Adjoint(e) de direction/Executive Assistant

Axxel HR; Montreal (administrative region); On-site; CAD 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Contrat de 12 mois

Entrée en fonction début septembre 202

Job summary

Axxel HR recherche un Adjoint(e) de direction pour soutenir deux cadres supérieurs au sein d’une organisation dynamique à Montréal. Poste clé combinant planification, coordination et communication, avec une forte proximité à la haute direction.

Vous gérerez calendriers, réunions et déplacements, préparerez documents et rapports, et assurerez le suivi financier et logistique des dossiers. Maîtrise d’Outlook/Word/Excel/PowerPoint et bilinguisme FR/EN obligatoires.

Qualifications

• 4 à 5 ans d’expérience comme adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs.
• Diplôme en secrétariat, administration ou domaine connexe.
• Organisée, sait gérer plusieurs priorités et délais.
• Anticiper plutôt que simplement exécuter.
• Travaille avec autonomie et responsabilités.
• Excellentes aptitudes relationnelles et attitude professionnelle.
• À l’aise dans un environnement où les priorités évoluent rapidement.
• Maîtrise Outlook, Word, Excel et PowerPoint; bilingue FR/EN.

Responsibilities

• Gestion du calendrier et des rendez-vous.
• Planifier et coordonner des rendez-vous, des réunions et des évènements des dirigeants.
• Envoyer convocations et rappels.
• Gestion des agendas et des déplacements.
• Préparation et suivi des documents.
• Coordonner les documents à signer et les dépenses.
• Rédiger courriels, lettres et rapports.
• Suivi des budgets et projets spéciaux; appui logistique.
• Support administratif pour les membres de la direction.

Skills

Adjoint de direction

Bilingue FR/EN

Organisation avancée

Planification & coordination

Communication professionnelle

Education

Diplôme en secrétariat/administration

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et vous aimez être la personne sur qui la direction peut réellement compter?

Vous recherchez un rôle où votre sens de l’organisation, votre jugement et votre capacité à anticiper font une vraie différence au quotidien?

Nous recrutons actuellement un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir directement deux membres de la haute direction au sein d’une organisation dynamique et en pleine croissance.

Pourquoi ce poste?

Parce qu’ici, vous ne serez pas simplement dans la gestion administrative.

Vous serez au cœur des opérations de la direction, avec un rôle qui combine coordination, priorisation, communication, suivi et gestion de plusieurs dossiers simultanément.

Votre capacité à anticiper les besoins, garder une longueur d’avance et faire avancer les choses sera particulièrement valorisée.

Votre quotidien

• Gestion du calendrier et des rendez-vous
• Planifier et coordonner des rendez-vous, des réunions (sur site et hors site) et des évènements des membres de la direction
• Envoyer des convocations et des rappels
• Gestion des agendas et des déplacements
• Préparation et suivi des documents
• Coordonner les documents à signer
• Rédiger des courriels, lettres et rapports
• Effectuer le classement, la numérisation et la gestion des documents administratifs
• Tâches spécifiques pour les membres de la direction
• Traiter les comptes de dépenses au nom du Président et du Chef de l’exploitation
• Payer les factures
• Suivi des budgets et des projets spéciaux
• Autres
• Appuyer l’organisation logistique de projets spéciaux ou événements organisés par l’organisation (réservation de salles, traiteurs, etc.)

Le profil recherché

Vous êtes une personne qui :

• Possède 4 à 5 ans d’expérience comme adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs;
• Détient un diplôme en secrétariat, administration ou dans un domaine connexe;
• Est parfaitement organisée, sait gérer plusieurs priorités à la fois et effectuer plusieurs tâches à la fois afin de respecter les délais;
• A le réflexe d’anticiper plutôt que simplement exécuter;
• Travaille avec autonomie et fait preuve d’un grand sens des responsabilités;
• Possède d’excellentes aptitudes relationnelles et une attitude professionnelle;
• Est à l’aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement;
• A d'excellentes compétences interpersonnelles, avec la capacité de travailler avec des collègues, des partenaires et des parties prenantes à tous les niveaux.
• A une bonne autonomie et capacité à travailler dans un environnement de bureau sans être constamment guidé et orienté.
• Éthique de travail indépendante et proactive
• Maîtrise Outlook, Word, Excel et PowerPoint;
• Est bilingue français et anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Ce que nous vous offrons

• Contrat de 12 mois – remplacement de congé de maternité;
• Entrée en fonction prévue au début de septembre 2026;
• 40 heures par semaine, 8 heures par jour;
• Horaire flexible avec possibilité de débuter à 8 h, 8 h 30 ou 9 h;
• Pause dîner non rémunérée;
• Assurance médicale;
• Compte mieux-être;
• Allocation pour téléphone;
• Un rôle avec une forte proximité avec la haute direction;
• Un environnement où l’autonomie, la collaboration et l’initiative sont réellement valorisées.

Vous aimez quand les choses sont bien organisées, mais vous savez aussi gérer l’imprévu avec calme et efficacité?

Vous êtes discret(ète), fiable et avez naturellement le réflexe de penser à la prochaine étape?

Alors, ce rôle pourrait être exactement ce que vous cherchez.

Seules les candidatures retenues seront contactées.

• 40 hours per week, 8 hours per day;