Assistente Executiva

FM/Derraik; São Paulo; On-site; BRL 89,000 - 134,000; Full time

Benefits offered by this job

Plano de saúde Bradesco

VR/VA – iFood Benefícios

Wellhub

Plano odontológico OdontoPrev

Job summary

A FM/Derraik procura profissional organizado, proativo e discreto para atuar no suporte executivo aos sócios e nas rotinas administrativas do escritório, presencialmente na Vila Olímpia, São Paulo. O candidato ideal terá experiência em gestão de agendas, atendimento a clientes, organização de eventos e controle de documentos confidenciais, com domínio do Pacote Office.

Formação superior em Administração desejável; CLT, 40h semanais, benefícios inclusos.

Qualifications

• Formação superior em Administração ou áreas correlatas.
• Proatividade, autonomia e senso de prioridade para gerenciar múltiplas demandas.
• Ótima comunicação verbal e escrita e capacidade de interagir com diferentes níveis hierárquicos.

Responsibilities

• Gerenciar a agenda dos sócios, reuniões e compromissos.
• Recepção de clientes e atendimento presencial e por telefone/E-mail/WhatsApp.
• Organizar a logística de reuniões, eventos internos e visitas.
• Executar atividades administrativas com interface com outras áreas (pagamentos e reembolsos).
• Gerenciar recebimento, envio e controle de correspondências e logística de envios.
• Acompanhar uso de materiais de escritório e insumos, solicitando compras quando necessário.
• Supervisar serviços de fornecedores (limpeza, copa, TI) para garantir qualidade.
• Zelar pela organização e confidencialidade das informações do escritório.

Skills

Organização

Proatividade

Relacionamento interpessoal

Comunicação verbal e escrita

Gestão de agendas

Trabalho em equipe

Education

Formação superior em Administração

Tools

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Microsoft Teams

Job description

Faça parte de um escritório que valoriza excelência, organização e inovação.

No FM/Derraik, acreditamos que uma operação eficiente é fundamental para entregar uma experiência de excelência aos nossos clientes e ao nosso time.

Estamos em busca de uma pessoa organizada, proativa, discreta e com excelente relacionamento interpessoal para atuar no suporte executivo aos sócios e nas rotinas administrativas do escritório. Se você gosta de ambientes dinâmicos, tem senso de prioridade e faz acontecer, essa oportunidade é para você.

Presencial | Vila Olímpia l São Paulo – SP

Principais responsabilidades:

• Garantir o funcionamento da rotina presencial do escritório, realizando o controle de estacionamento, liberação de acessos de visitantes, recepção de clientes, organização dos ambientes e suporte às demandas operacionais dos integrantes.
• Prestar suporte ao time e ao escritório, realizando atendimento presencial, telefônico, por e-mail e WhatsApp com agilidade, cordialidade e discrição.
• Coordenar a logística de reuniões, eventos internos e visitas, providenciando reservas de salas, coffee break, restaurantes, materiais e toda a infraestrutura necessária.
• Executar atividades administrativas que tenham interface com outras áreas, como solicitações de pagamento e reembolsos.
• Gerenciar o recebimento, envio e controle de correspondências, encomendas e serviços de logística (FedEx, Loggi e similares).
• Acompanhar o uso e estoque de materiais de escritório, TI, copa e demais insumos, solicitando as compras mediante necessidade e autorização dos gestores.
• Acompanhar os serviços prestados por fornecedores terceirizados, como limpeza, copa, manutenção predial e suporte de TI, assegurando a qualidade dos serviços.
• Zelar pela organização, infraestrutura e funcionamento do escritório, atuando de forma preventiva para garantir a excelência do ambiente de trabalho.
• Administrar informações e documentos confidenciais do escritório, mantendo absoluto sigilo e discrição.
• Apoiar na agenda executiva dos sócios, organizando compromissos, reuniões, reservas e demais demandas administrativas.
• Formação superior completa em Administração ou áreas correlatas.
• Proatividade, autonomia e senso de prioridade para gerenciar múltiplas demandas e cumprir prazos com excelência;
• Organização, planejamento e atenção aos detalhes, garantindo qualidade e precisão nas entregas;
• Excelente comunicação verbal e escrita, com habilidade para interagir com sócios, clientes internos, fornecedores e diferentes níveis hierárquicos;
• Discrição, ética e comprometimento com o tratamento de informações confidenciais;
• Facilidade de aprendizado, adaptação a novos processos e utilização de ferramentas tecnológicas;
• Perfil colaborativo, com habilidade para atuar em equipe e prestar suporte a diferentes áreas do escritório;
• Domínio do Pacote Office, especialmente Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Microsoft Teams e gestão de agendas, reuniões e convites;
• Capacidade de organização e acompanhamento de processos administrativos, mantendo elevado padrão de atendimento e relacionamento interpessoal;
• Experiência anterior como Assistente Executiva, Assistente Administrativa ou Assistente de Operações;
• Capacidade de antecipar necessidades e propor soluções, atuando de forma preventiva no suporte aos sócios e à operação.
• Senso de urgência e boa gestão do tempo, conciliando demandas simultâneas sem perder a qualidade das entregas.
• Experiência em realização de eventos e escritório de advocacia será considerado um diferencial;
• Inglês intermediário será considerado um diferencial para apoio em demandas administrativas, mas não é um requisito obrigatório.
• Contratação CLT | Período integral – 40 horas semanais
• Plano de saúde Bradesco, com possibilidade de inclusão de dependentes.
• Cartão flexível VR/VA – iFood Benefícios
• Wellhub
• Plano odontológico OdontoPrev, com adesão opcional.