Secretária / Concierge

Maximiza RH; Niterói; Presencial; BRL 28 000 - 47 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Maximiza RH busca profissional de recepção para clínica premium no Rio de Janeiro. Sua missão é receber pacientes calorosamente, cuidar da recepção e sala de espera, e gerenciar a agenda com agilidade.

Você atuará no atendimento comercial, apresentação de tratamentos, follow-up de orçamentos e reativação de clientes, além de atendimento telefônico e digital com tom de marca. Haverá rotinas administrativas, faturamento simples, LGPD e suporte à retaguarda.

Qualificações

• Experiência prévia em recepção, atendimento ao cliente ou concierge.
• Conhecimento básico de informática (Excel, WhatsApp Business, CRM).
• Ensino médio completo; superior é diferencial.

Responsabilidades

• Recepção calorosa, organização da recepção e sala de espera, ambiente premium.
• Gerenciar agenda médica e de procedimentos, com lembretes e remarcações.
• Apresentar tratamentos e planos, realizar follow-up de orçamentos e reativar pacientes.
• Atender chamadas, WhatsApp, Instagram e e-mail com tom de marca.
• Emitir recibos, controlar recebimentos e manter prontuários conforme LGPD.
• Controlar estoque de itens de recepção e apoiar demandas administrativas.

Conhecimentos

Experiência em recepção

Atendimento ao cliente

Concierge

Comunicação clara

Formação académica

Ensino médio completo

Superior/incompleto é diferencial

Ferramentas

Excel

WhatsApp Business

Sistemas de agendamento/CRM

Descrição da oferta de emprego

1. Recepção e experiência do paciente (concierge)

• Receber cada paciente de forma calorosa, personalizada e alinhada ao padrão boutique da clínica
• Cuidar do ambiente da recepção e sala de espera (organização, amenities, conforto)
• Antecipar necessidades de pacientes VIP e ajustar o atendimento a cada perfil
• Garantir que a experiência do início ao fim da visita seja fluida e memorável

2. Agendamento e gestão de agenda

• Gerenciar a agenda médica e de procedimentos, otimizando encaixes e evitando ociosidade
• Confirmar consultas e realizar lembretes ativos (WhatsApp, telefone)
• Organizar remarcações, reagendamentos e lista de espera

3. Atendimento comercial e conversão

• Apresentar tratamentos, protocolos e planos/clubes de forma consultiva
• Conduzir follow-up de orçamentos em aberto até o fechamento
• Atuar na reativação de pacientes inativos e em ações de relacionamento
• Acompanhar metas comerciais mensais definidas pela gestão da clínica

4. Atendimento telefônico e digital

• Atender e responder WhatsApp, Instagram e e-mail com padrão de linguagem da marca
• Manter tom de voz consistente com o posicionamento premium da clínica

5. Rotina financeira e administrativa

• Emitir recibos e controlar recebimentos (dinheiro, cartão, PIX)
• Realizar fechamento de caixa diário
• Manter controle organizado de prontuários e documentos, respeitando a LGPD

6. Organização e retaguarda

• Controlar estoque de itens de recepção e sala de espera (amenities, materiais de apoio)
• Relacionar-se com fornecedores de itens de recepção e experiência
• Apoiar a gestão em demandas administrativas do dia a dia da clínica

Requisitos

• Ensino médio completo (superior incompleto ou completo é um diferencial)
• Experiência prévia em recepção, atendimento ao cliente ou concierge, preferencialmente em ambientes premium
• Conhecimento básico de informática (Excel, WhatsApp Business, sistemas de agendamento/CRM)
• Disponibilidade de horário conforme funcionamento da clínica

Diferenciais

• Experiência prévia em clínicas de estética, dermatologia ou medicina de alto padrão
• Vivência em hotelaria, recepção de hotéis 5 estrelas ou atendimento de luxo