Project Administrator

XTRA Interim Antwerpen; Boom; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

XTRA Interim Antwerpen zoekt een gedreven Project Administrator die structuur brengt en achter de schermen het verschil maakt bij toonaangevende infrastructuurprojecten in België. Je beheert de administratieve opvolging van aankoopactiviteiten, verwerkt bestelbons, leveringen en facturen, en volgt vorderingsstaten nauwgezet op.

Je ondersteunt projectleiders en teams bij dagelijkse admin-werkzaamheden, beheert projectdocumentatie en werkt mee aan rapportering en financiële opvolging.

Qualifications

• Vereiste organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Ervaring met aankoop- en leveranciersprocessen is een plus.
• Kennis van projectdocumentatie en rapportage.
• Goede communicatie tussen verschillende afdelingen.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van aankoopactiviteiten in grootschalige projecten.
• Verwerken en controleren van bestelbons, leveringen en facturen.
• Volgen van vorderingsstaten en zorg voor correcte afhandeling.
• Ondersteunen van projectleiders bij dagelijkse administratieve taken.
• Structuur brengen in projectdocumentatie en tijdige voorbereidingen.
• Afstemmen met projectteams, inkoop, finance en leveranciers.
• Ondersteunen bij rapportering en financiële opvolging van projecten.
• Identificeren van werkmethoden en voorstellen voor procesverbeteringen.
• Uitwerken en verfijnen van administratieve procedures.

Skills

Administrative skills

Procurement support

Documentation management

Interdepartmental coordination

Job description

Zin om mee te bouwen aan uitdagende **infrastructuurprojecten**? Voor een toonaangevende speler in infrastructuurtechnieken zoeken we een gedreven **Project Administrator** die graag structuur brengt, initiatief neemt en het verschil maakt achter de schermen.

• Je verzorgt de **administratieve opvolging** van **aankoopactiviteiten** binnen grootschalige projecten.
• Je staat in voor de verwerking en controle van **bestelbons**, **leveringen** en **facturen**.
• Je volgt **vorderingsstaten** administratief op en waakt over een correcte verwerking.
• Je ondersteunt projectleiders bij de dagelijkse administratieve werkzaamheden.
• Je brengt structuur in **projectdocumentatie** en zorgt ervoor dat deze tijdig en correct wordt voorbereid.
• Je stemt regelmatig af met projectteams, de aankoopdienst, finance en leveranciers om een vlotte samenwerking te garanderen.
• Je levert ondersteuning bij de **rapportering** en **financiële opvolging** van de projecten.
• Je signaleert kansen om werkmethodes efficiënter te maken en denkt actief mee over procesverbeteringen.
• Je draagt bij aan het uitwerken, uniformiseren en verder verfijnen van administratieve procedures.