Personal assistant

ACCENT; Aalter; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

ACCENT in Gent is op zoek naar een Management Assistant die als eerste gezicht van de organisatie functioneert en de stille kracht achter de dagelijkse gang van zaken biedt. Je verwelkomt bezoekers, registreert ze en zorgt voor een feilloze organisatie van vergaderruimtes.

Daarnaast beheer je de telefooncentrale en mailbox, organiseer je reizen voor het management en ondersteun je verschillende afdelingen met administratieve taken, met oog voor discretie en professionele omgang.

Qualifications

• Bezoekers ontvangen en registreereren.
• Telefooncentrale en algemene mailbox beheren.
• Vertrouwelijke informatie correct afhandelen.

Responsabilités

• Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een warm welkom.
• Registreren bezoekers en klaarzetten van vergaderzalen.
• Eerste aanspreekpunt voor externe contacten.
• Beheren van telefooncentrale en algemene mailbox.
• Organiseren van reizen voor management en collega’s.
• Verwerken subsidies en documenten op administratief gebied.
• Ondersteunen van verschillende afdelingen met administratieve taken.
• Samen met andere afdelingen bijdragen aan een sterke klantbeleving.

Description du poste

Als Management Assistant ben jij het eerste gezicht én de stille kracht achter de organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles vlot verloopt, collega’s ontzorg zijn en bezoekers zich meteen welkom voelen.

Onthaal & Communicatie

• Je ontvangt bezoekers met een glimlach.
• Je registreert bezoekers en zet vergaderzalen netjes klaar.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe contacten.
• Je beheert de telefooncentrale en de algemene mailbox.

Organisatie & Administratie

• Je beheer kantoormateriaal en visitekaartjes.
• Je organiseert reizen voor management en collega’s (vluchten, auto’s, hotels, visa, …).
• Je dient Subsidieaanvragen in en volgt ze op.
• Je houdt gegevens netjes en up-to-date.
• Je ondersteunt verschillende afdelingen met administratieve en organisatorische taken.

Vertrouwen & Discretie

• Je werkt met vertrouwelijke informatie.
• Je gaat hier correct, professioneel en discreet mee om.

Meedenken & Verbeteren

Jij ziet wat beter kan en stelt verbeteringen voor.

• Je helpt mee processen efficiënter maken.
• Je signaleert knelpunten voor ze problemen worden.
• Samen met andere afdelingen werk je aan een sterke klantenbeleving.