Assistente Administrativo (Pcd)

Grupopetropolis; Distrito Federal; Remote; BRL 28,000 - 47,000; Full time

Job summary

Grupopetropolis procura um Assistente Administrativo Remoto para apoiar a organização de documentos, controle de contratos e atendimento aos clientes.

O profissional analisará vigências, valores e renovações, manterá registros atualizados nos sistemas internos e dará suporte às filiais em notas fiscais, reembolsos e agendamento de viagens, contribuindo para a eficiência operacional.

Qualifications

• Analisar, controlar e triar informações contratuais recebidas.
• Arquivar documentação dos contratos e padronização dos documentos.
• Verificar vigências, valores, renovações e reajustes.
• Acompanhar custos relacionados aos contratos.
• Apoiar envio de notas fiscais pelas filiais ao departamento fiscal.
• Solicitações de reembolso, adiantamento e acerto de despesas das filiais.
• Agendamento e emissão de passagens/hospedagens das filiais; controle de frota e quilometragem.

Responsibilities

• Analisar, controlar e triage informações contratuais recebidas.
• Arquivar documentação dos contratos e padronizar documentos.
• Verificar vigências, valores, renovações e reajustes.
• Acompanhar custos relacionados aos contratos.
• Apoiar envio de notas fiscais para o fisco.
• Apoiar solicitações de reembolso e despesas das filiais.
• Agendamento de viagens e controle de frota.
• Apoiar RH e auditorias com documentação pertinente.

Skills

Atendimento ao Cliente

Comunicação

Organização

Confiabilidade

Tools

Word

Excel

Outlook

Sistemas internos

Job description

• Uso de Word, Excel e Outlook para organização de documentos e comunicação;
• Navegação em sistemas internos, pesquisa e manipulação de arquivos digitais;
• Gestão de Documentos (Básico);
• Organização, arquivamento e conferência de certidões, traduções e documentos consulares;
• Atendimento ao Cliente (Intermediario) → Comunicação clara e objetiva via e-mail, WhatsApp e telefone.
• Buscar, coletar, organizar e arquivar documentos necessários para os processos de cidadania;
• Garantir a conformidade documental conforme requisitos legais;
• Atualizar e manter registros nos sistemas internos;
• Esclarecer dúvidas e fornecer suporte aos clientes durante o processo;
• Criar um relacionamento próximo com os clientes e stakeholders garantindo comunicação clara e eficiente;
• Facilitar a comunicação entre departamentos envolvidos no processo;
• Garantir o fluxo adequado de informações e documentos entre áreas (jurídico, tradução, registros civis, etc.);
• Apoiar atividades administrativas para garantir a eficiência nos processos;
• Monitorar etapas e prazos dos processos de cidadania, garantindo conformidade e eficiência;
• Realizar o acompanhamento de métricas e indicadores para garantir entregas no prazo;
• Verificar a integridade e conformidade dos documentos enviados pelos clientes;
• Elaborar relatórios de conformidade e apontar ajustes necessários;
• Identificar riscos e propor soluções em casos específicos;
• Atender clientes garantindo alinhamento e satisfação;
• Oferecer suporte à gestão em atividades operacionais e administrativas, colaborando no treinamento de novos colaboradores.

Estamos buscando Assistente Administrativo para atuar no desenvolvimento das seguintes atividades:

• Analisar, controlar, e triar as informações contratuais recebidas;
• Arquivar documentação dos contratos e padronização dos documentos;
• Verificar vigências, valor, renovações e reajustes;
• Acompanhar os custos relacionados aos contratos
• Apoiar as filiais no envio de notas fiscais para o departamento fiscal;
• Apoiar nas solicitações de reembolso, adiantamento e acerto de despesas das filiais;
• Apoiar o processo de agendamento e emissão de passagens aéreas / hospedagens das filiais; Efetuar controles da frota de veículos, bem como o controle de kilometragem das filiais;
• Realizar apoio para documentações pertinentes aos colaboradores do setor junto ao RH quando necessário;
• Apoiar a área na entrega de todas as documentações solicitadas pela auditoria interna ou externa;
• Realizar a interface com o setor de qualidade e zelar pelo cumprimento das normas e utilização dos formulários padrão;
• Apoiar na elaboração de relatórios técnicos em cumprimento das exigências contratuais;
• Apoiar equipe técnica para conferir itens em estoque e abrir requisição de compra para Delivery e filiais.

Descrição Do Trabalho

Nosso cliente, uma empresa inovadora e focada em tecnologia, está oferecendo uma oportunidade para Assistente Administrativo Remoto