Project Support Officer Gent

B2Ai - CAAN - Ensemble vzr; West-Vlaanderen; Sur place; EUR 32 000 - 52 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

20 + 12 verlofdagen

Groepsverzekering

Maaltijdcheques

Netto-onkostenvergoeding

Opleidingsbudget

Duurzame mobiliteitsopties

Teambuilding evenementen

Résumé du poste

Een innovatief architectuur bureau in West-Vlaanderen zoekt een Project Support Officer. Je ondersteunt het team met administratieve taken, projectbeheer en facturatie. Je hebt een Bachelor diploma of vergelijkbare ervaring, spreekt uitstekend Nederlands, en hebt kennis van Office-pakketten. Het bureau biedt een contract van onbepaalde duur, aantrekkelijke voordelen inclusief flexibele werktijden en een collegiale sfeer.

Qualifications

• Je hebt ervaring in projectondersteuning en verslaggeving.
• Een achtergrond in de architectuur of bouwsector is een sterke troef.
• Je kunt zowel zelfstandig als in een team werken.
• Je spreekt uitstekend Nederlands; Frans is een sterke plus.

Responsabilités

• Ondersteunen van atelierhoofden met administratief en projectmatig werk.
• Facturen controleren en projectverloop opvolgen.
• Werknemers inplannen en uren controleren.
• Ondersteuning bieden aan atelierhoofden en bij openbare aanbestedingen.
• Notuleren van ateliermeetings en verspreiden van communicatie naar teams.
• Planning en resourcebeheer: uren controleren en planning optimaliseren.
• Organisatie van het atelier en onboarding van nieuwe medewerkers.

Connaissances

Administratieve ervaring

Teamwerk

Kennis van Office-pakketten

Nederlands (uitstekend)

Formation

Bachelor diploma of relevante ervaring

Outils

Pure

AFAS

Sharepoint

Description du poste

Het kantoor heeft expertise en referenties in (gezondheids)zorg-, sport- en cultuurcentra, scholen, kantoren, commerciële, residentiële, mixed‑use, en stedenbouwkundige projecten in heel België en daarbuiten. Voor de versterking van ons team zijn we op zoek naar…

Heb je nog vragen? Aarzel niet ons te contacteren.

Als Project Support Officer ben je het organisatietalent dat het atelier ondersteunt op administratief, organisatorisch en projectmatig vlak. Je houdt de administratie draaiende, bewaakt de planning en maakt correcte verslagen op. Daarnaast volg je mee de facturatie op en bied je structuur en ondersteuning, waar nodig. Met jouw blik op kwaliteit, orde en efficiëntie help je de atelierhoofden en de collega’s om vlot en professioneel te werken.

Administratie en projectdata

• Projectinfo aanvullen en updaten in AFAS (vergunningen, team, werfregistratie, etc)
• Bewaken van wettelijke vereisten, o.a opvolging van de Wet Peeters
• Beheer van het legal postvak en archivering van dossiers
• Voorbereiden en controleren van documenten, rapporten en projectinfo
• Ondersteuning bieden aan de atelierhoofden, assistentie bieden bij openbare aanbestedingen
• Documenteren van interne processen: schrijven van handleidingen en administratieve procedures
• Ateliermeetings bijwonen en verslagen opmaken (publiceren in Sharepoint, communicatie verspreiden over de verschillende teams)
• Acties opvolgen (dossiers afsluiten, fases aanpassen…)

Facturatie

• Controleren van facturen en projectverloop opvolgen
• Extra’s signaleren, termijnen bewaken en finance informeren voor prognoses

Planning en resourcebeheer

• Inplannen van werknemers in Pure (planningssoftware) + controleren dat de VC’s niet overschreden worden
• Controleren van de uren van de werknemers
• Signalen doorspelen aan de atelierhoofden en de planning mee optimaliseren, indien nodig
• Organisatie atelier: nieuwe werknemers wegwijs maken in samenwerking met onthaal en HR
• Samenwerking van het team bevorderen: Organisatie van teambuildings, bijdrage aan een goede werksfeer, ondersteuning van de atelierhoofden
• Je beschikt over een Bachelor diploma of je bent gelijkgesteld door relevante administratieve ervaring
• Administratieve ervaring binnen planning, projectondersteuning en verslaggeving is een sterke plus
• Achtergrond in de architectuur, bouwsector is een sterke troef zodat je de projecten en werkprocessen snel kan begrijpen
• Je werkt graag in team maar je bent ook in staat om autonoom te werken
• Je werkt vlot met de office pakketten. Kennis van Pure, AFAS en Sharepoint is een plus
• Je spreekt uitstekend Nederlands. Frans is een sterke plus

Wij bieden

• Een multidisciplinair team binnen een inspirerende werkomgeving dat innovatieve projecten realiseert.
• De dynamiek en creativiteit van een kleinschalig atelier binnen de structuur van een groot bureau.
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling, inclusief een jaarlijks opleidingsbudget.
• Een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijk salarispakket en extralegale voordelen (o.a. 20 +12 verlofdagen, groepsverzekering, maaltijdcheques, netto‑onkostenvergoeding). Of de mogelijkheid om als zelfstandige samen te werken.
• Vlot bereikbare kantoren en duurzame mobiliteitsopties zoals deelwagens en plooifietsen.
• Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden voor een gezonde work‑life balance.
• Een collegiale sfeer met regelmatige teambuildings, architectuurcafés en inspirerende architectuurreizen.
• Je bent bereid je af en toe te verplaatsen naar onze andere kantoren in Brussel en Roeselare

Word deel van ons team en bouw mee aan de toekomst.