Adjoint administratif/Adjointe administratif

Audacie; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Audacie Inc. recherche une adjointe administrative pour soutenir la direction dans la révision et la mise en page des rapports d’expertise et l’exécution des tâches administratives courantes.

Relevant du directeur, elle gérera la facturation (QuickBooks, Xacte, Square), la saisie comptable, la coordination RH et le suivi des dossiers cliniques jusqu’à leur fermeture, en veillant à la rigueur et à la confidentialité.

Qualifications

• DEP ou AEC en secrétariat, bureautique, comptabilité ou équivalent.
• Minimum de 2 ans d’expérience pertinente au poste.
• Excellente maîtrise du français écrit et oral.
• Expérience en facturation et en saisie de données comptables.
• Connaissance de QuickBooks Online, Xacte ou Square est un atout.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft 365.

Responsibilities

• Réviser et mettre en page les rapports d’expertise.
• Saisir les données comptables et assurer la facturation.
• Coordonner les aspects administratifs des ressources humaines.
• Préparer et transmettre les informations nécessaires à la paie.
• Gérer les fournisseurs, les abonnements et l’approvisionnement de la clinique.
• Assurer le suivi administratif des dossiers cliniques actifs jusqu’à leur fermeture.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus internes.
• Effectuer toutes tâches administratives connexes.

Skills

Rigueur

Autonomie

Organisation

Polyvalence

Maîtrise du français

Capacité à multitâcher

Discrétion

Souci du détail

Education

DEP ou AEC en secrétariat/bureautique/comptabilité

Tools

QuickBooks Online

Xacte

Square

Microsoft 365

Job description

Notre client, une clinique médicale spécialisée en santé mentale offrant principalement des expertises médicales indépendantes en psychiatrie ainsi que certains services cliniques, est à la recherche d’un ou d’une adjointe administrative pour soutenir la direction dans la révision et la mise en page des rapports d’expertise et dans les tâches administratives courantes.

Rôle et principales fonctions :

Relevant directement de la direction, la personne titulaire du poste sera notamment responsable de la révision et de la mise en page des rapports d’expertise, de la saisie des données comptables et de la facturation, de la coordination administrative des ressources humaines et de différents volets de l’administration générale. Elle assurera également le suivi administratif des dossiers cliniques restants en cours de fermeture, en collaboration avec une équipe clinique déjà autonome. Il s’agit d’un rôle polyvalent nécessitant autonomie, rigueur, discrétion et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Assurer la facturation des activités de la clinique (expertises et audiences) à l’aide de QuickBooks, Xacte et Square;
• Effectuer la saisie des factures fournisseurs et des données comptables dans QuickBooks et transmettre les pièces requises au comptable externe;
• Coordonner les aspects administratifs des ressources humaines : soutien au recrutement, contrats, horaires, congés, intégration et tenue des dossiers des employés;
• Préparer et transmettre les informations nécessaires à la paie;
• Gérer les fournisseurs, les abonnements et l’approvisionnement de la clinique;
• Assurer le suivi administratif des dossiers cliniques actifs jusqu’à leur fermeture;
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et des outils administratifs;
• Toutes autres tâches administratives connexes.
• DEP ou AEC en secrétariat, bureautique, comptabilité ou tout autre combinaison d’études et d’expériences jugée équivalente.
• Minimum de 2 ans d’expérience pertinente au poste;
• Expérience en facturation et en saisie de données comptables;
• Excellente maîtrise du français écrit et oral et habiletés marquées en révision et en correction de textes;
• Expérience dans le domaine de la santé, un atout;
• Bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft 365;
• Expérience avec QuickBooks Online, Xacte ou Square, un atout;
• Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément;
• Rigueur, fiabilité et souci du détail;
• Autonomie, proactivité et capacité à établir ses priorités;
• Intérêt à contribuer à l’amélioration et à la structuration des processus internes
• Flexibilité / ouverture au changement.

Ce que notre client vous offre :

• Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine;
• Horaire de jour, du lundi au vendredi;
• Salaire compétitif en fonction du profil et du niveau d’expérience;
• Stationnements disponibles à proximité;
• Un poste polyvalent offrant une réelle autonomie et la possibilité de contribuer directement à l’organisation et à l’amélioration des processus de la clinique.

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et polyvalente, à l’aise autant avec la langue française qu’avec les tâches administratives? Vous aimez structurer les choses, assurer des suivis, soigner la qualité et la présentation des documents et améliorer les façons de faire? Ce poste est probablenent pour vous!