Adjoint(e) administratif(ve)

Ancia; Lévis; On-site; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Allocation santé

Télémédecine et santé mentale

REER employeur

10 jours fériés

Congés maladie & mobilité

Horaires flexibles

Job summary

Ancia, mandatée par Valero à la Raffinerie Jean-Gaulin de Lévis, recherche un adjoint administratif pour soutenir le département Construction. Le poste est en présentiel uniquement et constitue un remplacement d’environ un an, avec possibilité de prolongation.

Vous coordonnerez les activités administratives liées aux chantiers, assurerez le suivi des documents et soutiendrez les équipes d’ingénierie, les opérations sur le terrain et les entrepreneurs.

Qualifications

• Formation en bureautique, administration ou domaine connexe.
• Expérience en coordination administrative et soutien aux opérations.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Rigueur, sens de l’organisation et attention aux détails.
• Aptitude à travailler sous pression et à gérer plusieurs priorités.

Responsibilities

• Coordonner locations, livraisons et appels de service liés aux équipements.
• Répartir grues et autres équipements selon les besoins.
• Saisir et transmettre les demandes de permis pour entrepreneurs.
• Suivre les factures, achats, rapports et documents administratifs.
• Préparer les communications liées aux travaux et aux activités du chantier.
• Gérer radios, téléphones, véhicules et fournitures.
• Soutenir EHSM et périodes d’arrêts majeurs.

Skills

Coordination administrative

Support opérationnel

Gestion documentaire

Communication inter-équipes

Education

Formation bureautique/administration

Tools

Microsoft Office

Job description

En mandat avec Ancia chez Valero (Raffinerie Jean-Gaulin de Lévis), Valero est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir son département Construction.

Distinct de l’administration générale, le poste d’adjoint(e) administratif(ve) agit comme un véritable point de liaison entre les équipes d’ingénierie, les opérations sur le terrain et les entrepreneurs. Il assure la coordination des travaux, le suivi des projets ainsi que le soutien aux différentes activités de chantier.

Ce poste est offert en présentiel uniquement. Il s’agit d’un remplacement d’une durée approximative d’un an, avec possibilité de prolongation.

Appellation interne : Technicien(ne) à la construction

Vos responsabilités :

• Coordonner les locations, livraisons, retours et appels de service liés aux équipements de chantier.
• Répartir les grues, camions vacuum et autres équipements spécialisés selon les besoins des équipes.
• Saisir et transmettre les demandes de permis pour les entrepreneurs et clients internes.
• Effectuer le suivi des factures, demandes d’achat, FCO, rapports, audits et documents administratifs.
• Préparer les communications liées aux travaux, aux fins de semaine, aux fermetures et aux activités du chantier.
• Gérer les radios, téléphones, véhicules, accès, fournitures et besoins du bâtiment.
• Soutenir les déclarations EHSM, la SST et les périodes d’arrêts majeurs.

Ce que nous offrons :

• Salaire en fonction des expériences;
• 40h/semaine du lundi au vendredi de jour;
• • Horaire idéal : 7h30-16h (flexible).
• Programme allocation santé;
• Télémédecine et santé mentale;
• REER avec participation de l’employeur;
• 10 fériés durant l’année;
• Congé mobile et maladie (4).

Exigences :

• Formation en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe;
• Expérience pertinente en coordination administrative et/ou en soutien aux opérations dans l’un des secteurs suivants : logistique, approvisionnement, construction, maintenance industrielle ou environnement de chantier;
• Pour la gestion documentaire, les suivis administratifs, la gestion de fournisseurs, la communication et la planification et service à la clientèle interne.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Structuré(e), rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails;
• Proactif(ve), débrouillard(e) et orienté(e) vers l’action;
• Assertif(ve) et à l’aise de relancer des collègues ou des fournisseurs;
• Sociable, accessible et à l’aise dans un rôle à forte composante relationnelle;
• Adaptable, curieux(se) et motivé(e) à apprendre;
• Capable de travailler sous pression et de gérer plusieurs priorités.