Part-Time Executive Assistant - Biotech Admin & Ops

Biopark; Henegouwen; Hybrid; EUR 23,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

CDI à mi-temps

Autonomie dans l’organisation du work

Équipe à taille humaine

Environnement biotech

Job summary

Stellaris SA, biotech belge basée à Charleroi, recherche un assistant exécutif à temps partiel pour soutenir le CEO et l'équipe dans un environnement technologique au rythme soutenu.

Vous assurerez le fonctionnement quotidien: gestion administrative, facturation via Odoo, documents RH et onboarding, organisation de réunions, déplacements et suivis. Maîtrise d'Odoo et DocuSign appréciée; anglais B1 requis.

Qualifications

• Première expérience dans une fonction administrative polyvalente, idéalement PME/biotech/pharma.
• Expérience en facturation et suivi des pièces justificatives; pas comptable.
• Maîtrise d'Odoo et DocuSign appréciée; anglais B1 requis.
• Organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs sujets.

Responsibilities

• Gestion administrative quotidienne: mails, orientation des demandes, suivi des actions.
• Support à la facturation: encodage des factures, suivi administratif et archivage.
• Préparation des dossiers et pièces justificatives, audits et demandes.
• Administration RH: onboarding des nouveaux collaborateurs, suivi des signatures.
• Organisation d'activités internes et team buildings.
• Suivi des contrats via DocuSign et relances.
• Gestion des commandes et fournitures, organisation des réunions et déplacements.
• Mise à jour des listes et archivage des documents.
• Support ponctuel à divers projets opérationnels.

Skills

Gestion administrative

Facturation

Odoo

DocuSign

Anglais (B1)

Organisation

Discrétion

Proactivité

Tools

Odoo

DocuSign

Job description

Stellaris SA, biotech belge basée à Charleroi, recherche un assistant exécutif à temps partiel pour soutenir le CEO et l'équipe dans un environnement technologique au rythme soutenu.

Vous assurerez le fonctionnement quotidien: gestion administrative, facturation via Odoo, documents RH et onboarding, organisation de réunions, déplacements et suivis. Maîtrise d'Odoo et DocuSign appréciée; anglais B1 requis.