Rechterhand Technisch Directeur

Talent Source; Roeselare; On-site; EUR 45,000 - 55,000; Full time

Job summary

Talent Source in Roeselare zoekt een hoogopgeleide, proactieve rechterhand voor de directeur. In deze rol ondersteun je hem administratief, inhoudelijk en organisatorisch, zorgend dat hij zich kan concentreren op zijn kernactiviteiten.

Je bent verantwoordelijk voor het volgen van projecten, het voorbereiden van vergaderingen en het beheren van zijn mailbox. Dit is een vertrouwenspositie waar betrouwbaarheid van groot belang is.

Qualifications

• Hoger onderwijs diploma vereist.
• Ervaring met administratief en strategisch werk is noodzakelijk.
• Discretie en betrouwbaarheid zijn essentieel.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directeur met administratieve en organisatorische taken.
• Voorbereiden van wekelijkse directievergaderingen.
• Proactief beheren van de mailbox van de directeur.
• Controleren van aanbestedingsdocumenten nauwkeurig.
• Creëren van overzichten in Excel over projecten en budgetten.

Skills

Proactief handelen

Organisatorische vaardigheden

Wederzijds vertrouwen

Analytisch vermogen

Excel kennis

Communicatieve vaardigheden

Education

Hoogopgeleid niveau

Tools

CRM-systeem

Microsoft Excel

Job description

Ter ondersteuning van de directeur zoeken wij een hoogopgeleide en proactieve rechterhand die mee het overzicht bewaart over projecten, dossiers en strategische beslissingen en de directeur maximaal bijstaat door het uitvoeren en overnemen van bepaalde taken van hem.

Functie:

• In deze rol fungeer je als de rechterhand van de directeur, die verantwoordelijk is voor verkoop, supportdiensten waaronder HR, IT, logistiek, preventie,… en de uitvoering van projecten. Je ondersteunt hem niet alleen administratief, maar ook inhoudelijk en organisatorisch. Je zorgt ervoor dat hij zich maximaal kan focussen op zijn kernactiviteiten.
• Je bewaakt eveneens zijn mailbox en capteert proactief taken die hieruit voortvloeien. Je behandelt deze maximaal zelfstandig of bereidt deze zodanig voor dat de Directeur dit vrij eenvoudig kan afhandelen of de nodige richtlijnen geven.
• Je bereidt de wekelijkse directievergaderingen zeer grondig voor. Je zorgt voor een gestructureerde voorbereiding en werkt vooraf bepaalde zaken uit. Na de vergaderingen communiceer je de beslissingen of werk je bepaalde projecten verder uit.
• Daarnaast volg je verschillende dossiers en projecten mee op. Je zorgt voor overzicht en hebt een goede kennis van de lopende dossiers zodat je snel verbanden kan leggen tussen projecten, afspraken en beslissingen. Daarnaast werk je diverse opdrachten uit die verband houden met die projecten. Dit kan gaan van het opmaken van een beperkte financiële simulatie, het nalezen of opmaken van contracten,…
• Je controleert als eindverantwoordelijke de kandidatuurstellingen/aanbestedingsdocumenten voor nieuwe projecten zeer nauwkeurig. Desgewenst dien je ook een aantal documenten op te maken noodzakelijk voor deze aanbestedingen.
• Je analyseert diverse documenten en dossiers, evalueert deze en rapporteert de haalbaarheid en relevantie aan de directeur. Je doet hierbij voorstellen tot antwoord, oplossing of aanpak.
• Verder maak je proactief overzichten in Excel, bijvoorbeeld rond type projecten, budgetten, planningen of financiële voorstellen. Je haalt gegevens uit het CRM-systeem en neemt ook initiatieven om klanten gericht aan te schrijven rond relevante thema’s, bijvoorbeeld subsidies of interessante ontwikkelingen. Daarnaast analyseer je ook bepaalde processen binnen het bedrijf en stuur je deze desgewenst, na overleg met de directeur, bij.
• Omdat een groot deel van de projecten subsidiegerelateerd is, werk je mee aan het voorbereiden van financiële simulaties en ondersteun je bij de opvolging van dergelijke dossiers.
• Om voldoende voeling te houden met de projecten en dossiers ga je af en toe ook mee op de baan met de directeur.
• Daarnaast behandel je nog een pak uiteenlopende opdrachten die allemaal op een of andere manier bij de directeur terecht komen.
• In deze rol ben je een echte vertrouwenspersoon en de ogen en oren van de Directeur. Discretie en betrouwbaarheid zijn dan ook essentieel.