Adjoint(e) à la direction

TOTEM talent recruiter; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 65,000 - 79,000; Full time

Job summary

TOTEM talent recruiter présente une opportunité d’adjoint(e) à la direction au sein d’un organisme de formation dans le secteur de la santé et des services sociaux. Le poste est permanent, hybride et requiert 3 à 5 années d’expérience administrative avec une forte capacité d’organisation.

Vous soutiendrez la direction, gérerez les documents financiers et les dossiers opérationnels, et travaillerez en étroite collaboration avec les membres, clients et partenaires, tout en assurant une

Qualifications

• :3 à 5 années d’expérience dans un rôle administratif pertinent.
• :Expérience dans un poste nécessitant autonomie, initiative et gestion de plusieurs dossiers simultanément.
• :Bonnes connaissances en comptabilité;
• :Expérience dans un environnement demandant analyse, jugement et résolution de problèmes.
• :Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; anglais fonctionnel.
• :Maîtrise de la suite Microsoft 365; connaissance de Sage est un atout.

Responsibilities

• > Assurer le soutien administratif quotidien auprès de la direction.
• < Participer à la mise en place, à la mise à jour et à l’amélioration des procédures administratives.
• < Coordonner la circulation de l’information auprès des membres, clients et partenaires.
• < Préparer et mettre en forme documents, communications, rapports et outils d’information.
• < Participer à la planification des activités de formation et à la coordination des inscriptions.
• < Préparer et maintenir les grilles, heures et documents RH.
• < Suivre les dossiers administratifs liés aux formations et contrats.

Skills

Autonomie

Gestion des priorités

Organisation

Tools

Microsoft 365

Sage

Job description

Permanent | 35 h/semaine | jusqu' à 72 000 $ | Hybride | Jean Talon

Notre client, un organisme de formation œuvrant dans le secteur de la santé et des services sociaux, est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) à la direction afin de soutenir la direction dans la gestion administrative, financière et opérationnelle de l’organisation.

Il s’agit d’un rôle polyvalent offrant une belle autonomie, dans lequel la personne sera appelée à gérer plusieurs dossiers simultanément et à collaborer étroitement avec la direction, les membres, les clients et différents partenaires.

Vos principales responsabilités

Administration et soutien à la direction

• Assurer le soutien administratif quotidien auprès de la direction;
• Participer à la mise en place, à la mise à jour et à l’amélioration des procédures administratives;
• Coordonner la circulation de l’information auprès des membres, clients et partenaires;
• Préparer et mettre en forme différents documents, communications, rapports et outils d’information;
• Participer à la planification des activités de formation;
• Coordonner les inscriptions et les confirmations de participation;
• Préparer et maintenir à jour les horaires, grilles de planification et documents nécessaires aux activités;
• Effectuer les suivis administratifs liés aux attestations et aux formations continues;
• Préparer les horaires des ressources humaines et assurer le suivi des feuilles de temps;
• Assurer le suivi administratif des contrats et ententes avec les clients, membres et fournisseurs;
• Préparer la documentation destinée aux comités et au conseil d’administration et participer à l’organisation des rencontres.

Comptabilité et finances

• Préparer les factures et assurer le suivi des comptes à recevoir et à payer;
• Effectuer certaines tâches de tenue de livres;
• Effectuer les conciliations bancaires;
• Préparer différents suivis budgétaires;
• Collaborer avec la direction et les partenaires comptables externes;
• Assurer le suivi administratif des dossiers financiers.

Réception et secrétariat

• Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes d’information;
• Gérer les appels et la correspondance;
• Assurer le classement, l’archivage et la gestion des documents physiques et numériques;
• Rédiger et réviser des notes de service, comptes rendus, rapports et correspondances;
• Maintenir à jour les répertoires et listes de contacts;
• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation.

Profil recherché

• 3 à 5 années d’expérience dans un rôle administratif pertinent;
• Expérience dans un poste nécessitant autonomie, initiative et gestion de plusieurs dossiers simultanément;
• Bonnes connaissances en comptabilité;
• Expérience dans un environnement demandant analyse, jugement et résolution de problèmes;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit;
• Anglais fonctionnel, à l’oral et à l’écrit;
• Maîtrise de la suite Microsoft 365;
• Connaissance de Sage, un atout.

Vous êtes…

• Organisé(e) et capable de gérer efficacement les priorités;
• Rigoureux(se) et soucieux(se) du détail;
• Autonome et débrouillard(e);
• À l’aise dans un environnement dynamique et polyvalent;
• Reconnu(e) pour votre discrétion et votre professionnalisme;
• Orienté(e) vers le service à la clientèle et la collaboration.