Personal Assistant NL/FR - Brussels

Michael Page; Brussel; Sur place; EUR 45 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

Michael Page zoekt voor een investeringsbedrijf een Executive Assistant die de CEO ondersteunt door een flexibele en proactieve organisatie te garanderen. U beheert de agenda, afhandeling van correspondentie en bereidt vergaderingen voor, terwijl u als centraal aanspreekpunt fungeert voor stakeholders.

U coördineert interne en externe verzoeken, organiseert reizen en dossiers en bewaakt deadlines. Digitale tools en AI helpen bij het verbeteren van processen en de professionalisering van de

Responsabilités

• Beheer van een complexe en dynamische agenda afgestemd op strategische prioriteiten
• Vertrouwelijke afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie om professionele informatie tijdig en met kwaliteit te delen
• Interne en externe verzoeken filteren en prioriteren
• Organisatie van vergaderingen en reizen van de CEO met alle praktische en administratieve regelingen
• Instaan voor het verzamelen en structureren van informatie voor vergaderdossiers
• Zorgen voor naleving van deadlines, opvolging van beslissingen en soepele interacties
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders en communicatie faciliteren
• Coördineren van administratieve taken en dagelijkse werkzaamheden van de CEO proactief stroomlijnen
• Inzetten van digitale tools en AI om informatie- en procesbeheer te optimaliseren
• Bijdragen aan continue professionalisering van de functie

Description du poste

Uw doel is om de CEO in staat te stellen zich te concentreren op de strategische prioriteiten, door te zorgen voor een flexibele, gedegen en proactieve organisatie. Uw dagdagelijkse taken:

Bedrijfsomschrijving

Mijn klant is een investeringsbedrijf.

Omschrijving

Beheer van de agenda, e-mails en voorbereiding van vergaderingen

• Beheer van een complexe en dynamische agenda, afgestemd op de strategische prioriteiten;
• Vertrouwelijke afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie om de uitwisseling van professionele informatie te faciliteren, binnen de vereiste termijnen en met inachtneming van de kwaliteitseisen;
• Interne en externe verzoeken filteren en prioriteren;
• De organisatie van vergaderingen en/of reizen van de CEO op zich nemen, inclusief alle bijbehorende praktische en administratieve regelingen;
• Instaan voor het verzamelen en structureren van de informatie die nodig is om dossiers samen te stellen voor vergaderingen;
• Toezien op het naleven van deadlines, de opvolging van beslissingen en een soepele interacties.

Contactpersoon & coördinatie

• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders (ExCo, Raad van Bestuur, gelieerde ondernemingen, partners, instellingen, …);
• De communicatie met de verschillende stakeholders faciliteren;
• Het administratieve beheer coördineren, specifieke taken afhandelen en de dagelijkse werkzaamheden van de CEO proactief stroomlijnen, zodat deze zich kan concentreren op kerntaken.

Continue verbetering & tools (incl. AI)

• Digitale tools en AI inzetten om het informatie- en procesbeheer te optimaliseren;
• Concrete verbeteringen voorstellen voor de organisatie en werkmethoden;
• Bijdragen aan de voortdurende professionalisering van de functie.