Service Assistant

FIKE EUROPE; Herentals; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

FIKE EUROPE zoekt een Service Assistant om servicebezoeken bij klanten vlekkeloos voor te bereiden en de Service Engineers te ondersteunen zodat hun werk ter plaatse soepel verloopt.

Je regelt administratie en documenten, plant afspraken, verzorgt offertes en zorgt voor nauwkeurige dossierafhandeling en factuurondersteuning.

Qualifications

• Klantgerichte service en administratieve afhandeling van servicebezoeken.
• Goede documentatie en naleving van relevante regels en wetgeving.
• Reisplanning en coördinatie van leveranciers/onderaannemers.
• Offertes opstellen voor extra werk of materialen.

Responsabilités

• Je maakt een werkopdracht (Service Work Order) aan in Salesforce.
• Je plant afspraken in met de techniekers.
• Je zorgt dat alle documenten in orde zijn voor de technieker en de klant (A1, SIPSI, visa, verzekeringen, contracten en certificaten, risicoanalyses).
• Je volgt regels en wetgeving op en zorgt dat alles correct blijft.
• Je regelt reizen (vluchten, hotel, huurauto) en checkt reisadviezen.
• Je houdt informatie en contracten bij in het systeem en in dossiers.
• Je maakt eenvoudige offertes (prijzen) voor extra werk of materialen.
• Na een servicebezoek werk je alles administratief af en sluit je het dossier.
• Je controleert kosten en vergelijkt deze met wat gefactureerd wordt.
• Je helpt bij het opstellen van facturen (binnen 48 uur na het werk).
• Je houdt klantgegevens up-to-date en stuurt rapporten en documenten naar klanten.
• Je controleert en keurt onkosten van techniekers goed.
• Je controleert werkuren (timesheets) voor correcte verloning.
• Je helpt bij projecten en ondersteunt administratie met onderaannemers.

Description du poste

Functie:

Als Service Assistant zorg je ervoor dat alles goed voorbereid is voor een servicebezoek bij de klant.

Je helpt de Service Engineers (techniekers) zodat zij hun werk ter plaatse vlot kunnen uitvoeren.

Je regelt administratie, documenten en praktische zaken, en zorgt nadien ook voor een correcte afhandeling.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Je maakt een werkopdracht (Service Work Order) aan in het systeem (Salesforce).
• Je plant afspraken in met de techniekers.
• Je zorgt dat alle documenten in orde zijn voor de technieker en de klant. Voorbeelden van documenten:
  • Sociale zekerheidsdocumenten (A1, SIPSI, …)
  • Visa
  • Reisdocumenten
  • Verzekeringen
  • Contracten en certificaten
  • Risicoanalyses
• Je volgt regels en wetgeving op en zorgt dat alles correct blijft.
• Je regelt reizen (vluchten, hotel, huurauto, …) en checkt reisadviezen.
• Je houdt alle informatie en contracten netjes bij in het systeem en in dossiers.
• Je maakt eenvoudige offertes (prijzen) voor extra werk of materialen.
• Na een servicebezoek werk je alles administratief af en sluit je het dossier.
• Je controleert kosten en vergelijkt deze met wat gefactureerd wordt.
• Je helpt bij het opstellen van facturen (binnen 48 uur na het werk).
• Je houdt klantgegevens up-to-date en je stuurt rapporten en documenten naar klanten.
• Je controleert en keurt onkosten van techniekers goed.
• Je controleert werkuren (timesheets) voor een correcte verloning.
• Je helpt bij projecten en ondersteunt administratie met onderaannemers.