Project Support Officer

Marshal BV; Olen; Remote; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Marshal BV zoekt een Project Support Officer voor de afdeling Project Engineering in Olen. Je ondersteunt operationeel en administratief het team, van inkoopprocessen tot tijdregistratie en documentbeheer, in samenwerking met EPCM-partners.

Daarnaast beheer je planningen, rapportages en organisatie van vergaderingen, met focus op nauwkeurigheid en procesconformiteit. Relevante SAP/Office-ervaring is vereist en streven naar continue verbeteringen.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar relevante ervaring in administratieve ondersteuning of projectondersteuning.
• Ervaring met aankooporders, facturen en goedkeuringsprocessen.
• Kennis van SAP/Ariba is een pluspunt.
• Kennis van documentbeheer en auditvereisten.

Responsibilities

• Opvolging van aankopen, aankooporders en facturen in SAP en SAP Ariba.
• Verificatie van tijdsregistraties en verwerking ervan in SAP for project staff and external partners.
• Beheer van project- en as-builtdocumentatie, mappenstructuren en informatiemanagement.
• Administratieve coördinatie met EPCM-partners en interne stakeholders.
• Opstellen en onderhouden van planningen, statusoverzichten en actielijsten.

Skills

Hands-on

Servicegericht

Goed georganiseerd

Nauwkeurig

Proactief

Tools

SAP

SAP Ariba

Planisware

SharePoint

Outlook

Word

Excel

Job description

Voor een internationale groep in materiaaltechnologie en recyclage zoeken we een Project Support Officer voor de afdeling Project Engineering op de site in Olen. Die afdeling ondersteunt de voorbereiding, uitvoering en administratieve opvolging van technische en industriële projecten, samen met interne projectteams en externe EPCM-partners (Engineering, Procurement & Construction Management). Omdat deze samenwerking verder wordt uitgebreid, neemt ook de projectadministratie toe.

Als Project Support Officer ondersteun je het Project Engineering-team op operationeel en administratief vlak: van aankoopprocessen en SAP-opvolging tot tijdsregistraties, documentbeheer en coördinatie met interne teams en EPCM-partners.

Verantwoordelijkheden

Aankoop- en tijdsregistratieopvolging (SAP & SAP Ariba)

• Opvolging van aankopen, aankooporders en facturen in SAP en SAP Ariba.
• Verificatie van tijdsregistraties en verwerking ervan in SAP, voor zowel projectmedewerkers als externe partners.
• Beheer van project- en as-builtdocumentatie, mappenstructuren en informatiemanagement.
• Administratieve coördinatie met EPCM-partners en interne stakeholders.

Planning, rapportering & ondersteuning

• Opstellen en onderhouden van planningen, statusoverzichten en actielijsten, en opvolgen van ontbrekende input.
• Verzamelen, registreren, analyseren en controleren van informatie in de daarvoor bestemde systemen (SAP, Planisware, …).
• Algemene ondersteuning van het projectteam: vergaderingen, notulen, communicatie, reisorganisatie en back-up.

Kwalificaties

• Minimaal 5 jaar relevante ervaring in administratieve ondersteuning, projectadministratie of projectondersteuning.
• Praktisch inzicht in aankooporders, facturen, goedkeuringsprocessen en administratieve workflows.
• Goede praktische kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Outlook, SharePoint, Word en Excel.
• Nauwkeurig werken met administratieve gegevens, tijdsregistraties, aankooporder- en factuurgegevens.
• Praktische ervaring met documentbeheersystemen zoals SharePoint.
• Ervaring met SAP; ervaring met SAP Ariba is een bijkomend pluspunt.
• Ervaring met werken volgens gedocumenteerde procedures, goedkeuringsstromen en auditvereisten.

Vaardigheden & competenties

• Praktisch ingesteld, hands-on en servicegericht.
• Goed georganiseerd en in staat meerdere administratieve prioriteiten tegelijk te beheren.
• Nauwkeurig, detailgericht en alert voor projectprioriteiten.
• Proactief in het opvragen van ontbrekende informatie, het opvolgen van acties en het escaleren wanneer nod