SUPERVISOR DE GRUPOS E EVENTOS

JHSF; São Paulo; On-site; BRL 28,000 - 50,000; Full time

Job summary

A JHSF, localizada em São Paulo, procura um(a) profissional para coordenar eventos e grupos em hotéis, assegurando a conferência de contratos, o recebimento de atestados pela equipe e o alinhamento de pendências, dentro do padrão exigido pelo hotel.

Você ficará responsável pela conferência do Salesforce, envio de informações corretas das ordens de serviço, acompanhamento da agenda de eventos, supervisão de montagens de sala e visitas técnicas quando necessário, assegurando que tudo esteja

Responsibilities

• Checar diariamente e-mails e pendências, recebimento de atestados da equipe e conferência de ponto
• Conferência do Salesforce e envio de informações corretas das ordens de serviço e instruções de grupos dentro do prazo
• Conferência de bloqueios de apartamentos (grupos) no sistema Ópera e garantia de informações completas
• Acompanhamento de reuniões de alinhamento com clientes antes da chegada de Grupo/Evento e abertura de PMs
• Conferência de envios corretos e encerramento das PMs de Grupos e Eventos
• Elaboração da agenda de eventos em planilha e acompanhamento de atualizações
• Supervisão das montagens da sala antes dos eventos, assegurando o padrão do hotel
• Controle de contratos, salvando na pasta de Grupos/Eventos e assegurando assinaturas e pagamentos
• Elaboração e envio de propostas conforme briefing recebido
• Realização de visitas técnicas aos espaços de eventos e apartamentos com clientes
• Fazer follow ups das propostas enviadas e requisições entre departamentos quando necessário

Job description

Checar diariamente e-mail, whatsapp e pendências. Responsável pela conferência do ponto e recebimento dos atestados da equipe; Certificar que a equipe está arrumada e uniformizada dentro do padrão exigido pelo hotel;

Responsável pela conferência do salesforce. Assegurar que a equipe faça envio com informações corretas das ordens de serviço e instrutivos de grupos dentro do prazo estabelecido;

Realizar conferência dos bloqueios de apartamentos (grupos) no sistema ópera e assegurar que todas as informações estejam completas e corretas;

Acompanhar reuniões de alinhamento com os clientes que são realizados antes da chegada do Grupo/Evento; Assegurar abertura correta das PM’s e check in das mesmas para cada grupo/evento;

Responsável pela conferência do envio dos fechamentos corretos e encerrramento das PM’s de Grupos e Eventos;

Realizar conferência e acompanhar atualização da planilha com a agenda de eventos;

Realizar supervisão das montagens da sala antes dos eventos assegurando que tudo está dentro do padrão do hotel;

Realizar controle dos contratos e assegurar que serão salvos na pasta dos Grupos/Eventos, além de serem assinados e seus respectivos pagamentos;

Elaborar e enviar proposta de acordo com briefing recebido quando necessário;

Realizar visitas técnicas nos espaços de eventos e apartamentos do hotel com os clientes quando necessário;

Fazer follow ups das propostas enviadas quando necessário; Fazer requisições para o departamento quando necessário.