Assistente Administrativo – Setor de Pós-Graduação

Vaganet; Lavras; On-site; BRL 20,000 - 31,000; Full time

Job summary

A Vaganet busca um(a) Assistente Administrativo(a) para atuar em Lavras (MG), CLT, com carga horária de 44 horas semanais. O profissional realizará atendimento a alunos, candidatos, professores e demais públicos, além de orientar sobre cursos, matrículas e procedimentos acadêmicos.

Entre as atribuições estão emissão de boletos, atualização de cadastros, suporte aos professores, organização de documentos, uso de TOTVS RM e ferramentas digitais como Microsoft Teams.

Qualifications

• Ensino médio completo.
• Experiência anterior em atividades administrativas e/ou atendimento ao público.
• Conhecimento básico/intermediário do Pacote Office, especialmente Word e Excel.
• Boa comunicação oral e escrita.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Facilidade para utilização de sistemas e fóruns digitais.
• Capacidade para lidar com diferentes demandas simultâneamente e cumprir prazos.

Responsibilities

• Realizar atendimento a alunos, candidatos, professores, coordenadores e demais públicos, presencialmente e por WhatsApp, e-mail, telefone e Microsoft Teams.
• Orientar sobre cursos, matrículas, procedimentos acadêmicos e administrativos, realizando o encaminhamento das demandas aos setores responsáveis.
• Realizar e acompanhar matrículas de cursos de pós-graduação, especializações e cursos livres, incluindo orientações, negociações e efetivacção dos processos.
• Emitir e enviar boletos, cadastrar bolsas e descontos e realizar as atualizações necessárias.
• Solicitar, conferir, registrar e atualizar documentos de matrícula, bem como emitir, enviar e acompanhar contratos.
• Manter atualizados os registros acadêmicos e realizar controles no sistema TOTVS RM.

Skills

Word

Excel

Pacote Office

Boa comunicação

Organização

Atendimento ao público

Multitarefas

Education

Ensino médio completo

Tools

TOTVS RM

Microsoft Teams

LXP

Job description

Nível: Assistente
Escolaridade: Ensino médio – Completo
Tipo de contrato: CLT
Jornada de trabalho: 44 horas semanais.

Responsabilidades da posição:

• Realizar atendimento a alunos, candidatos, professores, coordenadores e demais públicos, presencialmente e por WhatsApp, e-mail, telefone e Microsoft Teams;
• Orientar sobre cursos, matrículas, procedimentos acadêmicos e administrativos, realizando o encaminhamento das demandas aos setores responsáveis;
• Realizar e acompanhar matrículas de cursos de pós-graduação, especializações e cursos livres, incluindo orientações, negociações e efetivacção dos processos;
• Emitir e enviar boletos, cadastrar bolsas e descontos e realizar as atualizações necessárias;
• Solicitar, conferir, registrar e atualizar documentos de matrícula, bem como emitir, enviar e acompanhar contratos;
• Manter atualizados os registros acadêmicos e realizar controles no sistema TOTVS RM;
• Realizar cadastro de cursos, turmas e disciplinas, além da parametrização e vinculação de professores;
• Apoiar professores e coordenadores quão ao uso do LXP, Microsoft Teams, lançamento de notas, cronogramas e demais procedimentos acadêmicos;
• Criar e administrar grupos de WhatsApp para comunicação com alunos e professores;
• Emitir certificados de cursos de curta duração e oficinas, além de elaborar declarações para alunos e professores;
• Solicitar à Secretaria Acadêmica certificados, históricos e declarações relacionados à pós-graduação;
• Apoiar a organização das atividades presenciais dos cursos, incluindo salas, coffee breaks, materiais e demais demandas operacionais;
• Encaminhar solicitações de pagamento de professores, hospedagens, reembolsos e demais processos aos setores responsáveis;
• Realizar solicitações de materiais e pedidos de compra necessários ao funcionamento dos cursos e do setor;
• Controlar carteirinhas de acesso à catraca, incluindo cadastros, emissão, entrega, boletos e multas;
• Realizar o controle do seguro estudantil, incluindo cadastros, organização de informações e encaminhamento das solicitações necessárias.

Requisitos obrigatórios para a pósção:

• Ensino médio completo;
• Experiência anterior em atividades administrativas e/ou atendimento ao público;
• Conhecimento básico/intermediário do Pacote Office, especialmente Word e Excel;
• Boa comunicação oral e escrita;
• Organização e atenção aos detalhes;
• Facilidade para utilização de sistemas e fóruns digitais;
• Capacidade para lidar com diferentes demandas simultâneamente e cumprir prazos.