Client Onboarding Specialist - bilíngue e 100% remoto

EXPANSION MANAGEMENT SERVICES LLC; Niterói; Teletrabalho; BRL 67 000 - 100 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A EXPANSION MANAGEMENT SERVICES LLC procura um Client Onboarding Specialist para assegurar a entrada de novos clientes de forma organizada e eficiente, acompanhando desde a contratação até a abertura e encaminhamento de casos.

O profissional deve ser organizado, atento aos detalhes e proativo, capaz de gerenciar várias demandas simultaneamente e manter excelente atendimento aos clientes, em ambiente dinâmico com foco em qualidade e conformidade.

Qualificações

• Experiência em onboarding de clientes e novos negócios.
• Capacidade de conferência de informações, documentos e pagamentos.
• Habilidade em coordenar entre equipes (Intake, Financeiro e Operacional).
• Ótima comunicação em PT e EN.
• Discrição e confidencialidade no tratamento de dados.

Responsabilidades

• Conferir informações de clientes, contratos e pagamentos.
• Gerenciar abertura de casos no MyCase e encaminhamentos.
• Conferir consistência de informações para abertura de casos.
• Encaminhar documentos aos setores responsáveis e acompanhar primeiras etapas.
• Contato com clientes para solicitar informações adicionais.
• Garantir fluxo de informações entre Intake, Financeiro e Operacional.

Conhecimentos

Comunicação verbal

Comunicação escrita

Organização

Atenção aos detalhes

Proatividade

Trabalho em equipe

Gestão de tempo

Confidencialidade

Resolução de problemas

Ferramentas

MyCase

Lawmatics

Intake Forms

Descrição da oferta de emprego

CLIENT ONBOARDING SPECIALIST

Departamento: Operações / Experiência do Cliente
Tipo de contratação: Full-Time

Sobre a posição

O Client Onboarding Specialist é responsável por garantir que a entrada de novos clientes e novos negócios ocorra de forma organizada, precisa e eficiente, desde as etapas iniciais da contratação até a abertura e o encaminhamento dos casos.

A posição atua como um importante elo entre clientes e as equipes de Intake, Financeiro e Operacional, garantindo que informações, documentos, contratos, pagamentos e dados dos casos sejam devidamente conferidos, registrados e encaminhados.

Buscamos um profissional organizado, atento aos detalhes, proativo e com excelente capacidade de comunicação, capaz de administrar diferentes demandas simultaneamente e oferecer um atendimento de qualidade aos clientes.

Principais responsabilidades

• Manter absoluto sigilo sobre todas as informações às quais tiver acesso no exercício de suas funções.
• Zelar pela confidencialidade das informações relacionadas aos clientes, contratos e processos.
• Garantir a correta transição de informações entre as equipes de Intake, Financeiro e Operacional.
• Conferir a consistência e a exatidão das informações necessárias para a abertura e continuidade dos casos.
• Assegurar o correto registro e encaminhamento de casos, documentos e demandas aos setores responsáveis.
• Acompanhar as etapas iniciais da contratação, incluindo conferência das informações do processo, primeiro pagamento e plano de pagamento.
• Prestar suporte aos clientes durante as etapas iniciais do relacionamento, realizando os encaminhamentos necessários.
• Garantir o correto direcionamento e acompanhamento das demandas recebidas pelos diferentes canais de comunicação da empresa.
• Colaborar com diferentes equipes internas para garantir a continuidade e a eficiência dos processos.
• Contribuir para a organização e qualidade do processo de entrada, abertura e encaminhamento de clientes e novos negócios (New Business).

Principais atividades

• Conferir informações de clientes, valores, contratos e autorizações de pagamento.
• Conferir e acompanhar o Sales Report.
• Entrar em contato com clientes para solicitar informações ou documentos adicionais.
• Realizar a abertura dos casos no MyCase, inserindo invoices e demais informações necessárias nos campos do sistema.
• Encaminhar os casos abertos para auditoria do setor Financeiro.
• Acompanhar o primeiro pagamento dos contratos e atuar junto ao cliente na resolução de eventuais problemas.
• Encaminhar aos setores responsáveis os documentos recebidos dos clientes após a abertura do caso.
• Solicitar o preenchimento de Intake Forms e outros formulários necessários nos casos de FOIA Pro Bono.
• Direcionar e acompanhar New Business encaminhados pela equipe Operacional.
• Realizar o agendamento de New Leads encaminhados pela equipe de Intake, pela Dra. Renata ou recebidos por e-mail.
• Realizar o agendamento de clientes e leads com a advogada.
• Receber reclamações de clientes, realizar o direcionamento adequado e acompanhar a demanda junto aos responsáveis.
• Responder e direcionar as mensagens recebidas no e-mail principal da empresa.
• Responder ou encaminhar as mensagens de texto recebidas pelo Lawmatics.
• Garantir o correto fluxo de informações e demandas entre as equipes de Intake, Financeiro e Operacional.

Competências e habilidades

• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita em Português e Inglês.
• Organização, atenção aos detalhes e capacidade de acompanhamento.
• Capacidade de conferir informações, identificar inconsistências e solicitar correções ou informações adicionais.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe.
• Boa capacidade de atendimento ao cliente e resolução de problemas.
• Senso de prioridade e capacidade de administrar diferentes demandas simultaneamente.
• Proatividade, responsabilidade e comprometimento com a qualidade e o cumprimento de prazos.
• Facilidade para trabalhar com sistemas, plataformas de comunicação e ferramentas de gestão de informações.
• Facilidade para aprender e seguir processos e procedimentos internos.
• Perfil colaborativo e excelente capacidade de comunicação com diferentes equipes e departamentos.
• Discrição e profissionalismo no tratamento de informações confidenciais.

Perfil que buscamos

Buscamos uma pessoa organizada, detalhista, comunicativa e proativa, que tenha facilidade para lidar com clientes e diferentes áreas da empresa.

É importante ter capacidade de acompanhar uma demanda do início ao fim, identificar possíveis inconsistências antes que se tornem problemas e garantir que todas as informações necessárias estejam corretas e devidamente encaminhadas.

O profissional deverá ter senso de responsabilidade, atenção aos detalhes e capacidade de trabalhar em um ambiente dinâmico, com diferentes prioridades e alto volume de informações.