Central Administrativa

CASTILHO Engenharia e Empreendimentos S/A; São Paulo; Presencial; BRL 28 000 - 47 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A CASTILHO Engenharia e Empreendimentos S/A está selecionando um profissional para atuar como assistente administrativo(a) sênior, apoiando a liderança nas atividades diárias do escritório. O candidato ideal terá experiência em recepção, organização de agendas, gestão de documentos e suporte às equipes de apoio, com domínio do Pacote Office e familiaridade com ERP TOTVS/Fluig.

Entre as atribuições, estarão organização de viagens, controle de prazos, compras para a área e coordenação de equipes

Qualificações

• Experiência comprovada em rotinas administrativas e apoio à gerência.
• Recepção de clientes e gestão de agendas.
• Pacote Office completo (Word, Excel, PowerPoint).
• Conhecimento em ferramentas de gestão de tarefas.

Responsabilidades

• Organizar agendas, compromissos e reuniões da Diretoria e Gerências.
• Receber visitantes e clientes, mantendo boa imagem institucional.
• Atender chamadas, e-mails e solicitações, apoiando a comunicação interna.
• Apoiar viagens, hospedagens e compromissos externos da liderança.
• Acompanhar prazos, conferir documentos fiscais e pagamentos.
• Monitorar manutenção predial e equipamentos do escritório.
• Coordenar atividades da copeira e da limpeza.
• Preparar salas de reunião com layout e recursos necessários.

Conhecimentos

Rotinas administrativas

Recepção de clientes

Pacote Office

Gestão de tarefas

ERP TOTVS

Fluig

Ferramentas

Totvs ERP

Fluig

Descrição da oferta de emprego

Descrição

Esta esta posição você será responsável por apoiar a liderança, nas atividades administrativas do escritório em geral, como organizar/gerir documentos da administração, realizar a recepção de pessoas, compras para a área, organizar e orientar os serviços de copa:

• Organizar agendas, compromissos e reuniões da Diretoria e Gerências, providenciando salas, materiais, equipamentos, recursos e informações necessárias.
• Receber e atender visitantes, clientes, colaboradores e prestadores de serviço, garantindo cordialidade, discrição e boa imagem institucional;
• Atender, registrar e direcionar ligações, e-mails, recados e solicitações, apoiando a comunicação interna;
• Apoiar a organização de viagens, hospedagens, deslocamentos e compromissos externos da liderança, observando políticas internas;
• Acompanhar prazos de entrega, conferir documentos fiscais e encaminhar informações para pagamento junto às áreas responsáveis;
• Monitorar necessidades de manutenção predial, conservação de mobiliário do escritório administrativo e equipamentos, acionando responsáveis e fornecedores, prestadores de serviço, quando necessário;
• Coordenar e acompanhar as atividades da copeira e de uma equipe pequena de limpeza;
• Preparar e organizar salas de reunião quanto a layout, equipamentos, materiais, café, água e demais recursos necessários.

Descrição

Esta esta posição você será responsável por apoiar a liderança, nas atividades administrativas do escritório em geral, como organizar/gerir documentos da administração, realizar a recepção de pessoas, compras para a área, organizar e orientar os serviços de copa:

• Organizar agendas, compromissos e reuniões da Diretoria e Gerências, providenciando salas, materiais, equipamentos, recursos e informações necessárias.
• Receber e atender visitantes, clientes, colaboradores e prestadores de serviço, garantindo cordialidade, discrição e boa imagem institucional;
• Atender, registrar e direcionar ligações, e-mails, recados e solicitações, apoiando a comunicação interna;
• Apoiar a organização de viagens, hospedagens, deslocamentos e compromissos externos da liderança, observando políticas internas;
• Acompanhar prazos de entrega, conferir documentos fiscais e encaminhar informações para pagamento junto às áreas responsáveis;
• Monitorar necessidades de manutenção predial, conservação de mobiliário do escritório administrativo e equipamentos, acionando responsáveis e fornecedores, prestadores de serviço, quando necessário;
• Coordenar e acompanhar as atividades da copeira e de uma equipe pequena de limpeza;
• Preparar e organizar salas de reunião quanto a layout, equipamentos, materiais, café, água e demais recursos necessários.

Outros Requisitos

Experiência em rotinas administrativas de apoio à gerência, recepção de clientes.
Pacote Office completo
Conhecer Gerenciadores de tarefas de rotinas
Desejável vivência com ERP TOTVS, plataforma Fluig, controle de solicitações, pedidos, notas fiscais, documentos e fluxos de aprovação.