Project Support Officer (H/F/X)

Start People; Tubeke; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Start People Belgique recherche un Project Support Officer, chargé de soutenir les activités administratives et opérationnelles. Vous contribuerez à structurer, suivre et optimiser les processus, tout en participant à la digitalisation et à l’automatisation des procédures.

Dans une équipe collaborative, vous mettrez à jour le CRM, organiserez des formations outils (ex. Jira), gérerez la documentation SharePoint et veillerez au respect des politiques internes.

Qualifications

• Expérience CRM et support administratif.
• Organisation des formations outils (ex. Jira).
• Archivage et conformité documentaire.
• Suivi des demandes et reporting de projet.

Responsibilities

• Support administratif et organisation des formations outils.
• Gestion documentaire et accès (SharePoint, signatures, archivage).
• Suivi des commandes et des livraisons via ERP.
• Suivi des actions projets et reporting interne (JIRA).
• Support au département Finance et au Repair Center.

Skills

Mise à jour CRM

Formation outils

Reporting

Communication interne

Gestion des processus

Tools

Jira

SharePoint

ERP

Job description

Le poste clé deProject Support Officer allie des missions essentielles à un rôle de support opérationnel, tout en apportant un soutien transversal aux fonctions de support. Vous contribuerez ainsi à la structuration, au suivi et à l’optimisation des processus.

Vous serez amené(e) à travailler au sein d’une équipe collaborative, soucieuse d’efficacité et d’excellence opérationnelle, tout en participant activement à la digitalisation et à l’automatisation des procédures administratives et de gestion de projet.

Vos missions principales:

Vos missions principales:

Support Administratif:

• Mise à jour des opportunités dans l’outil de CRM.
• Organisation de formations outils (ex. Jira) et gestion des problèmes liés aux outils (création de ticket et suivi IT).
• Garantir le respect des politiques et normes organisationnelles.

Gestion Documentaire & Accès:

• Assurer le suivi des documents et signatures (contrats, rapports, etc.).
• Rassembler les documents légaux nécessaires aux projets.
• Créer et maintenir les environnements SharePoint.
• Maintenir les bases documentaires, garantir leur archivage et leur versionnage conformes.
• Configurer et gérer les environnements documentaires pour un accès optimisé et sécurisé.

Cycle de Vie des Demandes d’Achat:

• Enregistrer les commandes.
• Assurer le suivi logistique.
• Suivre les échéances pour aligner les livraisons, paiements et engagements contractuels.
• Coordonner la réception, bons de livraison et confirmations de commande (ERP).

Support aux Projets:

• Maintenir les registres d’actions et suivre les tâches JIRA.
• Gérer les timesheets: envoyer des rappels pour les saisies manquantes et traiter les corrections.
• Organiser les points de communication internes et garantir un reporting transparent.
• Fournir un support administratif et outils pour assurer le bon déroulement des projets.

Support au Département Finance:

• Assurer le suivi des pointages : rapports, rappels et relances aux managers.
• Assurer les relances Cash-In.
• Suivi des tickets IT liés à l’ERP.
• Former les équipes à une utilisation correcte de l’ERP pour éviter les blocages.

Support au Repair Center:

• Être le point de contact privilégié du Repair Center, en support du SPOC actuel, pour les équipes internes.
• Encoder et suivre le cycle de vie des réparations.
• Gérer les relances transverses en interne (délais, approvisionnements, etc.).
• Assurer le suivi des consommations et remonter les informations pertinentes.
• Assurer la communication avec les clients et les remontées d’informations (feedback, alertes, demandes d’analyse).
• Contribuer à la mise à jour des documents et affichages pour assurer la traçabilité et la conformité.
• Gérer les comptes-rendus et feedbacks pour garantir une amélioration continue.