Employé(e) administatif (H/F/X)

MAGICLEAN Services - MAGICLEAN Services; Lobbes; Sur place; EUR 27 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

MAGICLEAN Services, agence de services à domicile en Belgique, recherche un(e) coordinateur(trice) planning pour superviser les aide-ménagères. Vous organisez les plannings, attribuez les missions et assurez le suivi des présences et des mutations horaires.

Vous gérez les remplacements en cas d’absences, répondez aux clients et travailleurs, accueillez les nouveaux clients et veillez à la qualité du service et à la confidentialité des données.

Responsabilités

• Gérer et organiser les plannings des aide-ménagères
• Attribuer les clients aux aide-ménagères en tenant compte des horaires, disponibilités et zones géographiques
• Organiser rapidement les remplacements en cas de maladie, absence ou congé
• Assurer le suivi quotidien des présences, absences, certificats médicaux et modifications d’horaires
• Répondre aux appels téléphoniques, e-mails et messages des clients et des travailleurs
• Accueillir et renseigner les nouveaux clients
• Rechercher des solutions en cas de problème entre un client et une aide-ménage
• Assurer le suivi des conventions clients et des dossiers administratifs
• Encoder et contrôler les prestations et titres-services
• Vérifier les heures prestées et signaler les éventuelles anomalies
• Assurer le suivi des titres-services manquants ou non validés
• Préparer et transmettre les informations nécessaires au secrétariat social
• Assurer le suivi administratif des contrats de travail, avenants et horaires
• Participer au recrutement des aide-ménagères : réception des candidatures, prise de rendez-vous et entretiens
• Organiser l'entrée en service des nouveaux travailleurs et assurer le suivi des documents nécessaires
• Assurer le suivi des visites médicales et des formations
• Maintenir les dossiers des travailleurs et des clients à jour
• Effectuer les rappels nécessaires auprès des clients ou des travailleurs
• Participer à la recherche et à l'intégration de nouveaux clients
• Veiller à la qualité du service et à la satisfaction des clients
• Informer rapidement la direction de toute difficulté importante concernant un travailleur, un client, un planning ou un dossier administratif
• Respecter la confidentialité des données personnelles et professionnelles
• Effectuer toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'agence
• Se déplacer chez les clients.

Description du poste

• - Gérer et organiser les plannings des aide-ménagères ;
• - Attribuer les clients aux aide-ménagères en tenant compte des horaires, disponibilités et zones géographiques ;
• - Organiser rapidement les remplacements en cas de maladie, absence ou congé ;
• - Assurer le suivi quotidien des présences, absences, certificats médicaux et modifications d’horaires ;
• - Répondre aux appels téléphoniques, e-mails et messages des clients et des travailleurs ;
• - Accueillir et renseigner les nouveaux clients ;
• - Rechercher des solutions en cas de problème entre un client et une aide-ménagère ;
• - Assurer le suivi des conventions clients et des dossiers administratifs ;
• - Encoder et contrôler les prestations et titres-services ;
• - Vérifier les heures prestées et signaler les éventuelles anomalies ;
• - Assurer le suivi des titres-services manquants ou non validés ;
• - Préparer et transmettre les informations nécessaires au secrétariat social ;
• - Assurer le suivi administratif des contrats de travail, avenants et horaires ;
• - Participer au recrutement des aide-ménagères : réception des candidatures, prise de rendez-vous et entretiens ;
• - Organiser l'entrée en service des nouveaux travailleurs et assurer le suivi des documents nécessaires ;
• - Assurer le suivi des visites médicales et des formations ;
• - Maintenir les dossiers des travailleurs et des clients à jour ;
• - Effectuer les rappels nécessaires auprès des clients ou des travailleurs ;
• - Participer à la recherche et à l'intégration de nouveaux clients ;
• - Veiller à la qualité du service et à la satisfaction des clients ;
• - Informer rapidement la direction de toute difficulté importante concernant un travailleur, un client, un planning ou un dossier administratif ;
• - Respecter la confidentialité des données personnelles et professionnelles ;
• - Effectuer toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'agence ;
• - Se déplacer chez les clients.