Adjoint(e) administratif(ive) / Administrative Assistant

Quantum Management Services Ltd.; Montreal; On-site; CAD 38,000 - 58,000; Full time

Job summary

Quantum Management Services Ltd. Montréal recherche un adjoint(e) administratif(ive) pour assurer le soutien administratif au sein du cabinet et travailler en collaboration avec les associés, gestionnaires et professionnels.

Vous préparerez les dossiers clients, ferez la mise en page et assurerez la coordination des tâches administratives, y compris le T1, la gestion des agendas et le suivi avec les clients et le gouvernement. Formation CaseView et esprit d'équipe requis.

Qualifications

• Diplôme ou certificat en administration, secrétariat, ou techniques administratives.
• 5 à 7 ans d'expérience dans un rôle similaire, idéalement en cabinet comptable.
• Maîtrise intermédiaire de MS Office (Outlook, Word, Excel).
• Connaissances de CaseWare/View, Taxprep et DT Max appréciées.
• Certificat de secouriste requis.

Responsibilities

• Préparer les dossiers des clients et archiver les documents (format PDF et papier).
• Réaliser la mise en page, réviser et produire documents et présentations.
• Coordonner la préparation et livraison des formulaires T1.
• Gérer les agendas et les réunions des gestionnaires.
• Assurer le suivi avec clients, fournisseurs et gouvernement.
• Remplacer la réceptionniste au besoin et former le personnel à l'essentiel.
• Former les employés et superviser l'adoption de logiciels comme CaseView.
• Conduire la révision du travail des adjointes débutantes.
• Agir comme secouriste en cas d'urgence.

Skills

Habiletés relationnelles

Orientation client

Esprit d'équipe

Gestion du stress

Organisation et priorités

Capacité d'adaptation

Initiative

Education

DEC/AEC en bureautique, secrétariat ou techniques administratives

Expérience 5–7 ans en firme comptable

Connaissances MS Office (Outlook, Word, Excel)

Certificat de secouriste

Tools

CaseWare/View

Taxprep

DtMax

Job description

Poste : adjoint(e) administratif(ive) Lieu de travail : Montréal

L'adjoint(e) administratif(ive) assure la réalisation des activités de soutien en travaillant avec les associés, gestionnaires et professionnels.

Principales responsabilités

• Préparer les dossiers des clients: assembler/relier des documents les expédier, archiver et classer les documents (incluant le efiling) en format PDF et papier, livrer aux clients à des fins de signatures.
• Mise en page, réviser, finaliser et produire de la correspondance, rapports, relevés, factures, formulaires, présentations, organigrammes, tableaux, etc., en format papier et électronique.
• Faire la coordination des T1, de la préparation à la livraison.
• Gérer les agendas, fixer et confirmer les réunions des gestionnaires assignés.
• Faire le suivi auprès des clients, des fournisseurs et du gouvernement.
• Remplacer la réceptionniste au besoin et s'acquitter de ses tâches pendant les remplacements.
• Former d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants, notamment la mise en page dans CaseView.
• Réviser au besoin le travail de l'adjointe débutante.
• Agir à titre de secouriste/premier répondant en cas d'urgence.

Qualifications

Formation et expérience

• DEC/AEC en bureautique, secrétariat ou techniques administratives
• 5 à 7 ans d'expérience dans un rôle similaire en firme comptable
• Connaissances intermédiaires de MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Connaissances de CaseWare/View, Taxprep et DtMax, un atout
• Certificat de secouriste

Compétences et aptitudes

• Habiletés relationnelles
• Orientation client
• Esprit d'équipe
• Capacité d'adaptation et polyvalence
• Gestion du stress, des priorités et de la confidentialité
• Respect des échéanciers
• Rapidité d'exécution, souci de la qualité
• Initiative et débrouillardise
• Capacité de résoudre et anticiper les problèmes
• Capacité d'organisation et des priorités

Position: Administrative Assistant Location: Montreal

The Administrative Assistant provides administrative support services while working closely with partners, managers, and professionals to help ensure the smooth operation of the firm.

Key Responsibilities

• Prepare client files, including assembling and binding documents, coordinating shipments, archiving and filing documents (both electronic and paper), including e-filing and PDF conversion.
• Coordinate the delivery of documents to clients for signature purposes.
• Format, review, finalize, and produce various documents, including correspondence, reports, statements, invoices, forms, presentations, organizational charts, and spreadsheets in both electronic and hard-copy formats.
• Coordinate the T1 tax return process from preparation through final delivery to clients.
• Manage assigned managers' calendars, schedule and confirm meetings and appointments.
• Follow up with clients, suppliers, and government authorities as required.
• Provide reception coverage as needed and assume all related responsibilities during replacement periods.
• Train and support employees on work methods and the use of common software applications, including document formatting in CaseView.
• Review the work of junior administrative assistants when required.
• Act as a First Aid Attendant/First Responder in emergency situations.

Qualifications

Education and Experience

• Diploma or Certificate (DEC/AEC) in Office Administration, Secretarial Studies, or Administrative Techniques
• 5 to 7 years of experience in a similar role, preferably within a public accounting firm
• Intermediate proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, and Excel)
• Knowledge of CaseWare/CaseView, Taxprep, and DT Max is considered an asset
• Valid First Aid certification

Skills and Competencies

• Strong interpersonal and communication skills
• Client-focused approach
• Team-oriented and collaborative mindset
• Ability to adapt and manage multiple priorities simultaneously
• Strong ability to manage stress, priorities, and confidential information
• Commitment to meeting deadlines
• Excellent attention to detail and quality of work
• Initiative and resourcefulness
• Ability to anticipate issues and develop practical solutions
• Strong organizational and time management skills

CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157

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