Assistente Administrativo | Recepção - Zarns Pouso Alegre

Clariens; Pouso Alegre; Hybrid; BRL 28,000 - 47,000; Full time

Job summary

A Clariens, instituição de ensino, busca Assistente Administrativo - Recepção para atuar na recepção, orientando visitantes, alunos e clientes, atendendo chamadas e encaminhando recados de forma cordial e profissional.

Entre as responsabilidades estão organizar reuniões e reservas, receber e encaminhar correspondências, registrar a entrada e saída de visitantes e manter documentos organizados. Horário: 12h às 22h, de segunda a sexta-feira, com foco na satisfação do usuário.

Responsibilities

• Receber e transferir chamadas, fornecendo informações básicas.
• Receber e direcionar alunos, pacientes e fornecedores.
• Organizar reuniões e reservas com agenda eletrônica.
• Receber, classificar e encaminhar correspondências.
• Registrar entrada/saída de visitantes, garantindo políticas de segurança.
• Auxiliar em tarefas administrativas: documentos, digitalização e arquivamento.
• Manter registros organizados e fáceis de acessar.
• Coordenar reservas de salas e serviços de correio.
• Fornecer informações sobre a clínica e serviços.
• Monitorar e repor materiais de escritório para o diretor.
• Horário: 12h às 22h, de segunda a sexta-feira.

Job description

Como Assistente Administrativo - Recepção sua missão será ser responsável pelas atividades de recepção da Instituição de Ensino, por meio de orientação a visitantes, clientes e alunos, atendimento telefônico e envio de recados, correspondências e atividades afins, garantindo o correto direcionamento da requisição e satisfação do usuário.

Responsabilidades e Atribuições

• Receber e realizar chamadas, transferindo-as para os departamentos adequados e fornecendo informações básicas aos chamadores.
• Receber e direcionar alunos, pacientes e fornecedores que chegam à clínica, garantindo uma recepção cordial e profissional.
• Organizar reuniões, consultas e reservas, utilizando sistemas de calendário ou software de agendamento apropriados.
• Receber, classificar e encaminhar correspondências (cartas, e-mails, pacotes) para os destinatários corretos.
• Registrar a entrada e saída de visitantes, assegurando a segurança e o cumprimento das políticas da clínica.
• Auxiliar em tarefas administrativas, como preparação de documentos, digitalização, arquivamento e organização de arquivos.
• Garantir que os registros e documentos estejam organizados e atualizados, permitindo fácil acesso quando necessário.
• Coordenar serviços de apoio, como reservas de salas de reunião e serviços de correio.
• Fornecer informações básicas sobre a clínica, seus serviços e produtos aos clientes e visitantes.
• Monitorar e reabastecer materiais de escritório e formulários necessários para o diretor da unidade.
  Horário: 12h às 22h de segunda a sexta-feira