel âge.

Joignez-vous à notre équipe, devenez un rayon de Soleil et venez faire la différence dans le quotidien d’une clientèle riche en expériences et en histoire !

Aux Résidences Soleil, prendre soin des autres, c’est de famille !